RESOLUÇÃO ADMINISTRATIVA Nº 25, DE 16 DE AGOSTO DE 2024

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA, no uso de suas atribuições legais e regimentais, CONSIDERANDO que a Constituição Federal, no art. 5º, incisos XIV e XXXIII, garante o acesso à informação como direito fundamental, seja de interesse particular, seja de interesse geral ou coletivo;

CONSIDERANDO a Lei de Acesso à Informação nº 12.527/2011 - LAI, que garante o acesso a informações necessárias ao exercício de direitos e da cidadania, relacionadas à administração da justiça e que compõem a memória nacional e institucional;

CONSIDERANDO a Lei nº 13.709/2018 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) - que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, visando proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade, fundamentos que também devem ser observados nas atividades de Gestão de Documentos;

CONSIDERANDO a Resolução nº 324/2020 do Conselho Nacional de Justiça que institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - Proname;

CONSIDERANDO a Resolução nº 469/2022 do Conselho Nacional de Justiça que estabelece diretrizes e normas sobre a digitalização de documentos judiciais e administrativos e de gestão de documentos digitalizados do Poder Judiciário.

CONSIDERANDO a Resolução CNJ nº 408/2021, que dispõe sobre o recebimento, o armazenamento e o acesso a documentos digitais relativos a autos de processos administrativos e judiciais;

CONSIDERANDO a necessidade de implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis - RDC-Arq nos órgãos do Poder Judiciário, em atendimento ao disposto nas normativas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e em normas internacionais 

RESOLVE:

CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Instituir a Política de Preservação de Documentos Digitais do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia, que compreende princípios, objetivos, diretrizes e requisitos para a preservação de documentos digitais.

Parágrafo único. As unidades administrativas e judiciárias do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia adequarão, no que couber, seus planos, programas, projetos e processos de trabalho em conformidade com a política de que trata o caput deste artigo.

Art. 2º Esta política abrange todos os documentos arquivísticos nato digitais ou digitalizados, recebidos ou produzidos na Justiça Eleitoral do Estado da Bahia, em função do cumprimento das atividades derivadas das funções e missão institucional.

Parágrafo único. São exemplos de documentos arquivísticos digitais:

I - processos administrativos ou judiciais digitais;

II - informações arquivísticas produzidas nos sistemas de negócios do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia;

III - gravações digitais de som e imagem;

IV - fotografia digital;

V - páginas de intranet, extranet e internet;

VI - bases de dados digitais;

VII - publicações digitais;

VIII - mensagens de correio eletrônico;

IX - código-fonte de sistemas de informação desenvolvidos institucionalmente.

Art. 3º Para os efeitos desta resolução considera-se:

I - PRESERVAÇÃO DIGITAL: conjunto de procedimentos e operações técnicas que promovam a salvaguarda do acervo arquivístico digital, assegurando a sua integridade, autenticidade, fidedignidade e acesso ao longo do tempo, bem como sua proteção contra falhas de suporte, perda física e obsolescência tecnológica;

II - CADEIA DE CUSTÓDIA: no âmbito legal, significa um método de documentação que preserva a história cronológica e garante a idoneidade e o rastreamento de evidência;

III - CADEIA DE PRESERVAÇÃO: sistema de controle que se estende por todo o ciclo de vida dos documentos, a fim de assegurar sua autenticidade ao longo do tempo;

IV - DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO: documento produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma atividade prática como instrumento ou resultado de tal atividade e retido para ação ou referência;

V - DOCUMENTO DIGITAL: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;

VI - FORMATO DE ARQUIVO: especificação de regras e padrões descritos formalmente para a interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital, podendo ser aberto, fechado, proprietário e/ou padronizado;

VII - METADADOS: dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo;

VIII - MÍDIA (ou suporte): base física sobre a qual a informação é registrada;

IX - MIGRAÇÃO: conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade dos objetos digitais serem acessados em face das mudanças tecnológicas. A migração consiste na transferência de um objeto digital:

a) de um suporte que está tornando-se obsoleto, fisicamente deteriorado ou instável para um suporte mais novo; 

b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado;

c) de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para uma outra mais moderna;

X - TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS: documento resultante de procedimento de validação, define o tempo de guarda e a destinação final dos processos e documentos;

XI - RDC-Arq: sigla de Repositório Arquivístico Digital Confiável, que designa um ambiente que oferta preservação e acesso, voltado a documentos de cunho arquivístico em formato digital.

CAPÍTULO II
DOS PRINCÍPIOS E OBJETIVOS

Art. 4º São princípios da Política de Preservação Digital do Tribunal Regional da Bahia:

I - organização e preservação dos documentos digitais e de todos seus componentes, de modo a garantir a relação orgânica e a disponibilidade plena desses registros no futuro;

II - integridade e confiabilidade das informações custodiadas, de modo a garantir a segurança dos documentos e evitar a corrupção e perda de dados;

III - garantia de autenticidade dos documentos;

IV - respeito à propriedade intelectual;

V - observância do sigilo e restrição de acesso às informações sensíveis;

VI - transparência ativa.

Art. 5º São objetivos da Política de Preservação Digital do Tribunal Regional da Bahia:

I - assegurar as condições adequadas ao pleno acesso a documentos digitais, pelo prazo institucionalmente estabelecido;

II - tornar público o contexto de implantação da Política da Preservação Digital, bem como os requisitos legais e normativos com os quais este Tribunal Regional deve estar em conformidade;

III - assegurar a autenticidade dos documentos digitais;

IV - fundamentar a definição dos procedimentos e as opções tecnológicas a serem adotados no tratamento da informação digital do Tribunal Regional da Bahia;

V - zelar pela cadeia de custódia de modo permanente, com o intuito de garantir a autenticidade dos documentos digitais;

VI - contribuir para a redução de risco em segurança da informação;

VII - promover o intercâmbio de informações e experiências com entidades públicas e privadas, nacionais, com vistas à constante atualização e aperfeiçoamento das normas e procedimentos de preservação digital do Tribunal Regional da Bahia;

VIII - fomentar a capacitação sistemática na área de preservação digital.

CAPÍTULO III
DOS REQUISITOS

Art. 6º A produção, o recebimento e a captura de documentos digitais no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia obedecerão aos seguintes requisitos de preservação digital:

I - classificação arquivística dos documentos de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos aprovada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) com as normas vigentes do Programa de Gestão Documental;

II - registro do seguinte conjunto mínimo de metadados descritivos dos documentos:

a) produtor;

b) interessado;

c) descrição;

d) espécie documental;

e) código de classificação;

f) código de identificação;

g) data de captura;

h) data de produção; 

i) data de arquivamento;

j) data de transmissão e recebimento;

k) indicação de anexo;

l) registro das migrações e datas em que ocorreram;

m) restrição de acesso;

III - observância da padronização de formatos de arquivo para documentos de guarda longa ou permanente;

IV - migração de hardware, software, formato e metadados, com informações técnicas que permitam avaliar a qualidade da migração;

V - observância da cadeia de custódia e da cadeia de preservação digital;

VI - padronização das mídias de gravação e armazenamento;

VII - capacidade de migração de formatos para novas versões, a fim de superar a obsolescência tecnológica e digital, sem intervenção manual, sem rompimento da cadeia de custódia e sem perda de autenticidade.

Art. 7º Os requisitos de preservação digital adotados pelo Tribunal Regional da Bahia e os padrões e procedimentos operacionais necessários à sua implantação serão amplamente divulgados.

CAPÍTULO IV
DO REPOSITÓRIO ARQUIVÍSTICO DIGITAL CONFIÁVEL - RDC-ARQ

Art. 8º O Tribunal Regional Eleitoral da Bahia deverá implantar e manter um Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq composto de:

I - repositório digital para documentos arquivísticos;

II - procedimentos normativos e técnicos capazes de manter autênticos os materiais digitais nele custodiados, de modo a preservá-los e dar acesso a eles pelo tempo necessário.

Parágrafo único. O RDC-Arq deverá:

I - gerenciar os documentos e metadados de acordo com os princípios relacionados à descrição arquivística multinível e preservação;

II - proteger as características do documento arquivístico, em especial a autenticidade (identidade e integridade) e a relação orgânica dos documentos;

III - preservar e dar acesso, pelo tempo necessário, a documentos arquivísticos digitais autênticos;

IV - estar em conformidade com os critérios estabelecidos na ISO 16363:2012 e na NBR 15.472: 2007;

V - utilizar padrões abertos que não possuam restrições legais quanto ao uso, reconhecidos em nível nacional e internacional;

VI - adotar protocolos padronizados para comunicação automática, garantida a interoperabilidade.

Art. 9º. Os sistemas informatizados de gestão eletrônica de documentos do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia deverão se adequar ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário Brasileiro - MoReq-Jus.

Art. 10. O envio de documentos ao RDC-Arq e a gestão da consulta nesse repositório serão gerenciados pela unidade de gestão documental da Secretaria de Gestão Administrativa do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia.

Art. 11. Somente serão encaminhados e aceitos no RDC-Arq os documentos digitais consolidados, em sua versão final, e que tenham sido submetidos à avaliação documental.

§ 1º Os documentos digitais de guarda permanente deverão, obrigatoriamente, ser encaminhados ao RDC-Arq.

§ 2º Os documentos arquivísticos digitais de guarda longa, ainda que não estejam destinados à guarda permanente, serão encaminhados ao repositório e nele mantidos pelos prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos. 

Art. 12. Os documentos digitais aceitos no RDC-Arq deverão atender aos requisitos de acesso e recuperação integral de seu conteúdo, de forma a serem lidos e compreendidos independentemente dos sistemas que os produziram.

Art. 13. Os documentos digitais enviados ao RDC-Arq deverão constar de um pacote de informações que identifique suas características arquivísticas, em especial os metadados descritivos e administrativos constantes do inciso II do art. 6º desta resolução.

Art. 14. Os documentos digitais permanentes aceitos no RDC-Arq e seus respectivos pacotes de informação deverão ter seu histórico de produção e de manutenção e seus respectivos metadados preservados indefinidamente, por meio da cadeia de custódia.

CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 15. Deverão ser respeitados os critérios da Lei Geral de Proteção de dados (LGPD) na disponibilização de documentos arquivísticos a usuários externos, sejam eles documentos físicos ou digitais.

Art. 16. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia.

Art. 17. Esta Resolução Administrativa entrará em vigor na data de publicação.

Salvador, 16 de agosto de 2024.

ABELARDO PAULO DA MATTA NETO
Desembargador Presidente

MAURÍCIO KERTZMAN SZPORER
Desembargador Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral

PEDRO ROGÉRIO CASTRO GODINHO
Desembargador Eleitoral

MOACYR PITTA LIMA FILHO
Desembargador Eleitoral

DIRLEY DA CUNHA JÚNIOR
Desembargador Eleitoral Substituto

DANILO COSTA LUIZ
Desembargador Eleitoral

RICARDO BORGES MARACAJÁ PEREIRA
Desembargador Eleitoral Substituto

SAMIR CABUS NACHEF JÚNIOR
Procurador Regional Eleitoral