RESOLUÇÃO ADMINISTRATIVA Nº 28, DE 24 DE AGOSTO DE 2021

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO que a Constituição Federal, no art. 5º, XIV e XXXIII , garante o acesso à informação como direito fundamental, seja de interesse particular ou de interesse geral ou coletivo;

CONSIDERANDO que a Constituição Federal, no art. 215 , determina que o Estado deve garantir a todos o pleno exercício dos direitos culturais e acesso às fontes da cultura nacional, assim como a defesa e valorização do Patrimônio Cultural brasileiro;

CONSIDERANDO que os acervos documentais do Poder Judiciário constituem Patrimônio Cultural e histórico, que devem ser preservados em conformidade com o art. 216, § 1º, da Constituição Federal ;

CONSIDERANDO que cabe à Administração Pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem, nos termos do art. 216, § 2º, da Constituição Federal ;

CONSIDERANDO que a Lei nº 8.159/91 , estabelece a política nacional de arquivos públicos e privados, determina ser dever do Poder Público promover a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

CONSIDERANDO que a referida lei dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e, no seu art. 10, define como inalienáveis e imprescritíveis os documentos considerados de valor permanente;

CONSIDERANDO que o art. 20 da mencionada Lei nº 8.159/91 estabelece a necessidade de preservação dos documentos, facultando o acesso aos interessados (as);

CONSIDERANDO que o art. 62 da Lei nº 9.605/1998 tipifica a destruição de arquivos como crime contra o patrimônio cultural;

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 11.419/2006 , sobre a geração, a tramitação, o acesso e a guarda de processos judiciais e documentos em meio eletrônico;

CONSIDERANDO que a Lei nº 12.527/2011 estabelece a obrigação de o Estado garantir o direito de acesso à informação, que será franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão;

CONSIDERANDO o contido na Lei nº 12.682/2012 , que disciplina a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, com a alteração imposta pela Lei nº 13.874/2019 , regulamentada pelo Decreto nº 10.278/2020 ;

CONSIDERANDO a necessidade de assegurar a autenticidade, a integridade, a segurança, a preservação e o acesso em longo prazo dos documentos e processos em face das ameaças de degradação física e de rápida obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos;

CONSIDERANDO a necessidade de implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis - RDC-Arq nos órgãos do Poder Judiciário, em atendimento ao disposto nas normativas do Conselho Nacional de Arquivos - Conarq e em normas internacionais;

CONSIDERANDO a necessidade dos órgãos do Poder Judiciário instituírem ambientes físico e virtual de preservação e divulgação de informações relativas à memória produzidas ou custodiadas pelo órgão, seja por meio de Museus, Memoriais ou Centros de Memória, de caráter informativo, educativo e de interesse social (Art. 40 da Resolução nº 324/2020 do Conselho Nacional de Justiça) ;

CONSIDERANDO a necessidade de fomentar as atividades de preservação, pesquisa e divulgação da história do Poder Judiciário e das informações de caráter histórico contidas nos acervos judiciais;

CONSIDERANDO os termos da Resolução nº 324/2020 do Conselho Nacional de Justiça a respeito do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (PRONAME) e seus instrumentos,

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Instituir a Política de Gestão Documental e da Memória e dispor sobre as diretrizes para a implantação dos Programas de Gestão Documental e da Memória no âmbito da Justiça Eleitoral do Estado da Bahia, observadas as normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - PRONAME e seus instrumentos, de que trata a Resolução nº 324/2020, do Conselho Nacional de Justiça - CNJ.

Art. 2º Criar o Centro de Memória Virtual vinculado ao Centro de Memória da Justiça Eleitoral da Bahia, instituído pela Resolução TRE-BA nº 8/2012 , com o objetivo de recuperar e preservar a memória da Justiça Eleitoral, através de documentos e mobiliário com significado histórico.

Art. 3º Para efeitos e fins desta Resolução consideram-se:

I - Gestão Documental: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário no exercício das suas atividades, inclusive administrativas, independentemente do suporte de registro da informação;

II  - Gestão da Memória: conjunto de ações e práticas de preservação, valorização e divulgação da história contida nos documentos, processos, arquivos, bibliotecas, museus, memoriais, personalidades, objetos e imóveis do Poder Judiciário, abarcando iniciativas direcionadas à pesquisa, à conservação, à restauração, à reserva técnica, à comunicação, à ação cultural e educativa;

III   - Arquivo corrente: conjunto de documentos que se encontram nas unidades produtoras ou gestoras e que são consultados com frequência, estando em tramitação ou não;

IV - Arquivo intermediário: conjunto de documentos que não são de uso corrente nas unidades produtoras ou gestoras e que aguardam a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente;

V - Arquivo permanente: conjunto de documentos de valor histórico, probatório ou informativo, que devem ser definitivamente preservados no suporte original de criação;

VI - Avaliação: processo de análise dos valores primário e secundário dos documentos arquivísticos, bem como sua frequência de uso, visando a estabelecer seus prazos de guarda e destinação final;

VII - Eliminação: descarte de documentos, mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, que foram considerados sem valor permanente após os procedimentos de avaliação e seleção;

VIII  - Metadados: dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar, gerenciar, compreender e preservar outros dados ao longo do tempo;

IX  - Ciclo Vital dos Documentos: sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo da sua produção à guarda permanente ou eliminação;

X  - Transferência: passagem de documentos da fase corrente para a fase intermediária, quando aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final;

XI - Recolhimento: passagem de documentos da fase intermediária para a fase permanente;

XII - Tabela de Temporalidade de Documental (TTD): instrumento de destinação aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos;

XIII - Plano de Classificação de Documentos (PCD): esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido;

XIV  - Documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato;

XV  - Plano de Amostra Estatística: critério adotado para definir o universo de documentos que serão utilizados para a extração da amostra representativa;

XVI - Memória Institucional: conjunto de atividades que conserva a história institucional, reforçando a identidade da Instituição e fortalecendo o relacionamento e os vínculos entre os seus colaboradores e toda a sociedade;

XVII  - Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq): software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo tempo;

XVIII - Cadeia de Custódia: mecanismo garantidor de que os documentos não sofreram alterações desde a sua criação até a fase de arquivamento e o cumprimento do prazo de guarda;

XIX - Patrimônio Histórico: conjunto de bens, incluindo documentos, objetos e edificações, que simboliza um esforço de representação sociocultural de determinada comunidade a partir do Estado, podendo denotar conquistas heróicas ou destacar grandes homens e governantes;

XX  - Acervo Museológico: bens materiais caracterizados como documentos que, ao serem incorporados aos museus, perderam as suas funções originais e ganharam outros valores simbólicos, artísticos, históricos e/ou culturais, passando a corresponder ao interesse e objetivo de preservação, pesquisa e comunicação de um museu;

XXI - Instrumentos de Pesquisa: meios que contribuem para a promoção do acesso ao acervo, documentos e serviços arquivísticos desenvolvidos por um órgão;

XXII  - Preservação: processo que visa a garantir a integridade de um documento ou de outro Patrimônio Cultural, protegendo-o de riscos e danos;

XXIII - Preservação Digital: conjunto de atividades, normas, modelos, requisitos e estratégias de preservação, que deverá garantir a integridade, autenticidade, fidedignidade e o acesso ininterrupto a documentos e objetos digitais ao longo do tempo;

XXIV  - Autenticidade: qualidade de um documento arquivístico que se propõe a ser e que está livre de adulteração;

XXV  - Espaços de Memória: Arquivos, Bibliotecas, Museus, Memoriais, Centros de Memória, Centros Culturais e Gestão Documental dos órgãos do Poder Judiciário;

XXVI  - Unidades de Memória: Museu, Memorial ou Centro de Memória;

XXVII - Valor primário: aquele relacionado à significância jurídica, administrativa ou financeira atribuída em função do interesse para as partes litigantes ou para o respectivo tribunal que os autos ou documentos tenham;

XXVIII  - Valor secundário: aquele atribuído aos documentos e autos judiciais ou administrativos, em função do interesse que possam ter para a sociedade ou para a instituição, respectivamente, em virtude de suas características históricas ou informativas; e

XXIX- Documento arquivístico digital: aquele produzido ou recebido no curso de uma atividade, como seu instrumento ou resultado, em suporte digital dotado de organicidade.

Art. 4º A Gestão Documental e a Gestão da Memória da Justiça Eleitoral da Bahia observarão as normas definidas no PRONAME, o qual é regido pelos seguintes princípios e diretrizes:

I  - garantia de acesso a informações necessárias ao exercício de direitos;

II   - promoção da cidadania por meio do pleno acesso ao patrimônio arquivístico, bibliográfico, museográfico, histórico e cultural gerido e custodiado pelo Poder Judiciário;

III   - produção da narrativa acerca da história do Poder Judiciário e a consequente difusão e consolidação da imagem institucional;

IV   - intercâmbio e interlocução com instituições culturais e protetoras do Patrimônio Histórico e Cultural e da área da ciência da informação;

V  - interface multidisciplinar e convergência dos saberes ligados às áreas da memória, da história e do patrimônio com aquelas da museologia, da arquivologia, do direito, da gestão cultural, da comunicação social e da tecnologia da informação;

VI  - guarda de documentos ou informações necessários à extração de certidões acerca do julgado, na hipótese de eliminação de autos;

VII - manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro e a implementação de estratégias de preservação desses documentos desde sua produção e durante o período de guarda definido;

VIII - classificação, avaliação e descrição documental mediante a utilização de normas, planos de classificação e tabelas de temporalidade documental padronizadas, visando preservar as informações indispensáveis à administração das instituições, à memória nacional e à garantia dos direitos individuais;

IX - manutenção da cadeia de custódia ininterrupta, visando garantir os requisitos arquivísticos e a presunção de autenticidade de documentos e processos administrativos e judiciais digitais;

X  - padronização das espécies, tipos, classes, assuntos e registros de movimentação de documentos e processos;

XI - adoção de critérios de transferência e de recolhimento dos documentos e processos das unidades administrativas e judiciais para a unidade de gestão documental;

XII - garantia de fidedignidade, integridade e presunção de autenticidade no caso de reprodução ou reformatação de documentos arquivísticos físicos e digitais;

XIII - capacitação e orientação de magistrados e de servidores dos órgãos do Poder Judiciário sobre os fundamentos e instrumentos do Proname;

XIV  - adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos - MoReq-Jus;

XV - constituição de unidades de Gestão Documental e de Gestão da Memória, assim como de Comissões Permanentes de Avaliação Documental - CPADs; e

XVI  - fomento às atividades de preservação, pesquisa e divulgação da história do Poder Judiciário e da história nacional ou regional por meio de criação de Museus, Memoriais, Espaços de Memória ou afins, assim como de divulgação do patrimônio contido nos Arquivos judiciais.

CAPÍTULO II

DA GESTÃO DOCUMENTAL

Seção I

Da Organização e do Funcionamento

Art. 5º O Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral da Bahia aplica-se:

I  - aos magistrados, servidores e colaboradores da Justiça Eleitoral da Bahia, independentemente da lotação, da atribuição e da hierarquia;

II  - a todos os órgãos da Justiça Eleitoral da Bahia;

III - aos documentos e/ou processos produzidos e recebidos, em tramitação, armazenados nos arquivos setoriais e àqueles sob a custódia da Seção de Bibiblioteca, Memória e Arquivo (SEBLIM).

Art. 6º Compete ao Diretor-Geral, Assessores, Secretários e Coordenadores do TRE-BA apoiar a implantação do Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral da Bahia.

§ 1º Ao Diretor-Geral compete ainda, alocar recursos humanos, materiais e financeiros, promovendo o envolvimento de toda a Justiça Eleitoral da Bahia.

§ 2º Compete também aos Assessores, Secretários e Coordenadores a responsabilidade por garantir que os membros de suas equipes produzam e mantenham documentos como parte de suas tarefas, de acordo com o Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral da Bahia.

Art. 7º São atribuições da Coordenadoria de Gestão da Informação, Documentação e Memória (COGED), com o apoio técnico da SEBLIM:

I  - elaborar o Programa de Gestão Documental, observadas as diretrizes traçadas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;

I - efetivar o Programa de Gestão Documental, observadas as diretrizes traçadas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos; (Redação dada pela Resolução Administrativa nº 31/2021)

II - propor, em conjunto com a CPAD e a Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (STI), as normas para o tratamento arquivístico dos documentos eletrônicos, observada a legislação vigente;

III  - difundir as normas e diretrizes de gestão documental e zelar pela sua correta aplicação;

IV - apoiar as atividades desenvolvidas pela CPAD;

V  - gerenciar, com apoio da unidade de arquivo, a documentação de fase intermediária e permanente do arquivo central;

VI  - assegurar a capacitação necessária aos servidores responsáveis pela execução do programa de gestão documental; e

VII - orientar quanto à identificação do caráter histórico, cultural e acadêmico dos documentos da Justiça Eleitoral da Bahia no que se refere ao tratamento, disponibilização de acesso, descrição do acervo e difusão da informação.

Art. 8º Compete à Seção de Protocolo e Expedição (SEPEX) a responsabilidade por protocolizar os documentos dirigidos à Secretaria do Tribunal, registrando-os em sistema informatizado de controle de tramitação dos documentos administrativos recebidos.

§1º Ao receber o documento, os serviços de protocolo procederão à análise de seu conteúdo, identificando-lhe os dados de origem, o remetente e sua qualificação, o assunto e unidade à que se destina para fins de classificação conforme o PCD.

§2º Excepcionalmente, receber documentos de natureza judicial, em suporte papel, e realizar o devido encaminhamento à unidade competente.

Art. 9º A composição da CPAD será especificada por meio de portaria da Presidência.

§ 1º Os membros da Comissão devem atuar na CPAD sem prejuízo de suas atribuições perante as respectivas unidades de lotação.

§ 2º A CPAD, a seu critério, pode solicitar o auxílio de servidores das unidades do Tribunal referidas nos documentos a serem avaliados, bem como o daqueles com formação acadêmica ligada ao campo do conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação.

Art. 10. Compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental:

I  - propor alterações ao Plano de Classificação de Documentos, à Tabela de Temporalidade de Documentos e à Lista de Documentos Vitais (LDV), submetendo-os ao Comitê de Gestão Documental da Justiça Eleitoral (CGD-JE);

II  - orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação;

III  - identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;

IV  - analisar, aprovar e publicar os editais de eliminação de documentos;

V  - com o apoio técnico da unidade de Arquivo, aplicar as normas e os procedimentos previstos no Programa de Gestão Documental deste Tribunal;

V - com o apoio técnico da unidade de Arquivo, aplicar as normas e os procedimentos do Programa de Gestão Documental deste Tribunal; (Redação dada pela Resolução Administrativa nº 31/2021)

VI  - apreciar pedidos de preservação e alienação dos documentos a serem eliminados;

VII  - autorizar a eliminação de documentos com prazos de temporalidade esgotados, conforme a TTD;

VIII - aprovar e assinar termo de eliminação, elaborado pela unidade de Arquivo, conforme;

IX  - realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do PRONAME sobre questões relativas à gestão documental e à gestão da memória; e

X - avaliar e definir novo tipo documental proposto por unidades da Secretaria, seus prazos de guarda e destinação final, e submeter à Presidência para apreciação e decisão.

§ 1º A publicação de edital de ciência de descarte de documentos, que tem por objetivo dar publicidade ao ato de descarte de documentos arquivísticos sob a guarda e custódia do tribunal, será feita no sítio do TRE-BA na Internet e no Diário da Justiça Eletrônico.

§ 2º Os instrumentos de gestão documental produzidos/alterados devem ser encaminhados para aprovação do Tribunal Regional e publicação, após recomendação do CGD-JE.

Seção II

Dos Instrumentos do Programa de Gestão Documental

Art. 11. São Instrumentos do Programa de Gestão Documental:

I  - os sistemas informatizados de gestão de documentos e processos administrativos e judiciais, bem como os metadados desses sistemas, essenciais à identificação do documento institucional de modo inequívoco em sua relação com os outros documentos;

II  - as Tabelas Processuais Unificadas;

III - a Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais;

IV  - o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos deste Tribunal;

V - a Lista de Verificação para Baixa Definitiva de Autos;

VI  - a Lista de Verificação para Eliminação de Autos Findos;

VII  - o Fluxograma de Avaliação, Seleção e Destinação de Autos Findos;

VIII - o Plano para Amostra Estatística Representativa;

IX - o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário;

§ 1º A destinação de guarda permanente dos documentos, determinada nos instrumentos utilizados pelo Tribunal, deverá ser compatível com aquela estabelecida pelo Proname.

§ 2º Os instrumentos do Programa de Gestão Documental deverão ser atualizados e publicados no Portal do TRE-BA, pela Comissão Permanente de Avaliação Documental.

Art. 12. Os instrumentos do Programa de Gestão Documental são de uso obrigatório no âmbito da Secretaria e dos Cartórios Eleitorais, devendo ser atualizados e publicados tanto na intranet quanto na página de internet deste Tribunal Regional Eleitoral.

Seção III

Dos Documentos da Justiça Eleitoral da Bahia

Art. 13. Os documentos da Justiça Eleitoral da Bahia são classificados como:

I  - correntes: aqueles que estiverem em tramitação, ou que, mesmo sem movimentação, constituírem objeto de consultas frequentes;

II  - intermediários: aqueles que, por conservarem ainda algum interesse jurisdicional ou administrativo, mesmo não sendo de uso corrente pelas áreas emitentes, estiverem aguardando a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente;

III  - permanentes: aqueles de valor histórico, probatório e/ou informativo, que devem ser definitivamente preservados no suporte em que foram criados.

Art. 14. Os documentos e processos, classificados como de guarda permanente, constituem patrimônio cultural nacional e compõem o Fundo Histórico da Justiça Eleitoral (FHJE), devendo ser custodiados em locais com condições físicas e ambientais adequadas e disponibilizados para consulta, de modo a não colocar em risco a sua adequada preservação.

Art. 15. São de guarda permanente:

I  - o inteiro teor de petições iniciais, sentenças, decisões de julgamento parcial de mérito, decisões terminativas, acórdãos e decisões monocráticas armazenados em base de dados;

II  - os metadados, assim compreendidos como dados estruturados e codificados, necessários à expedição de certidão sobre o conteúdo da decisão transitada em julgado;

III - os atos normativos: ato, regimento, resolução, portaria e outras normas expedidas;

IV   - os documentos e os processos relacionados aos principais eventos históricos do Estado da Bahia;

V - os documentos e os processos administrativos ou judiciais de valor secundário reconhecido pela CPAD ou a partir de requerimento fundamentado formulado por magistrado ou entidade de caráter histórico, cultural e universitário; e

VI  - os documentos e os processos da amostra estatística representativa do conjunto documental destinado à eliminação.

Art. 16. Tendo em vista a conservação, os documentos de guarda permanente só poderão ser retirados da unidade de arquivo em caráter excepcional:

I  - por empréstimo, no âmbito interno deste Tribunal, quando a disponibilização de cópia em meio digital não for viável ou não se apresentar como o modo mais adequado;

II  - para fins de exposição ao público, cumprindo requisitos que garantam sua integridade e segurança.

III - para tratamento técnico específico.

Art. 17. São documentos de arquivo todos os registros de informações resultantes dos processos de trabalho, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelas unidades deste Tribunal.

Art. 18. Quanto à Transferência de Documentos ao Arquivo Central, somente serão recebidos documentos de unidades que fizeram o agendamento com a SEBLIM, bem como seguiram as orientações dos normativos que tratam deste tema.

Parágrafo único. As alterações dos PCD e a TTD serão instituídos mediante ato normativo expedido pela Presidência do TRE-BA.

Art. 19. Nenhum documento arquivístico produzido e/ou recebido pelo Tribunal no exercício de suas atividades poderá ser eliminado, transferido ou recolhido sem a devida análise do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Documental, aprovados pelo TRE-BA.

Art. 20. Os prazos mencionados na Tabela de Temporalidade contam-se a partir do arquivamento do documento.

Art. 21. O Tribunal Regional Eleitoral da Bahia poderá estabelecer convênios com órgãos ou entidades de caráter histórico, cultural, social e universitário para auxílio nas atividades de gestão documental, sob coordenação e supervisão da CPAD e da Seção de Biblioteca, Memória e Arquivo.

§ 1º Os convênios de que trata o caput terão por objeto o tratamento, a disponibilização de acesso, a descrição do acervo e a difusão da informação contida na documentação judicial, sendo vedada a transferência das funções inerentes à gestão e à avaliação documental.

§ 2º O tratamento, a descrição e a divulgação do acervo deverão atender aos critérios de respeito à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem das pessoas, assim como às liberdades e às garantias individuais.

§ 3º É vedada a transferência da guarda permanente da documentação, admitindo-se apenas a custódia temporária de documentos para atendimento do objeto do convênio, pelo prazo máximo de cinco anos.

§ 4º Findo o prazo máximo previsto no § 3º deste artigo, a documentação em cedência deverá ser devolvida ao órgão produtor correspondente, que concluirá sua destinação, salvo se houver novo convênio.

Seção IV

Da Avaliação e da Eliminação de Documentos

Art. 22. A avaliação dos documentos deverá ocorrer no momento da produção ou da entrada do documento na Secretaria e nos cartórios da Justiça Eleitoral da Bahia, de acordo com a atribuição de valores primários e secundários, de modo a permitir benefícios na gestão documental durante todo o ciclo de vida do documento.

Parágrafo único. Finda a avaliação e observados os procedimentos estabelecidos nesta Resolução, poderá haver eliminação de documentos destituídos de valor secundário.

Art. 23. Os processos com decisões transitadas em julgado serão definitivamente arquivados quando não necessitarem de diligência do juízo processante, da Secretaria Judiciária e de terceiros, conforme a Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos.

Art. 24. A guarda e a destinação final de documentos e processos judiciais e administrativos observarão a Tabelas de Temporalidade do TRE-BA.

Art. 25. A eliminação de documentos, prevista na TTD, só deverá ser realizada após a manifestação da Comissão de Gestão da Memória acerca da listagem de eliminação de documentos, apresentada pela Comissão Permanente de Avaliação Documental - CPAD.

Art. 26. Nenhum documento arquivístico, físico ou digital, pode ser eliminado, sem que haja previsão na TTD.

§ 1º É vedada a eliminação de documentos e processos de guarda permanente, mesmo após microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução ou reformatação.

§2º Os sistemas informatizados devem adotar a TTD para os documentos digitais, utilizando as mesmas nomenclaturas e temporalidade.

§ 3º Vencido o prazo de guarda, a destinação de cada documento ou processo pode ser alterada pela CPAD, mediante justificativa, quer para majorar o referido prazo de guarda, quer para torná-la permanente.

§ 4º A eliminação de documentos deve ocorrer somente após a conclusão do processo de classificação, avaliação e seleção documental, realizado pelas unidades, sob orientação da CPAD.

§ 5º Após aprovada a eliminação pela CPAD, deve ser publicado Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário de Justiça Eletrônico (DJE) deste Tribunal, e disponibilizado o inteiro teor da Listagem de Eliminação de Documentos no sítio do TRE-BA, na intranet e internet.

§ 6º O edital de eliminação deve fixar o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias após a sua publicação para eventual solicitação de documentos por interessados (as).

Art. 27. A eliminação dos processos com decisões transitadas em julgado deve ser precedida do registro de dados e das informações processuais no sistema processual e do atendimento às exigências da Listagem de Verificação para Eliminação de Autos Findos, de forma que, a qualquer tempo, seja possível a expedição de certidões sobre o processo, observando-se as regras no Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário.

Parágrafo único. No prazo compreendido entre a data da publicação do edital e a data prevista para a eliminação, é facultado às partes interessadas, às suas expensas, formular requerimento à CPAD ou à SEBLIM para obtenção de cópias de peças dos autos judiciais, desentranhamento de documentos ou expedição de certidões, vedada a carga dos processos incluídos nos editais de eliminação de documentos.

Art. 28. A eliminação de documentos sob a guarda dos Cartórios Eleitorais deve ser processada conforme o disposto nesta resolução e nos instrumentos de gestão documental deste Regional.

Art. 29. É vedado o descarte de documentos que estejam em tramitação, tenham pendências ou estejam sob litígio ou investigação.

Art. 30. A eliminação de documentos arquivísticos físicos deve obedecer os critérios de sustentabilidade social, ambiental e econômico, por meio da reciclagem do material descartado.

§ 1º Os documentos físicos a serem eliminados devem ser descaracterizados por meio da trituração ou de outro procedimento que impeça a identificação do seu conteúdo, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possam ser revertidas, vedada a incineração.

§ 2º A eliminação dos documentos deverá ocorrer com supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento.

Art. 31. Na eliminação dos documentos arquivísticos digitais, as informações devem ser efetivamente indisponibilizadas, não implicando, porém, a eliminação de seus metadados.

Art. 32. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar autos de processos e demais documentos de guarda permanente, de forma dolosa.

Art. 33. Do conjunto documental destinado à eliminação deverá ser retirada uma amostra estatística representativa para preservação, com objetivo de representar as funções e atividades deste órgão em determinado período (Item 8.5.1 do Manual de Gestão Documental - CNJ).

Seção V

Da Gestão e da Preservação de Documentos Digitais

Art. 34. A preservação digital deverá promover a proteção contra falhas de suporte, perda física e obsolescência tecnológica.

Art. 35. Os documentos eletrônicos e digitais, produzidos ou capturados em sistemas computacionais utilizados pelo Tribunal adotarão os Planos de Classificação de Documentos (PCD) e as Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) instituídos pelo TRE-BA.

Art. 36. Os sistemas informatizados e todos os sistemas de negócio que produzem documentos arquivísticos no Tribunal Regional Eleitoral da Bahia deverão adequar-se às normativas do CONARQ e conter módulos de gestão documental que contemplem, no mínimo, o plano de classificação e tabela de temporalidade de Documentos (TTD) instituídos pelo TRE-BA.

Art. 37. A Política de Preservação de Documentos Digitais será regida por normativo específico no âmbito do Tribunal, elaborada pela Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (STI) em conjunto com a CPAD e a Comissão de Gestão da Memória.

Art. 38. Os sistemas informatizados que produzem documentos arquivísticos atenderão requisitos de autenticidade definidos em território nacional pelos modelos de requisitos para produção e manutenção de documentos arquivísticos digitais autênticos, a exemplo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário - Moreq- Jus.

Art. 39. Para fins de preservação digital, este Tribunal adotará repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq), desenvolvido como software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo.

Seção VI

Da Conversão do Suporte

Art. 40. Os procedimentos de digitalização de documentos e processos físicos devem ser realizados de forma a garantir a integridade e a autenticidade, observando os critérios estabelecidos pelo Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020 , e o disposto no Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário.

§ 1º Os autos físicos digitalizados para tramitação eletrônica não podem ser objeto de arquivamento definitivo até o trânsito em julgado.

§ 2º A CPAD deve emitir orientações para a correta digitalização de documentos e processos pelas unidades.

CAPÍTULO III

Da Gestão da Memória

Seção I

Da Organização e Funcionamento

Art. 41. O Programa de Gestão da Memória da Justiça Eleitoral da Bahia aplica-se aos mesmos entes listados no artigo 4º desta Resolução.

Art. 42. Compete aos Gestores das Unidades do TRE-BA e das Zonas Eleitorais apoiarem a implantação do Programa de Gestão da Memória no que lhes compete.

Art. 43. A composição da Comissão Permanente de Gestão da Memória será especificada por meio de portaria da Presidência.

§ 1º Os membros da Comissão devem atuar na Comissão de Gestão da Memória sem prejuízo de suas atribuições perante as respectivas unidades de lotação.

§ 2º A Comissão de Gestão da Memória poderá ser demandada pela CPAD quando houver necessidade de avaliar o valor histórico dos documentos para definição de sua temporalidade e/ou destinação de amostragem para compor o acervo do Centro de Memória.

Art. 44. A Comissão de Gestão da Memória deve ter uma formação multidisciplinar, envolvendo áreas de conhecimentos variados, como Direito, História, Arquivologia, Museologia, Biblioteconomia, Administração, Comunicação Social, Arquitetura e outros.

Art. 45. São atribuições da Comissão de Gestão da Memória, dentre outras:

I  - coordenar a política de Gestão da Memória do Tribunal, de acordo com a Resolução CNJ n.º 324/2020 , e em conformidade com os Manuais de Gestão da Memória e Documental do Poder Judiciário;

II  - fomentar a interlocução e a cooperação entre as áreas de Arquivo, Biblioteca, Gestão Documental e Centro de Memória deste Tribunal;

III  - aprovar critérios de seleção, organização, preservação e exposição de objetos, processos e documentos museológicos, arquivísticos ou bibliográficos, que comporão o acervo histórico permanente do Tribunal;

IV  - promover intercâmbio do conhecimento científico e cultural com outras instituições e programas similares;

V  - coordenar a identificação e o recebimento de material que comporá os acervos físico e virtual de preservação, bem como a divulgação de informações relativas à Memória institucional;

VI  - elaborar, atualizar, publicar na internet e intranet do Tribunal as normas e instrumentos da gestão da memória;

VII  - encaminhar proposições complementares ao programa e à presente Resolução para apreciação da Presidência do Tribunal;

VIII - acompanhar a aplicação desta Resolução e sugerir medidas que entender necessárias;

IX   - analisar, avaliar e destinar os pedidos de incorporação de documentos e peças ao acervo histórico dos espaços de memória do Tribunal, sejam elas produzidas ou recebidas por doação, permuta, legado ou transferência;

X  - analisar os editais de eliminação de documentos e processos para evitar o descarte de documentos de possível valor histórico;

XI  - realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do Proname sobre questões relativas à Gestão da Memória;

XII  - realizar o trabalho de História Oral do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia;

XIII - propor, juntamente com a Comunicação Institucional, projetos de realização de vídeos ou registros individuais como forma de valorização e ampla visibilidade à Memória institucional e ao Patrimônio Cultural.

Parágrafo único. A Comissão de Gestão da Memória poderá requisitar servidores e o auxílio da CPAD para o exercício de suas atribuições (art. 39, § 2º da Res. CNJ nº 324/2020).

Seção II

Dos Instrumentos do Programa de Gestão da Memória

Art. 46. São instrumentos do Programa de Gestão da Memória:

I  - Plano museológico - Ferramenta de planejamento estratégico utilizada para a estruturação dos trabalhos realizados com acervos museológicos;

II  - Política de Acervo - Disciplina os critérios de aquisição, doação e relevância do acervo;

III  - Carta de serviços - Visa a informar aos cidadãos as Ações de Memória do Tribunal, facilitando o acesso à informação, referente aos bens culturais de valor histórico geridos pela Corte;

IV - Gestão de risco - Processo de planejamento, organização, direção e controle dos recursos humanos e materiais de uma organização visando a minimizar os riscos sobre seu Patrimônio, seus recursos e sua atividade;

V  - Processo do Selo Histórico - Disciplina os critérios de avaliação de valor histórico aos acervos arquivísticos, bibliográficos, museológicos.

Seção III

Da Avaliação dos Documentos Históricos do TRE-BA

Art. 47. À Comissão de Gestão da Memória caberá, também, a implantação do Selo Histórico ou marca de relevância a documentos do Poder Judiciário.

§ 1º - Selo Histórico consiste na marcação incluída em documentos e processos administrativos e judiciais, com a finalidade de melhor identificação, conferindo-lhes destaque para preservação e difusão.

§ 2º - A informação da "guarda permanente ou histórica" deverá acompanhar todos os documentos assim avaliados, com registros nos sistemas processuais judiciais e administrativos.

Art. 48. A manifestação da Comissão de Gestão da Memória, sobre possíveis itens históricos, deverá preceder à eliminação de todos os materiais em desfazimento incluindo mobiliário, utensílios domésticos, livros, materiais médico/hospitalares, de informática e outros.

Art. 49. Compete à atual Coordenadoria de Gestão da Informação, Documentação e Memória (COGED), juntamente com a SEBLIM, orientar as unidades do Tribunal (sede e zonas eleitorais) sobre a necessidade de sinalização quanto à possibilidade de valor histórico dos documentos administrativos, segundo Processo de criação do Selo de Acervo Histórico.

Seção IV

Da Gestão e Preservação dos Documentos Digitais em Repositório Confiável

Art. 50. A Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (STI), em parceria com a Comissão de Gestão da Memória, Comissão de Gestão Documental e os Espaços de Memória deverá, de acordo com o que estabelece o §2º do artigo 40, da Resolução CNJ nº 324/2020 , implantar Repositório Arquivístico Confiável (RDC-Arq) para guarda de documentos, desenvolvido como software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo.

§1º O repositório possibilitará a realização de pesquisa on-line de informações arquivísticas (históricas), que ficará acessível no Portal deste Órgão;

§2º O acervo digital relacionado à memória institucional deverá ser, integralmente, preservado em Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq, com interoperabilidade de pacotes informacionais entre os ambientes de negócio (SEI, PJE, DJE etc.) e de preservação;

§3º O repositório digital confiável utilizado para a guarda do acervo digital de cunho histórico, bem como os sistemas de Gestão de Processos e Documentos, devem seguir as orientações da Resolução CNJ nº 324/2020 e do Manual de Gestão da Memória do Poder Judiciário, principalmente no que se refere à cadeia de custódia ininterrupta.

Parágrafo único. A Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (STI) disponibilizará e manterá ferramenta adequada para o efetivo funcionamento do Programa de Gestão da Memória.

Seção IV

Dos Sítios Eletrônicos

Art. 51. A Comissão de Gestão da Memória, em parceria com a Comunicação Institucional, deverá providenciar a criação do Portal da Memória com entrada denominada "Memória" (denominação unificada para todo o Judiciário, conforme item 10.5 do Manual de Gestão de Memória do CNJ).

§ 1º. O Portal da Memória congregará todas as ações e iniciativas relacionadas com a gestão documental, gestão da memória, produções da comunicação social e demais conteúdos relacionados à memória institucional.

§ 2º. A disseminação de informações sobre o Programa de Gestão da Memória far-se-á, obrigatoriamente, nos sítios da internet e intranet, bem como no Portal da Memória e por meio das mídias sociais utilizadas por este Tribunal.

Seção V

Do Centro de Memória Virtual

Art. 52. O Centro de Memória da Justiça Eleitoral da Bahia disponibilizará, em espaço virtual, o acesso ao seu acervo permanente de bens e documentos, bem como testemunhos materiais e imateriais representativos da trajetória e da história da Justiça Eleitoral na Bahia.

Seção VI

Da Implantação do Programa

Art. 53. A implantação do Programa de Gestão da Memória ocorrerá, gradativamente, seguindo-se planejamento apresentado pela Comissão de Gestão da Memória do Tribunal.

§ 1º Caberá à Comissão de Gestão da Memória elaborar, anualmente, com colaboração e participação da Unidade de Memória, Arquivo, Biblioteca e Gestão Documental, além da Comunicação Institucional, projetos de ação de preservação de memória.

§ 2º. No planejamento anual deverá constar plano de ação para celebração da data do Dia da Memória do Poder Judiciário, instituído pela Resolução CNJ nº 316/2020 e comemorado em 10 de maio.

Art. 54. A Comissão de Gestão da Memória reunir-se-á, ordinariamente, uma vez a cada 3 (três meses) e extraordinariamente, sempre que necessário.

CAPÍTULO IV

Das Disposições Finais

Art. 55. Esta Resolução será aplicada e interpretada em consonância com os princípios e finalidades estabelecidos na Lei nº 12.527/2011 , de modo a garantir aos cidadãos e à sociedade, de forma concreta, o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º c/c o inciso II do § 3º do art. 37 e § 2º do art. 216 da Constituição Federal .

Art. 56. Deverão ser respeitados os critérios da Lei Geral de Proteção de dados (LGPD) na disponibilização de documentos arquivísticos a usuários externos, sejam eles documentos físicos ou digitais.

Art. 57. As normas contidas nesta Resolução serão amplamente divulgadas pela Assessoria de Comunicação do Tribunal, conforme orientação da CPAD e da Comissão de Gestão da Memória, com a finalidade de instruir todos os servidores acerca de sua melhor utilização.

Art. 58. Deverão ser priorizados recursos orçamentários e tecnológicos para implantação dos Programas de que trata esta Resolução.