RESOLUÇÃO ADMINISTRATIVA Nº 14, DE 09 DE JUNHO DE 2021

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA, no uso das suas atribuições;

CONSIDERANDO os termos da Resolução nº 40/2014, do Conselho Nacional de Arquivo - CONARQ ;

CONSIDERANDO os termos da Recomendação nº 37/2011 do Conselho Nacional de Justiça ;

CONSIDERANDO que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo como instrumentos de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico, nos termos do art. 1º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 ;

CONSIDERANDO, por fim, as proposições apresentadas pelo Grupo de Trabalho instituído pela Portaria nº 456, de 11 de novembro de 2019 ,

RESOLVE:

Art. 1º Atualizar, no âmbito dos cartórios eleitorais do Estado da Bahia, os seguintes instrumentos de gestão de documentos:
I – Plano de Classificação das Informações e Documentos dos Cartórios Eleitorais (Anexo I) ;
II – Tabela de Temporalidade dos Documentos dos Cartórios Eleitorais do Estado da Bahia (Anexo II) .
Parágrafo único. Serão adotadas as mesmas Regras de Justificação dos Prazos de Guarda da Secretaria do Tribunal para os Cartórios Eleitorais.
Art. 2º A classificação de tipos documentais é atividade fundamental da gestão documental, e deverá ser realizada quando da produção ou recebimento do documento no cartório eleitoral.
Art. 3º Os prazos de guarda corrente e intermediário, constantes da Tabela de Temporalidade desta Resolução, serão contados a partir do último dia do ano de produção ou recepção do documento pelo cartório.
Art. 4º Nenhum documento de arquivo do cartório poderá ser eliminado ou encaminhado para arquivamento sem que haja tal previsão na Tabela de Temporalidade de Documentos.
Parágrafo único. Os documentos e processos encaminhados à Seção de Arquivo deste Regional devem ser acondicionados em caixas devidamente identificadas e com numeração sequenciada, bem como devem informar a respectiva zona eleitoral, Município e a destinação dos documentos.
Art. 5º Os processos encaminhados para o arquivamento intermediário ou permanente deverão conter:
a) Certidão de conformidade do documento quanto à obediência das normas de tramitação de documentos e processos no âmbito deste Tribunal;
b) Despacho do Juiz Eleitoral determinando o desarquivamento, datado e assinado;
c) Termo de desarquivamento do processo;
d) Termo de remessa do processo para a Seção de Arquivo, datado e assinado;
§1º Os processos com registro no SADP (Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos) devem ser remetidos ao arquivo central, com a informação da sua finalidade;
§2º O Juiz Eleitoral, na impossibilidade de assinar todos os processos determinando seu desarquivamento e remessa ao Arquivo Central, poderá publicar Portaria, autorizando o Chefe de Cartório a apor termo de desarquivamento e remessa para o Tribunal, independentemente de despacho do magistrado que esteja a presidir os trabalhos do Cartório.
Art. 6º A remessa de expedientes para arquivamento intermediário ou permanente no Arquivo Central do Tribunal, pelo Cartório Eleitoral, deverá ser formalizada por processo devidamente classificado e descrito conforme orientação da Seção de Arquivo, contendo:
a) solicitação de recebimento de documentos ou processos, informando a sua destinação (microfilmagem, guarda intermediária ou guarda permanente) e a quantidade de caixas a serem encaminhadas;
b) relação de documentos, identificados por seu número, sua série documental e o código de classificação da série documental, bem como o número da caixa onde o processo foi acondicionado;
c) o processo com registro no SADP (Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos) deverá ter seu número de protocolo identificado em relação especificada na alínea “b”.
Art. 7º A eliminação de documentos deverá ser precedida de processo formalizado de descarte de documentos.
§1º O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de elaboração de Listagem de Eliminação de Documentos;
§2º Compete ao Juiz Eleitoral autorizar a eliminação de documentos com prazos de temporalidade esgotados, conforme a Tabela de Temporalidade de Documentos;
§3º Após obtida a autorização para proceder à eliminação, o Cartório Eleitoral deverá elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no diário oficial e do seu inteiro teor em sítio institucional do Tribunal;
§4º Deverá ser consignado o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias após a publicação do edital para o atendimento a possíveis solicitações de documentos ou processos por suas partes e pelos demais interessados, nos termos da legislação;
§5º Decorrido o prazo de 45 dias da publicação de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, o Cartório Eleitoral deverá, antes de descartar expedientes com registro no SADP, realizar procedimento de eliminação nesse sistema;
§6º Após a eliminação, deverá ser juntado ao processo de descarte o Termo de Eliminação de Documentos, com o registro das informações relativas ao ato de eliminação.
Art. 8º A eliminação de documentos deverá ocorrer mediante processo eletrônico, mecânico ou químico, proibida a incineração.
§1° A eliminação dos documentos deverá, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento;
§2° A escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos deverá observar as normas legais pertinentes à preservação do meio ambiente e da sustentabilidade.
§3º A Zona Eleitoral do interior do Estado que não tenha os meios necessários para eliminar os documentos, nos moldes exigidos no caput, poderá solicitar à Seção de Arquivo, por meio de processo classificado e descrito conforme orientação, contendo:
a) ofício com solicitação justificada para que a unidade proceda ao descarte de documentos de sua zona eleitoral, informando quantitativo de caixas a serem enviadas;
b) cópia do processo de descarte com a publicação de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos em diário;
c) concluída a eliminação dos documentos, a Seção de Arquivo devolverá o expediente com o Termo de Eliminação de Documentos para finalização do Processo de Descarte pelo cartório;
Art. 9º A atualização dos instrumentos de gestão documental descritos no artigo 1º deverá ser realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia.
§1º Os novos tipos documentais propostos pelos cartórios eleitorais deverão ser avaliados pela CPAD, atendendo ao princípio da racionalidade;
§2º A criação de tipos documentais apenas se justificará se houver a necessidade de prova ou informação referente à realização de alguma atividade do cartório existente ou que vier a existir.
§3º A CPAD, depois de definir novo tipo documental, seus prazos de guarda e destinação final, deverá submetê-los à Presidência do Tribunal para apreciação e deliberação.
Art. 10. A Seção de Arquivo disponibilizará manual de procedimentos para auxiliar o encaminhamento de documentos e processos para arquivamento e descarte, nos termos da presente Resolução.
Art. 11. Esta Resolução Administrativa entrará em vigor na data de sua publicação, ficando revogada a Resolução Administrativa nº 14, de 10 de dezembro de 2003 .

Salvador, em 09 de junho de 2021.

ROBERTO MAYNARD FRANK
Desembargador Presidente do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia

MÁRIO ALBERTO SIMÕES HIRS
Desembargador Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral da Bahia

FREDDY CARVALHO PITTA LIMA
Desembargador Eleitoral

HENRIQUE GONÇALVES TRINDADE
Desembargador Eleitoral

ÁVIO MOZAR JOSÉ FERRAZ DE NOVAES
Desembargador Eleitoral

ZANDRA ANUNCIAÇÃO ALVAREZ PARADA
Desembargadora Eleitoral

JOSÉ BATISTA DE SANTANA JÚNIOR
Desembargador Eleitoral

CLÁUDIO ALBERTO GUSMÃO CUNHA
Procurador Regional Eleitoral

*Esta resolução contém Anexos (I e II), que serão disponibilizados na intranet e na internet.