Tribunal Regional Eleitoral - BA

Secretaria Judiciária

Assessoria de Gestão de Jurisprudência

RESOLUÇÃO ADMINISTRATIVA Nº 8, DE 31 DE MAIO DE 2019

(Revogada pela RESOLUÇÃO ADMINISTRATIVA Nº 13, DE 17 DE JULHO DE 2019)

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA , no uso das atribuições que lhe conferem os artigos 96, inciso I, alíneas a, in fine , e b, da Constituição Federal , 30, inciso II do Código Eleitoral , e 180, § 1º, do seu Regimento Interno , aprova o seguinte:

REGULAMENTO INTERNO DA SECRETARIA

TÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Este Regulamento estabelece a organização dos serviços administrativos do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia, fixa a sua estrutura organizacional, as competências das suas unidades, dispõe sobre as atribuições dos titulares dos cargos em comissão e das funções comissionadas, regulamenta institutos do regime jurídico dos seus servidores e dá outras providências.

CAPÍTULO II

DA AÇÃO ADMINISTRATIVA

Art. 2º A ação administrativa do Tribunal, com vistas a assegurar a célere e eficiente consecução da sua finalidade, obedecerá aos seguintes princípios fundamentais:

I – planejamento;

II – coordenação;

III – descentralização;

IV – delegação de competência;

V – controle.

CAPÍTULO III

DA GESTÃO ESTRATÉGICA

Art. 3º A Administração deverá atuar de modo estratégico, de forma que a gestão se desenvolva alinhada com valores de qualidade de vida no trabalho e se caracterize por ações proativas e decisões tempestivas, com foco na compatibilidade entre resultados e satisfação de jurisdicionados e usuários, a par da correta aplicação dos recursos públicos.

Art. 4º As ações serão estruturantes e sinérgicas e deverão ensejar a construção de novos paradigmas, a agregação de valores e a fundamentação das atividades nos aspectos relevantes da qualidade, na cultura da eficiência e na disseminação de práticas bem sucedidas de gestão.

Art. 5º A expertise do patrimônio intelectual interno deverá ser aproveitada de modo responsável, transparente e ético.

TÍTULO II

DA ORGANIZAÇÃO CAPÍTULO I

DOS CRITÉRIOS E PARÂMETROS ORGANIZACIONAIS

Art. 6º A estrutura orgânica do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia contempla concepções que favorecem a construção de cadeias de comandos leves e ágeis, a formação de condutas gerenciais empreendedoras e o desenvolvimento do corpo funcional, privilegiando a simplicidade, a racionalidade administrativa, a eficiência e a produtividade, com observância da missão, dos valores e da visão de futuro do Tribunal e das técnicas organizacionais, em consonância com os seguintes critérios e parâmetros:

I – hierarquização das unidades em linha em, no máximo, três níveis – Secretaria, Coordenadoria e Seção –, com vistas a aproximar os âmbitos decisório e operacional, agilizar a tomada de decisão e propiciar transformação das hierarquias burocráticas em redes de alto desempenho;

II – estruturação das unidades de assessoria sem desdobramento em segmentos formais;

III – equilíbrio de porte entre unidades de mesmo nível hierárquico;

IV – definição das seções como unidades operacionais básicas para realização dos serviços nas unidades organizadas em linha, vedado seu desdobramento em seguimentos de menor porte;

V – distribuição dos cargos em comissão e das funções comissionadas:

a) se de direção e de chefia, segundo o número de unidades da estrutura;

b) se de assessoramento, com base no volume e na natureza do serviço.

CAPÍTULO II

DAS UNIDADES COMPONENTES DA ESTRUTURA

Art. 7º A estrutura orgânica do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia tem a seguinte composição, em consonância com o organograma constante do Anexo I:

I – Presidência:

a) Chefia de Gabinete da Presidência;

b) Secretaria Especial da Presidência;

c) Secretaria de Planejamento, de Estratégia e de Eleições;

d) Assessoria de Segurança e Transporte;

e) Escola Judiciária Eleitoral;

f) Coordenadoria de Auditoria Interna;

II – Gabinete de Juiz do Tribunal:

a) Assessoria de Juiz;

III – Corregedoria Regional Eleitoral;

IV – Ouvidoria;

V – Diretoria-Geral da Secretaria do Tribunal:

a) Assessoria Especial da Diretoria-Geral;

b) Assessoria Jurídica de Licitações e Contratos;

c) Assessoria Jurídico-Administrativa;

d) Núcleo de Plano de Logística Sustentável;

e) Secretaria de Gestão Administrativa e de Serviços;

f) Secretaria de Gestão de Pessoas;

f) Secretaria Judiciária;

h) Secretaria de Orçamento, Finanças e Contabilidade;

i) Secretaria de Tecnologia da Informação.

Art. 8º Os quantitativos e a respectiva distribuição dos cargos em comissão e funções comissionadas que integram a estrutura das unidades estão definidos nos Anexos II e III deste Regulamento.

TÍTULO III

DAS COMPETÊNCIAS E DA ESTRUTURA DAS UNIDADES CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 9º As atribuições do Presidente, do Corregedor e da Corte são as constantes do Regimento Interno do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia.

Art. 10. As competências das unidades integrantes da estrutura da Corregedoria Regional Eleitoral, da Ouvidoria e da Escola Judiciária Eleitoral e as atribuições dos titulares dos cargos em comissão e funções comissionadas a elas vinculadas constarão de resolução própria.

Art. 11. À Secretaria do Tribunal compete o planejamento e a execução dos serviços judiciários e administrativos do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia, conforme orientação estabelecida pelo Presidente e deliberações da Corte.

CAPÍTULO II DA PRESIDÊNCIA

Seção I

Da Chefia de Gabinete da Presidência.

Art. 12. Ao Chefe de Gabinete da Presidência compete:

I – assegurar o funcionamento harmônico e planejado das ações da Assessoria de Comunicação Social, da Assessoria de Relações Institucionais, da Assistência de Apoio Administrativo e da Assistência de Cerimonial;

II – intermediar a relação entre o Presidente e as unidades a ele diretamente vinculadas, bem como articular a inter-relação entre elas;

III – assessorar e secretariar o Presidente nas reuniões de que ele participe;

IV – comunicar os dias, horários e locais das reuniões ordinárias e extraordinárias, convocadas pelo Presidente, encaminhando pauta, documentação, material de discussão e registro de reunião;

V – disponibilizar atas e demais deliberações das reuniões e demais atos do Presidente, seja no sítio eletrônico do Tribunal, seja por expediente interno quando for o caso;

VI – assessorar o Presidente nas demandas das unidades a ele diretamente vinculadas;

VII – solicitar às unidades do Tribunal informações e subsídios necessários à melhor instrução dos expedientes afetos ao Presidente;

VIII – definir procedimentos e regulamentos afetos à gestão da estrutura interna de governança

IX – desenvolver outras atribuições e responsabilidades afins e correlatas ou por determinação do Presidente.

Art. 13. A Chefia de Gabinete da Presidência tem a seguinte estrutura:

I – Gabinete;

II – Assessoria de Relações Institucionais;

III – Assessoria de Comunicação Social;

IV – Assistência de Cerimonial e

V – Assistência de Apoio Administrativo;

Art. 14. Ao gabinete do Chefe de Gabinete da Presidência compete:

I – assessorar o Chefe de Gabinete no desempenho de suas atribuições regulamentares;

II – preparar, encaminhar e controlar correspondência, despacho, decisão, informação, expediente pessoal e agenda do Chefe de Gabinete;

III – desenvolver atividade de apoio técnico-administrativo;

IV – acompanhar legislação, jurisprudência, doutrina e notícia referente à sua área de atuação, atualizando registros e mantendo o Secretário informado a respeito de matérias judiciais e administrativas consideradas relevantes;

V – consolidar e analisar relatório anual de atividades administrativas;

VI – consolidar e analisar relatório de gestão;

VII – promover publicação e transparência dos atos de competência do Chefe de Gabinete;

VIII – atualizar as informações institucionais, relacionadas à Presidência do Tribunal, que venham a ser divulgadas na internet e intranet;

IX – propor edição de atos normativos, políticas, diretrizes e recomendações para a gestão da Chefia de Gabinete, observadas as boas práticas regulatórias, legitimidade, estabilidade e aderência ao ordenamento jurídico;

X – assessorar o Chefe de Gabinete na definição de procedimentos e regulamentos afetos à gestão da estrutura interna de governança;

XI – assessorar o Chefe de Gabinete na instituição e manutenção da política de delegação e de reserva de poderes, de forma a assegurar a capacidade de avaliar, dirigir e monitorar a unidade;

XII – manter inter-relação com unidade de planejamento estratégico, gerenciamento de riscos e governança e propor aperfeiçoamento das ações correspondentes;

XIII – catalogar, acompanhar e realizar análise crítica dos riscos inerentes às unidades da Assessoria;

XIV – participar da definição de metas e de indicadores da Assessoria, em consonância com os planejamentos do Tribunal e da própria Assessoria, e acompanhar seu cumprimento;

XV – desenvolver outras atribuições e responsabilidades afins e correlatas ou por determinação do Chefe de Gabinete.

Art. 15. À Assessoria de Relações Institucionais compete:

I – planejar, coordenar e estabelecer, no âmbito organizacional, ações visando ao cumprimento das atribuições institucionais;

II – manter, supervisionado pelo Chefe de Gabinete, relacionamento institucional com as demais esferas Estatais, considerados os Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;

III – subsidiar a organização por meio de levantamentos, estudos e pesquisas sobre temas pertinentes a sua área de competência;

IV – fomentar as relações com a sociedade civil, mediante determinação do Chefe de Gabinete ou do Presidente;

V – incentivar, promover e coordenar o estreitamento das relações com instituições com as quais o Tribunal mantiver convênio;

VI – acompanhar as providências necessárias ao cumprimento das determinações e recomendações advindas do Conselho Nacional de Justiça, do Tribunal Superior Eleitoral e do Tribunal de Contas da União, mantendo o Presidente informado;

VII – revisar e/ou elaborar minutas de atos regulamentares do sistema de governança, gestão de riscos e controles internos das unidades do Tribunal;

VIII – receber, instruir e encaminhar ao Chefe de Gabinete, para posterior remessa aos membros da instância colegiada máxima de governança as propostas de políticas e diretrizes para deliberação, com a justificativa da proposição e respectiva minuta de ato, quando for o caso;

IX – elaborar minutas de despachos e decisões dos expedientes da unidade, submetendo-as ao Presidente, ou ao Chefe de Gabinete da Presidência, conforme o caso;

X – desempenhar outras funções correlatas à sua área de atuação por determinação do Chefe de Gabinete ou do Presidente do Tribunal.

Art. 16. À Assessoria de Comunicação Social compete:

I – divulgar a missão, as ações e os objetivos estratégicos do Tribunal, visando à consolidação da imagem do órgão perante a sociedade;

II – gerenciar os meios de relacionamento com a sociedade e o público interno, dentre os quais intranet, internet e redes sociais;

III – presidir comitê gestor de intranet e internet;

IV – propor e promover ações de relações públicas e divulgação institucional que aproximem o Tribunal da sociedade;

V – implantar e gerenciar plano de comunicação interna, elaborando e propondo os instrumentos pertinentes;

VI – realizar pesquisa de opinião relacionada à imagem institucional do Tribunal;

VII – acompanhar o noticiário referente à Justiça Eleitoral;

VIII – promover e apoiar iniciativas de todas as unidades do Tribunal que impulsionem o conhecimento e a cidadania;

IX – gerenciar atividades de transmissão de solenidades, sessões do Tribunal e treinamentos através de circuitos de televisão, de rádio, de intranet e de internet;

X – coordenar atividades de disponibilização de conteúdos institucionais na intranet, internet e redes sociais;

XI – planejar e coordenar a produção de vídeos institucionais, jornalísticos, publicitários e de treinamento;

XII – prestar assessoramento ao Tribunal, suas unidades e aos Juízos Eleitorais com matéria relativa à sua área de atuação;

XIII – promover o relacionamento entre o Tribunal e a imprensa, inclusive na divulgação de informações jornalísticas e no atendimento às solicitações dos profissionais dos meios de comunicação;

XIV – produzir atividade de áudio e vídeo;

XV – coordenar laboratório de comunicação;

XVI – orientar unidade do Tribunal na atividade de elaboração de relatório e demais publicações;

XVII – manter atualizada, na intranet e internet, publicação do Tribunal editorada pela unidade;

XVIII – estruturar, em ação integrada com o Cerimonial e a Assistência de Apoio Administrativo, a agenda do Presidente, fornecendo-lhe auxílio em relação aos seus compromissos oficiais;

XIX – em ação integrada com o Cerimonial e a Assistência de Apoio Administrativo, informar ao público interno e externo sobre os compromissos oficiais do Presidente;

XX – desenvolver outras atribuições e responsabilidades no âmbito da comunicação interna e externa.

Art. 17. À Assistência de Cerimonial compete:

I – planejar, organizar, assessorar, definir normas e executar atividades protocolares, logísticas e de cerimonial em solenidades, palestras, visitas, exposições e demais eventos de interesse do Tribunal;

II – interagir com outras instituições no planejamento de eventos conjuntos ou dos quais participem Juiz do Tribunal, Diretor da Escola Judiciária, Diretor-Geral da Secretaria e/ou servidores que estejam representando oficialmente o Tribunal em substituição às autoridades retromencionadas;

III – estruturar, em ação integrada com a Assessoria de Comunicação e a Assistência de Apoio Administrativo, a agenda do Presidente, fornecendo-lhe auxílio em relação aos seus compromissos oficiais;

IV – em ação integrada com a Assessoria de Comunicação e a Assistência de Apoio Administrativo, informar ao público interno e externo sobre os compromissos oficiais do Presidente;

V – elaborar e expedir convites e correspondências oficiais para cerimônias e solenidades promovidas pelo Tribunal;

VI – organizar e manter atualizado o cadastro de autoridades civis, militares e eclesiásticas para fins de emissão de convites e correspondências;

VII – fiscalizar os contratos inerentes ao cerimonial;

VIII – atuar em conjunto com outras unidades do Tribunal visando à divulgação e realização de solenidades oficiais e eventos que promovam a integração social dos servidores com a comunidade.

Art. 18. À Assistência de Apoio Administrativo compete:

I – estruturar, em ação integrada com a Assessoria de Comunicação e o Cerimonial, a agenda do Presidente, fornecendo-lhe auxílio em relação aos seus compromissos oficiais;

II – em ação integrada com a Assessoria de Comunicação e o Cerimonial, informar ao público interno e externo sobre os compromissos oficiais do Presidente;

III – receber, ordenar, analisar, responder, encaminhar a outras unidades e/ou arquivar correspondências, comunicados e demais expedientes internos, ou externos direcionados ao Presidente da Corte;

IV – organizar o acesso de autoridades, advogados, partes, servidores e cidadãos em geral ao Gabinete da Presidência;

V – dar suporte nas demandas administrativas atinentes ao funcionamento da Assessoria de Chefia de Gabinete da Presidência;

VI – providenciar comunicação de moção aprovada pelo Tribunal;

VII – publicar a decisão quanto à regularidade das contas proferida pelo órgão de controle externo, bem como eventuais avaliações da adequação e do desempenho dos sistemas de governança e de gestão realizadas pelos órgãos de controle externo;

VIII – assessorar o Presidente na convocação de substituto de juiz do Tribunal e na designação de juiz auxiliar, expedindo os atos e fazendo as comunicações;

IX – encaminhar à instância superior lista tríplice de juiz do Tribunal;

X – providenciar rubrica e termo de abertura e encerramento em livro de partido político;

XI – fornecer atestado de comparecimento à audiências e reunião com o Presidente;

XII – elaborar e encaminhar para publicação, edital de indicação e de nomeação de membro de junta eleitoral, além das suas alterações;

XIII – elaborar e encaminhar, para publicação, outros editais indispensáveis à realização dos trabalhos eleitorais na Capital;

XIV – consolidar relatório anual de atividade administrativa, solicitando, quando for o caso, que seja indicada a formação de comissão para ultimar a referida atividade;

XVI – elaborar as minutas de despachos e decisões, bem como os respectivos editais de habilitação à jurisdição de zona eleitoral e atos de designação e dispensa de juiz eleitoral;

XVII – elaborar minutas de despachos e decisões, bem como, praticar atos de mero expediente relativos aos feitos da unidade, submetendo o trabalho à análise ao Presidente, ou ao Chefe de Gabinete da Presidência, conforme o caso;

XVII – desenvolver outras atribuições e responsabilidades afins e correlatas por determinação Chefe de Gabinete.

Seção II

Da Secretaria Especial da Presidência

Art. 19. À Secretaria Especial da Presidência compete dar suporte jurídico, administrativo e de gestão ao Presidente do Tribunal, gerir e planejar as atividades de implantação, manutenção, assistência e treinamento relacionadas ao Processo Judicial Eletrônico, gerir e planejar as atividades correlatas às prestações de contas eleitorais e anuais partidárias e promover o funcionamento integrado da Coordenadoria de Assuntos Jurídicos e Administrativos e da Assessoria de Contas.

Art. 20. A Secretaria Especial da Presidência tem a seguinte estrutura:

I – Gabinete;

II – Coordenadoria de Assuntos Jurídicos e Administrativos:

a) Seção de Apoio Jurídico;

b) Seção de Apoio Administrativo;

c) Seção de Suporte ao Processo Judicial Eletrônico;

III – Assessoria de Exame de Contas Eleitorais e Partidárias.

Art. 21. Ao Gabinete da Secretaria Especial da Presidência compete:

I – assistir o Secretário no desempenho de suas atribuições regulamentares;

II – preparar e controlar correspondência, despacho, decisão, informação, expediente pessoal e agenda do Secretário;

III – desenvolver atividade de apoio técnico-administrativo;

V – analisar relatório anual de atividades administrativas;

VI – consolidar e analisar relatório de gestão;

VII – promover publicação e transparência dos atos de competência do Secretário;

VIII – assegurar atualização das informações atinentes à Secretaria que venham a ser divulgadas na internet e intranet;

IX – propor edição de atos normativos, políticas, diretrizes e recomendações para a gestão da Secretaria, observadas as boas práticas regulatórias, legitimidade, estabilidade e aderência ao ordenamento jurídico;

X – assistir o Secretário na definição de procedimentos e regulamentos afetos à gestão da estrutura interna de governança;

XI – assistir o Secretário na instituição e manutenção da política de delegação e de reserva de poderes, de forma a assegurar a capacidade de avaliar, dirigir e monitorar a Secretaria;

XII – manter inter-relação com unidade de planejamento estratégico, gerenciamento de riscos e governança e propor aperfeiçoamento das ações correspondentes;

XIII – catalogar, acompanhar e realizar análise crítica dos riscos inerentes às unidades da Secretaria;

XIV – analisar a proposta orçamentária das unidades da Secretaria, propondo ajustes e adequações;

XV – monitorar a programação de gastos e a tramitação de processo de aquisição de bens e de serviços, subsidiando a tomada de decisões com vistas à plena utilização do orçamento da Secretaria;

XVI – participar da definição de metas e de indicadores da Secretaria, em consonância com os planejamentos do Tribunal e da própria Secretaria, e acompanhar seu cumprimento;

XVIII – desenvolver outras atribuições e responsabilidades afins e correlatas ou por determinação do Secretário.

Art. 22. À Coordenadoria de Assuntos Jurídicos e Administrativos compete:

I – coordenar e controlar o andamento dos feitos judiciais e administrativos de competência do Presidente da Corte e dos seus Substitutos legais;

II – coordenar as atividades de implantação, manutenção, assistência e treinamento que estejam relacionadas ao Processo Judicial Eletrônico;

III – acompanhar as sessões plenárias e auxiliar na agilidade da prestação jurisdicional;

IV – exercer o controle de prazos administrativos e judiciais afetos à sua área de atuação com vistas a maior eficiência do serviço e à celeridade na tramitação dos feitos;

V – despachar com o Secretário os expedientes e propostas da Coordenadoria;

VI – solicitar às unidades do Tribunal informações e subsídios necessários à melhor instrução dos processos afetos ao Presidente;

VII – prestar auxílio à Secretaria Especial da Presidência no desempenho das suas funções;

VIII – sugerir ao Secretário, de acordo com a necessidade do serviço, a formação de comissões para auxiliar no desempenho das atividades afetas às seções da Coordenadoria;

IX – desenvolver outras atribuições e responsabilidades afins e correlatas ou por determinação do Secretário.

Art. 23. À Seção de Apoio Jurídico compete:

I – realizar estudo e elaborar minuta de despacho e de decisão em processo judicial e administrativo (PA), juízo de admissibilidade em recurso especial e voto proferido pelo Presidente no exercício de sua competência;

II – prestar informações em sede de mandado de segurança e habeas corpus e em demais feitos que envolvam questões judiciais afetas ao Presidente;

III – acompanhar legislação, jurisprudência, doutrina e notícia referente a sua área de atuação atualizando registros e mantendo o Presidente informado a respeito de matérias judiciais e administrativas consideradas relevantes;

IV – solicitar às unidades do Tribunal informações e subsídios necessários à melhor instrução dos processos afetos ao Presidente;

V – acompanhar as sessões do Tribunal;

VI – elaborar, numerar e finalizar acórdão exarado pelo Tribunal, inclusive com discussão oriunda da Sessão Plenária;

VII – proceder, no âmbito judicial, à remessa e recepção de processo, documento e petição dirigida ao Presidente;

VIII – controlar prazo de recurso em processo de apuração de responsabilidade contratual;

IX – revisar minuta de resolução administrativa antes do encaminhamento ao Tribunal, bem como instrução, portaria e demais atos normativos da lavra do Presidente, verificando sua adequação jurídica e propondo, de forma fundamentada, alterações que considere necessárias;

X – realizar estudo e elaborar minuta de despacho e de decisão em processo de apuração de responsabilidade contratual;

XI – desenvolver outras atribuições e responsabilidades afins e correlatas ou por determinação do Coordenador.

Art. 24. À Seção de Apoio Administrativo compete:

I – realizar estudo e elaborar minuta de despacho e de decisão em expediente administrativo;

II – solicitar às unidades do Tribunal informações e subsídios necessários à melhor instrução dos expedientes afetos ao Presidente;

IV – considerando seu âmbito de atuação, propor expedição de instruções que facilitem aplicação das leis e normas em vigor;

V – acompanhar as sessões do Tribunal;

VI – emitir, quando determinado pelo Presidente, parecer em processo administrativo ou judicial;

VII – praticar, por delegação, ato de mero expediente, sem conteúdo decisório;

VIII – fiscalizar o andamento dos inquéritos policiais e ações judiciais decorrentes das comissões de sindicância ou de processo administrativo disciplinar, fazendo as comunicações cabíveis à Coordenadoria de Auditoria Interna;

IX – informar situação de servidor que responde por sindicância ou processo administrativo disciplinar fiscalizando os prazos conferidos às respectivas comissões;

X – elaborar minuta de ato de competência do Presidente, providenciando, inclusive, a publicação e o registro, resguardada a competência específica de outra unidade;

XI – assessorar o Presidente no tocante à designação e aos prazos assinados às comissões;

XII – providenciar publicação de ato da lavra do Presidente elaborada ou revisada pela unidade;

XIII – desenvolver atividade de apoio técnico-administrativo;

XIV – acompanhar os prazos assinados pelo Presidente em expediente e processo administrativo comunicando seu descumprimento;

XV – assessorar, por determinação do Presidente, nas demandas das unidades a ele diretamente vinculadas;

XVI – prestar orientações às unidades do Tribunal e aos cartórios eleitorais quanto as decisões da Presidência, em matéria de sua competência;

XVII – considerando seu âmbito de atuação, prestar informações diversas em atividades de competência do Presidente;

XVIII – desenvolver outras atribuições e responsabilidades afins e correlatas ou por determinação do Coordenador.

Art. 25. À Seção de Suporte ao Processo Judicial Eletrônico compete:

I – atuar na implantação do Sistema PJe nas zonas eleitorais, inclusive nas relacionadas à expansão do sistema para outras classes processuais;

II – dar treinamento às Zonas Eleitorais e à Secretaria do Tribunal acerca do Sistema PJe;

III – apoiar as Zonas Eleitorais e a Secretaria do Tribunal nas futuras expansões do Processo Judicial Eletrônico;

IV – inspecionar o andamento das implantações nas Zonas Eleitorais;

V – promover a integração entre as unidades impactadas pelo Sistema PJe, oferecendo-lhes orientação e suporte quanto à elaboração e ao desenvolvimento dos respectivos planos de ação;

VI – atender em suporte negocial e, eventualmente, técnico os usuários do PJe, em especial, à Secretaria Judiciária, Gabinetes dos Juízes Membros, Corregedoria Regional Eleitoral e Zonas Eleitorais, bem como a advogados e Ministério Público;

VII – gerir os fluxos de trabalho das classes judiciais e classes de corregedoria configuradas no Processo Judicial Eletrônico, atuando, sempre que necessário, em conjunto com a Corregedoria Regional Eleitoral, a Secretaria Judiciária do Tribunal ou outras unidades do Tribunal que, eventualmente, estejam envolvidas com a realização da tarefa;

VIII – avaliar correções e melhorias no sistema PJe encaminhando propostas ao Tribunal Superior Eleitoral, invocando, sempre que necessário, a atuação conjunta de outras unidades do Tribunal que, eventualmente, estejam envolvidas com a realização da tarefa;

IX – pronunciar-se, em caráter especializado, sobre os assuntos pertinentes ao Processo Judicial Eletrônico;

X – garantir o alinhamento do Processo Judicial Eletrônico ao Planejamento Estratégico do Tribunal

§1º Sempre que reputar necessário, a Seção de Suporte ao Processo Judicial Eletrônico poderá encaminhar dúvidas e demandas à Secretaria de Tecnologia da Informação.

§ 2º A implantação de sistema análogo ao PJe, bem como as atividades dela decorrentes, ficarão sob responsabilidade da Seção de Suporte ao Processo Judicial Eletrônico.

Art. 26. À Assessoria de Exame de Contas Eleitorais e Partidárias compete:

I – despachar com o Secretário matéria administrativa pertinente à unidade;

II – propor controle de gerenciamento de informações;

III – emitir pareceres e relatórios técnicos em processos judiciais de prestação de contas eleitorais e anuais partidárias, encaminhando-os ao juiz relator, por meio da Secretaria Judiciária;

IV – propor ato normativo, instrução, manual e regulamento para uniformizar aplicação da legislação e desenvolver atividade de análise técnica das contas eleitorais e anuais partidárias;

V – emitir informações sobre questões relacionadas à análise técnica das contas eleitorais e das anuais partidárias, quando solicitado pela autoridade competente;

VI – examinar os aspectos técnicos arguidos nos recursos eleitorais interpostos em processos de prestações de contas eleitorais e anuais partidárias, quando determinado pelo juiz relator;

VII – pesquisar, selecionar e catalogar jurisprudência, doutrina e atos administrativos relacionados à área de contas eleitorais e anuais partidárias;

VIII – ministrar reuniões, palestras, treinamentos e eventos afins, relacionados aos aspectos técnicos das contas eleitorais e anuais partidárias;

IX – organizar e executar atividade de fiscalização da arrecadação de recursos e realização de gastos de candidatos e partidos políticos, quando determinado;

X – prestar atendimento ao público interno e externo para dirimir dúvidas sobre as manifestações técnicas exaradas pela unidade e sobre as questões técnicas relacionadas às contas eleitorais e às anuais partidárias;

XI – apresentar relatório gerencial mensalmente;

XII – atuar em ações de auxílio às zonas eleitorais, em obediência a plano de ação previamente elaborado pela Secretaria;

XIII - sugerir ao Secretário, de acordo com a necessidade do serviço, a formação de comissões para auxiliar no desempenho das atividades afetas à Assessoria;

XIV – desenvolver outras atribuições e responsabilidades afins e correlatas ou por determinação do Secretário.

Seção III

Da Secretaria de Planejamento, de Estratégia e de Eleições:

Art. 27. À Secretaria de Planejamento, de Estratégia e de Eleições compete planejar, gerir, propor e normatizar atividade relativa ao planejamento de eleições oficiais e de planejamento estratégico institucional, incluindo o gerenciamento de projetos, a otimização de processos e o acompanhamento de dados estatísticos.

Art. 28. A Secretaria de Planejamento, de Estratégia e Eleições tem a seguinte estrutura:

I – Gabinete;

II – Coordenadoria de Planejamento de Estratégia e Gestão:

a) Seção de Estatística;

b) Seção de Gestão de Processos, da Qualidade e de Riscos;

c) Seção de Governança e Gerenciamento de Projetos;

d) Seção de Planejamento.

III – Coordenadoria de Planejamento de Eleições e de Logística;

a) Seção de Planejamento e Monitoramento de Eleições;

b) Seção de Logística;

c) Seção de Atenção ao Cliente.

Art. 29. Ao Gabinete da Secretaria de Planejamento, de Estratégia e de Eleições compete:

I – assistir o Secretário no desempenho de suas atribuições regulamentares;

II – preparar e controlar correspondência, despacho, decisão, informação, expediente pessoal e agenda do Secretário;

III – desenvolver atividade de apoio técnico-administrativo;

V – consolidar e analisar relatório anual de atividades administrativas;

VI – consolidar e analisar relatório de gestão;

VII – promover publicação e transparência dos atos de competência do Secretário;

VIII – assegurar atualização das informações divulgadas na internet e intranet;

X – assistir o Secretário na definição de procedimentos e regulamentos afetos à gestão da estrutura interna de governança;

XI – assistir o Secretário na instituição e manutenção da política de delegação e de reserva de poderes, de forma a assegurar a capacidade de avaliar, dirigir e monitorar a Secretaria;

XII – catalogar, acompanhar e realizar análise crítica dos riscos inerentes às unidades da Secretaria;

XIII – analisar a proposta orçamentária das unidades da Secretaria, propondo ajustes e adequações;

XIV – monitorar a programação de gastos e a tramitação de processo de aquisição de bens e de serviços, subsidiando a tomada de decisões com vistas à plena utilização do orçamento da Secretaria;

XV – participar da definição de metas e de indicadores da Secretaria, em consonância com os planejamentos do Tribunal e da própria Secretaria, e acompanhar seu cumprimento;

XVI – participar da elaboração da programação de gastos da Secretaria, observando sua adequação aos objetivos definidos e priorizados pela Administração, zelando pela otimização dos recursos orçamentários;

XVII – desenvolver outras atribuições e responsabilidades afins e correlatas ou por determinação do Secretário.

Art. 30. À Coordenadoria de Planejamento, Estratégia e Gestão compete:

I – coordenar o planejamento estratégico institucional, incluindo o gerenciamento de projetos, a otimização de processos e o acompanhamento de dados estatísticos;

II – coordenar a elaboração do plano estratégico, com definição de estratégias e fixação de diretrizes e metas para o Tribunal, e propor revisão, quando necessário;

III – acompanhar e avaliar o cumprimento das metas estratégicas e operacionais da organização, propondo as correções que se fizerem necessárias;

IV – fomentar divulgação das diretrizes e projetos estratégicos do Órgão;

V – sugerir implantação de modernas práticas de gestão, notadamente relacionadas a projetos, processos, qualidade e riscos;

VI – auxiliar a elaboração da proposta orçamentária, inclusive a de eleição, orientando sobre prioridades do planejamento estratégico;

VII – propor medidas para constante atualização do processo de modernização administrativa;

VIII – propor ações visando ao desenvolvimento do pensamento e planejamento estratégicos como instrumentos de atuação integrada das unidades do Tribunal;

IX – incentivar o reconhecimento institucional das melhores práticas e desempenho organizacional;

X – emitir parecer em procedimento administrativo ou consulta na área de planejamento estratégico e gestão;

XI – coordenar elaboração do relatório de gestão;

XII – participar do processo de definição de metodologias de gestão de processos de trabalho, de riscos, da qualidade e de gerenciamento de projetos;

XIII – fomentar cultura de gestão de riscos como fator essencial para implementar a estratégia, tomar decisões e realizar os objetivos da organização;

XIV – assistir o Secretário na tomada de decisão relativa aos riscos estratégicos das unidades da Justiça Eleitoral do estado;

XV – acompanhar as ações de tratamento e controle dos riscos estratégicos, a partir dos relatórios consolidados das unidades de governança;

XVI – acompanhar a evolução da maturidade organizacional em práticas de gestão, notadamente relacionadas a projetos, processos, qualidade e riscos;

XVII – fomentar a gestão da qualidade no âmbito do Tribunal.

XVIII – manter o Secretário informado das matérias de sua competência; XIX – desenvolver outras atribuições e responsabilidades afins e correlatas.

Parágrafo único. As entregas da Coordenadoria de Planejamento, Estratégia e Gestão ao Presidente deverão ser encaminhadas por meio da Secretaria de Planejamento, de Estratégia e de Eleições.

Art. 31. A Coordenadoria de Planejamento, Estratégia e Gestão tem a seguinte estrutura:

I – Seção de Estatística;

II – Seção de Gestão de Processos, da Qualidade e de Riscos;

III – Seção de Governança e Gerenciamento de Projetos;

IV – Seção de Planejamento;

Art. 32. À Seção de Estatística compete:

I – coletar, periodicamente, nas diversas áreas do Tribunal, dados relativos aos indicadores de gestão, promover os cálculos necessários e analisá-los estatisticamente;

II – elaborar relatórios conclusivos quanto aos dados relativos aos indicadores de gestão;

III – auxiliar as diversas unidades na elaboração de indicadores de desempenho e orientar a criação de relatório estatístico;

IV – proceder ao levantamento dos dados necessários junto às unidades responsáveis, consolidar informações e atualizar, periodicamente, sistema de estatística do Poder Judiciário;

V – acompanhar, junto às unidades responsáveis, o cumprimento das metas nacionais do Poder Judiciário, lançando os resultados em sistema informatizado específico;

VI – fornecer informações estatísticas ao público interno e externo quando solicitadas;

VII – elaborar e divulgar estatística relacionada ao cadastro eleitoral e a eleições;

VIII – elaborar tabelas e gráficos demonstrativos para orientar as conclusões ou o processo de tomada de decisões;

IX – manter dados estatísticos permanentemente atualizados;

X – executar outras atividades correlatas.

Art. 33. À Seção de Gestão de Processos, da Qualidade e de Riscos compete:

I – propor, disponibilizar, aplicar e manter atualizadas as metodologias de gestão de processos de trabalho, de riscos e da qualidade;

II – disseminar o conhecimento e as melhores práticas e prestar consultoria para as unidades do Tribunal e Cartórios Eleitorais sobre gestão de processos de trabalho, de riscos e de qualidade;

III – orientar as diversas unidades na elaboração de norma, manual e outros instrumentos operacionais de trabalho;

IV – propor a priorização de processos organizacionais a serem mapeados dentro do ciclo do planejamento estratégico, com base na cadeia de valor;

V – auxiliar na definição de catálogo de macroprocessos e processos de trabalho a ser objeto de atenção e melhoria contínua;

VI – monitorar o andamento dos processos de trabalho mapeados, conforme indicadores estratégicos definidos;

VII – monitorar, sistematicamente, o cumprimento da política de gestão de riscos com vistas a assegurar sua eficácia e o cumprimento dos objetivos, sugerindo melhorias para os procedimentos adotados;

VIII – monitorar a efetividade da gestão dos riscos-chave, estratégicos, operacionais, de imagem e de conformidade;

IX – consolidar e submeter à apreciação superior os relatórios de gestão dos riscos estratégicos, identificando aqueles que possam impactar nas metas do Órgão;

X – revisar política de gestão de riscos e propor sua alteração ou atualização;

XI – estabelecer as especificidades do contexto para o processo de gestão de riscos, fornecendo subsídios para elaboração da proposta de plano geral de riscos estratégico-chaves;

XII – consolidar e submeter o plano geral de riscos estratégico chaves a apreciação superior para aprovação;

XIII – executar atividade do processo de gestão de riscos, descritas em política específica, para os objetos de gestão sob sua responsabilidade;

XIV – acompanhar ações de tratamento e controle dos riscos estratégicos a partir dos relatórios consolidados das unidades de governança;

XV – proceder à divulgação de ação e resultado referente à gestão de processo de trabalho, gestão da qualidade e gestão de riscos, mantendo as informações atualizadas;

XVI – orientar na elaboração de plano de capacitação nas áreas de gestão de processos, de risco e da qualidade, visando a contribuir para o aumento da maturidade do TRE-BA nesses aspectos;

XVII – executar outras atividades correlatas.

Art. 34. À Seção de Governança e Gerenciamento de Projetos compete:

I – monitorar o desempenho das políticas e das ações, com o objetivo de assegurar que as diretrizes estratégicas sejam observadas;

II – articular e coordenar processos para melhorar a integração entre os diferentes níveis e esferas do Órgão;

III – promover comunicação aberta, voluntária e transparente de atividades e resultados da organização, de maneira a fortalecer acesso público à informação;

IV – propor medidas, mecanismos e práticas organizacionais para atendimento aos princípios e às diretrizes de governança;

V – propor definição dos papéis e distribuição das responsabilidades entre membros de conselhos, da alta administração e os gerentes, de modo a garantir o equilíbrio de poder e a segregação de funções críticas;

VI – propor modelo de participação social que promova envolvimento da sociedade, de usuários e demais partes interessadas na definição de prioridades;

VII – publicar estrutura de governança vigente, papéis, responsabilidades e relatórios periódicos de desempenho dos sistemas de governança e de gestão;

VIII – propor política de transparência que considere o comprometimento das partes interessadas e o foco em resultados;

IX – monitorar, periodicamente, o efetivo cumprimento pelo órgão às determinações relacionadas à transparência, prestação de contas e acesso à Informação;

X – propor medida que favoreça alinhamento de operações à estratégia e que possibilite aferir alcance de benefício, resultado, objetivo e meta;

XI – coletar informações junto às unidade competentes, consolidar e responder questionário relacionado à Governança formulado por órgão externo;

XII – propor, disponibilizar, aplicar e manter atualizada metodologia de gerenciamento de projetos;

XIII – disseminar o conhecimento e as melhores práticas e prestar consultoria para as unidades do Tribunal e Cartórios Eleitorais sobre gerenciamento de projetos;

XIV – elaborar, divulgar e gerenciar portfólio de projeto estratégico do Tribunal, procedendo à atualização;

XV – acompanhar, periodicamente, projeto estratégico em andamento no Tribunal e divulgar informação sobre desempenho, fornecendo relatório gerencial;

XVI – verificar a conformidade da apresentação de projeto às normas estabelecidas, bem como a sua aderência ao planejamento do Tribunal;

XVII – orientar na elaboração de plano de capacitação nas áreas de Governança e gerenciamento de projetos, visando a contribuir para o aumento da maturidade do TRE-BA nesses aspectos;

XVIII – executar outras atividades correlatas.

Art. 35. À Seção de Planejamento compete:

I – planejar e propor processo participativo para elaboração e atualização de planejamento estratégico do Tribunal e respectiva revisão, sempre que necessário;

II – monitorar o planejamento estratégico, identificar oportunidade de melhoria e sugerir adequação;

III – acompanhar e avaliar o cumprimento das metas estratégicas da organização;

IV – elaborar relatório periódico de desempenho da gestão e de transição;

V – conduzir alinhamento do planejamento tático e operacional das diversas unidades do Tribunal com o planejamento estratégico institucional, auxiliando na definição de objetivo, indicador e meta;

VI – proceder à divulgação de ação e resultado referentes ao planejamento estratégico;

VII – propor ação de sensibilização e propor medida de reconhecimento de modo a engajar servidores e magistrados na execução da estratégia;

VIII – subsidiar a unidade de gestão de pessoas em programas de capacitação contínua de servidores para a coordenação e operacionalização do planejamento estratégico;

IX – elaborar relatório anual da gestão estratégica, consolidando dados coletados junto às unidades do Tribunal; X – executar outras atividades correlatas.

Art. 36. À Coordenadoria de Planejamento de Eleições e de Logística compete:

I – coordenar elaboração do plano diretor logístico;

II – fomentar a utilização da logística organizacional;

III – incentivar o reconhecimento institucional das melhores práticas da área de logística;

IV – apresentar relatório anual de resultado do plano diretor logístico;

V – promover ação de sensibilização de modo a engajar servidores na execução do plano logístico;

VI – planejar, coordenar e controlar execução das atividades relativas à organização e à realização de eleição oficial e de consulta popular, participando de todas as fases de sua implementação;

VII – acompanhar plano de ação do Tribunal visando à segurança nas eleições;

VIII – elaborar, ao final do ano eleitoral, relatório gerencial da efetividade dos trabalhos logísticos e operacionais referentes à realização das eleições no estado, contemplando dados de cada zona eleitoral da circunscrição;

IX – elaborar, ao final do ano eleitoral, relatório de avaliação das eleições no estado, incluindo proposta de otimização dos trabalhos;

X – desenvolver outras atribuições e responsabilidades afins e correlatas.

Art. 37. À Seção de Logística compete:

I – mapear e propor melhoria dos processos logísticos das unidades da estrutura orgânica do Tribunal e dos cartórios eleitorais;

II – formular o plano diretor logístico, alinhado ao planejamento estratégico do Tribunal;

III – realizar desdobramento do plano diretor logístico para o nível operacional;

IV – conduzir o alinhamento do planejamento operacional das unidades com o plano diretor logístico;

V – monitorar e avaliar o desempenho do processo logístico;

VI – identificar riscos inerentes ao processo logístico e sugerir soluções para sua eliminação ou mitigação;

VII – identificar demandas das unidades acerca de processo logístico;

VIII – propor melhoria de custos e de qualidade do processo logístico;

IX – gerenciar sistema de controle de atividades das unidades do Tribunal, adotando as medidas necessárias ao seu bom funcionamento;

X – sugerir e incentivar adoção de boas práticas em matéria de sua competência;

XI – acompanhar legislação em matéria afeta à unidade;

XII – executar outras atividades correlatas.

Art. 38. À Seção de Planejamento e Monitoramento de Eleições compete:

I – realizar estudo e elaborar planejamento dos trabalhos relativos à eleição;

II – elaborar cronograma de atividade de eleição e supervisionar o cumprimento do calendário eleitoral, mantendo atualizada informação acerca de sua execução;

III – elaborar e disponibilizar orientação sobre atividade de eleição;

IV – elaborar modelos e definir quantitativo de formulários e de impressos para uso em eleição;

V – promover alinhamento dos requisitos dos projetos de eleição com todas as unidades envolvidas no processo eleitoral;

VI – traçar diretrizes e acompanhar a logística de votação, apuração e totalização dos resultados;

VII – planejar e implementar ações para a efetividade dos serviços de eleição;

VIII – orientar cartórios eleitorais na elaboração da logística dos trabalhos de eleição, sugerindo aperfeiçoamento e mantendo documentação necessária ao acompanhamento histórico de cada zona eleitoral da circunscrição;

IX – monitorar o desdobramento da logística de eleição em cada zona eleitoral da circunscrição;

X – elaborar relatório de avaliação das eleições;

XI – sugerir e incentivar adoção de boas práticas em matéria de sua competência;

XII – acompanhar legislação e normas em matéria afeta à unidade;

XIII – executar outras atividades correlatas.

Art. 39. À Seção de Atenção ao Cliente compete:

I – identificar e estabelecer padrões de qualidade no atendimento ao cidadão, notadamente quanto ao tratamento dispensado, prioridades a serem consideradas, tempo de espera, prazos, reclamações e mecanismos de comunicação;

II – promover ação para melhoria do relacionamento com instituições envolvidas no atendimento ao cliente da Justiça Eleitoral no estado da Bahia;

III – Realizar tratativas com instituições públicas para celebração de termos de convênio que visem à melhoria do atendimento prestado por este Tribunal;

IV – acompanhar e orientar o planejamento das unidades administrativas responsáveis pelo atendimento aos clientes;

V – assistir cartório eleitoral no planejamento da logística de final de alistamento, depuração de cadastro e outras situações de encerramento de prazo de serviço ao cliente;

VI – promover ação para desenvolvimento de conduta ética e efetiva no relacionamento com usuários dos serviços, concorrendo para a valorização da imagem do Tribunal e melhoria contínua de procedimento de atendimento ao cliente;

VII – analisar, com base em resultado de pesquisa, o grau de satisfação de usuário quanto ao atendimento recebido e serviço oferecido, de modo a subsidiar ações para o aprimoramento das atividades;

VIII – levantar junto aos cartórios eleitorais as demandas necessárias à melhoria na qualidade de atendimento e encaminhá-las às unidades competentes.

IX – providenciar a divulgação anual do quadro geral dos serviços prestados, especificando as unidades e respectivos titulares responsáveis por sua realização e a autoridade administrativa a que estão vinculados;

X – publicar e encaminhar a Presidência, anualmente, Relatório das Manifestações dos Usuários da Justiça Eleitoral da Bahia (RMU) no sítio eletrônico deste Tribunal, em parceria com a Ouvidoria;

XI – submeter à Presidência relatório contendo as inadequações que possam comprometer o atendimento ao usuário, bem como sugestões de medidas saneadoras de irregularidades estruturais identificadas;

XII – produzir e distribuir, em parceria com a Assessoria de Comunicação, material gráfico para divulgação de informações sobre o atendimento prestado por este Tribunal;

XIII – propor melhoria em serviço de atendimento visando à satisfação do cliente;

XIV – divulgar, periodicamente, resultado da avaliação de desempenho em relação aos padrões de qualidade fixados para o atendimento;

XV – executar outras atividades correlatas.

Seção IV

Da Coordenadoria de Auditoria Interna

Art. 40. À Coordenadoria de Auditoria Interna compete normatizar, planejar e gerir atividades relativas à avaliação dos sistemas de governança, controle interno e gerenciamento de riscos, da gestão estratégica, de pessoas, de compras e contratações, de tecnologia da informação e comunicação, documental, contábil, orçamentária, financeira e patrimonial do Tribunal, bem como prestar apoio ao controle externo no exercício de sua missão institucional.

Parágrafo único. Fica assegurado às unidades da Coordenadoria de Auditoria Interna acesso irrestrito a processos administrativos, documentos ou informações relevantes para o exercício de suas funções.

Art. 41. A Coordenadoria de Auditoria Interna tem a seguinte estrutura:

a) Seção de Auditoria de Licitações e Contratos;

b) Seção de Auditoria de Pessoal;

c) Seção de Auditoria de Governança e Gestão Organizacional.

Subseção I

Art. 42. À Seção de Auditoria de Licitações e Contratos compete:

I – avaliar governança, riscos, controles internos e resultados da gestão de compras e contratações, tecnologia da informação e comunicação, regime de adiantamento de recursos, convênios, acordos e demais ajustes celebrados, observadas legalidade, eficiência, eficácia, economicidade e transparência;

II – monitorar o cumprimento de encaminhamentos homologados, mantendo registro atualizado de proposições pendentes, visando viabilizar consultas e subsidiar elaboração de relatórios estatísticos e gerenciais, observada sua área de atuação;

III – promover acesso aos resultados de avaliações realizadas, fomentando cultura de transparência e controle social, assegurada proteção à informação de caráter pessoal ou sigiloso;

IV – subsidiar a Coordenadoria de Auditoria na elaboração dos planos de auditoria de longo prazo, anual de auditoria e de capacitação, bem como na proposição, à Coordenadoria de Auditoria Interna, de expedição de recomendação visando à correção de impropriedade ou irregularidade evidenciada;

V – emitir, em processo de tomada de contas especial, relatório de auditoria e, no de prestação de contas anual, relatórios e pareceres pertinentes, nos limites de sua área de atuação;

VI – apoiar os órgãos de controle externo no acompanhamento de diligências ultimadas pela gestão visando à promoção de cumprimento de normativos e decisões, observada a sua área de atuação;

VII – prestar apoio às demais unidades da Coordenadoria de Auditoria na realização de ações fiscalizatórias de caráter compartilhado;

VIII – executar outras atividades correlatas.

Art. 43. À Seção de Auditoria de Pessoal compete:

I – avaliar governança, riscos, controles internos e resultados da gestão de pessoal, observadas legalidade, eficiência, eficácia, economicidade e transparência;

III – promover acesso aos resultados de avaliações realizadas, fomentando cultura de transparência e controle social, assegurada proteção à informação de caráter pessoal ou sigiloso;

IV – subsidiar a Coordenadoria de Auditoria na elaboração dos planos de auditoria de longo prazo, anual de auditoria, bem como na proposição, à Secretaria de Auditoria Interna, de expedição de recomendação visando à correção de impropriedade ou irregularidade evidenciada;

V – emitir, em processo de tomada de contas especial, relatório de auditoria e, no de prestação de contas anual, relatórios e pareceres pertinentes, nos limites de sua área de atuação;

VI – avaliar e emitir parecer quanto à legalidade de ato cadastrado pelo órgão de pessoal relativo à admissão, concessão de pensão civil, aposentadoria e demais desligamentos, e encaminhar para análise e registro do Tribunal de Contas da União;

VII – fiscalizar cumprimento, por autoridades e servidores, da exigência de entrega das declarações de bens e rendas ou autorizações de acesso às respectivas declarações, ao órgão de pessoal, na forma da lei;

VIII – apoiar os órgãos de controle externo no acompanhamento de diligências ultimadas pela gestão visando à promoção de cumprimento de normativos e decisões, observada a sua área de atuação;

IX – prestar apoio às demais unidades da Coordenadoria de Auditoria na realização de ações fiscalizatórias de caráter compartilhado;

X – executar outras atividades correlatas.

Art. 44. À Seção de Auditoria de Governança e Gestão Organizacional compete:

I – avaliar adequação, suficiência e efetividade dos sistemas de governança, gerenciamento de riscos e controles internos instituídos, em nível de entidade;

II – avaliar governança, riscos, controles internos e resultados da gestão estratégica, orçamentária, financeira, contábil, patrimonial, tecnologia da informação e comunicação, documental, observadas legalidade, eficiência, eficácia, economicidade e transparência;

III – monitorar cumprimento de encaminhamentos homologados, mantendo registro atualizado de proposições pendentes, com vistas a subsidiar a emissão de relatórios estatísticos e gerenciais, observada sua área de atuação;

IV – promover acesso aos resultados de avaliações realizadas, fomentando cultura de transparência e controle social, assegurada proteção à informação de caráter pessoal ou sigiloso;

V – subsidiar a Coordenadoria de Auditoria na elaboração dos planos de auditoria de longo prazo e anual de auditoria, bem como na proposição, à Secretaria de Auditoria Interna, de expedição de recomendação visando à correção de impropriedade ou irregularidade evidenciada;

VI – subsidiar a Secretaria de Auditoria Interna no cumprimento das obrigações assinaladas na Lei de Responsabilidade Fiscal;

VII – emitir, em processo de tomada de contas especial, relatório de auditoria e, no de prestação de contas anual, relatórios e pareceres pertinentes, nos limites de sua área de atuação;

VIII – apoiar órgãos de controle externo no acompanhamento de diligências ultimadas pela gestão, com vistas à promoção de cumprimento de normativos e decisões, observada a sua área de atuação;

IX – prestar apoio às demais unidades da Coordenadoria de Auditoria na realização de ações fiscalizatórias de caráter compartilhado;

X – executar outras atividades correlatas.

Seção V

Da Assessoria de Segurança e Transporte

Art. 45. À Assessoria de Segurança e Transporte compete planejar, gerir, normatizar, bem como, fiscalizar os contratos de todas as questões afetas à segurança institucional e ao uso e manutenção dos meios de transporte disponíveis para utilização a serviço do Tribunal.

Art. 46. A Assessoria de Segurança e Transporte tem a seguinte estrutura:

a) Assistência de Manutenção de Veículos

b) Assistência de Transporte;

c) Assistência de Segurança Institucional.

Art. 47. À Assistência de Manutenção de Veículos compete organizar e controlar oficina de manutenção, bem como responder pelo plano de manutenção preventiva, preditiva e corretiva dos veículos deste Tribunal estabelecendo rotinas de orientação aos condutores de automóveis.

Art. 48. À Assistência de Transporte compete:

I – assegurar o transporte de pessoa a serviço da Justiça Eleitoral, material, encomenda e carga, implementando logística necessária ao atendimento das demandas;

II – organizar, orientar e controlar a atividade de condutor de veículos a serviço da Justiça Eleitoral;

III – organizar e controlar a frota de veículos a serviço da Justiça Eleitoral;

IV – executar atividade relacionada à aquisição, guarda, utilização e alienação de veículo;

V – promover regularização de veículo de propriedade da Justiça Eleitoral perante órgão oficial de trânsito;

VI – providenciar a contratação de seguro para a frota de veículos do Tribunal;

VII – assegurar e acompanhar fornecimento de combustível e outros insumos;

VIII – controlar e supervisionar os deslocamentos realizados com veículos pertencentes à frota do Tribunal ou à sua disposição;

IX – especificar, solicitar e controlar a ampliação da frota, quando necessário;

X – especificar, solicitar, controlar serviços de transporte, distribuir e recolher bens, urnas eletrônicas e materiais, inclusive os remanescentes de eleição;

XI – prestar apoio logístico em transporte aos demais serviços e áreas do Tribunal;

XII – controlar os custos de manutenção preventiva e corretiva de toda a frota;

XIII – assegurar a gestão de contratações afetas à sua área de atuação;

XIV – promover vistoria dos veículos, verificando o estado de conservação geral, inclusive quanto à limpeza, existência de itens obrigatórios e de segurança;

XV – executar outras atividades correlatas.

Art. 49. À Assistência de Segurança Institucional compete:

I – propor e executar atividade relacionada à segurança guarda e vigilância de dependência física de imóvel de uso da Justiça Eleitoral, com vistas à preservação de bem público, manutenção da ordem e garantia de perfeita condição de funcionamento;

II – zelar pela integridade física de servidores, colaboradores e usuários da Justiça Eleitoral nas dependências de seus imóveis, controlando o acesso e circulação de pessoas, materiais, equipamentos e veículos;

III – controlar acesso e circulação de pessoas, materiais, equipamentos, volumes e veículos em imóvel sob a responsabilidade da Justiça Eleitoral;

IV – exercer atividade de segurança do patrimônio da Justiça Eleitoral;

V – auxiliar em atividade de segurança e de vigilância externa quando exercida por instituição oficial competente;

VI – zelar pelo adequado funcionamento de dispositivo e equipamento de segurança instalado em imóvel de interesse da Justiça Eleitoral;

VII – promover ação de prevenção e de combate a incêndio e a outros sinistros e assegurar o funcionamento dos equipamentos pertinentes;

VIII – prestar primeiros socorros às vítimas de sinistros e de outras situações de risco;

IX – acompanhar servidor, juiz eleitoral e juiz do Tribunal em diligência oficial quando autorizado pela Diretoria-Geral em requisição fundamentada;

X – propor norma e procedimento de segurança;

XI – adotar medidas necessárias visando ao encaminhamento, às autoridades competentes, de indivíduos que tenham praticado atos ilícitos nas dependências do Tribunal;

XII – propor ações de segurança necessárias à racionalização do fluxo de pessoas, especialmente em períodos críticos;

XIII – responder pelo controle de acesso, saída, circulação de pessoas e veículos nas dependências da Justiça Eleitoral;

XIV – apresentar plano de gestão de risco com vistas a garantir a segurança institucional no âmbito da Justiça Eleitoral;

XV – acompanhar os serviços e fiscalizar a execução dos contratos de sua área de competência;

XVI – executar outras atividades correlatas.

CAPÍTULO III

DA ASSESSORIA DE JUIZ DO TRIBUNAL

Art. 50. À Assessoria de Juiz do Tribunal compete:

I – prestar assessoria a juiz do Tribunal no exercício da sua função jurisdicional;

II – realizar estudo e elaborar minuta de despacho, de decisão e de voto em processo judicial e administrativo;

III – praticar, por delegação, ato de mero expediente, sem conteúdo decisório;

IV – acompanhar legislação, jurisprudência, doutrina e notícia referente à sua área de atuação mantendo o juiz informado a respeito de matéria judicial considerada relevante;

V – atender partes e advogados;

VI – acompanhar sessão do Tribunal;

VII – desenvolver atividade de apoio técnico-administrativo;

VIII – elaborar, numerar e finalizar acórdão exarado pelo Tribunal, inclusive com discussão originada de sessão plenária;

IX – proceder à remessa e recepção de processo, documento e petição dirigida aos respectivos relatores; X – desenvolver outras atribuições e responsabilidades afins e correlatas ou por determinação do juiz.

Parágrafo único. Compete ainda à Assessoria de Juiz do Tribunal assistir o juiz auxiliar da respectiva classe.

Art. 51. O Presidente do Tribunal designará, até o último dia útil de cada ano, três assessores, dentre os assessores de juízes, para interagir com as diversas áreas do Tribunal nos assuntos administrativos de interesse mútuo.

CAPÍTULO IV

DA DIRETORIA-GERAL DA SECRETARIA DO TRIBUNAL

Art. 52. A Diretoria-Geral da Secretaria do Tribunal tem por finalidade a execução de todas as atividades de apoio do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia conforme orientação estabelecida pelo Presidente e deliberações da Corte.

Parágrafo único. A Diretoria-Geral da Secretaria do Tribunal é dirigida pelo Diretor-Geral, a quem compete planejar, orientar e supervisionar as atividades administrativas das suas unidades, estabelecendo ou propondo diretrizes, normas, critérios e programas.

Seção I

Da Assessoria Especial da Diretoria-Geral

Art. 53. À Assessoria Especial da Diretoria-Geral compete:

I – prestar assessoria ao Diretor-Geral em sua gestão administrativa;

II – realizar estudo e elaborar minuta de despacho e decisão em expediente e processo administrativo prestando informações diversas, inclusive em sede de mandado de segurança e em todas as demais atividades de competência do Diretor- Geral;

III – acompanhar legislação, jurisprudência, doutrina e notícia referente à sua área de atuação atualizando registro e mantendo o Diretor- Geral informado a respeito de matéria administrativa considerada relevante;

IV – analisar proposta de programa e projeto submetido à apreciação do Diretor-Geral;

V – solicitar a unidade do Tribunal informação e subsídio necessários à melhor instrução dos processos;

VI – propor expedição de instrução que facilite aplicação das leis e normas em vigor;

VII – apresentar proposta visando à simplificação de rotina e serviço no âmbito da Diretoria-Geral ou que facilite o entendimento e aplicação de norma interna;

VIII – gerenciar comunicação dirigida ao Diretor-Geral, por intermédio de sistema informatizado;

IX – elaborar minuta de ato de competência do Diretor-Geral, providenciando, inclusive, a publicação e o registro;

X – elaborar correspondência oficial do Diretor-Geral revisando minuta submetida pelas demais unidades da Secretaria do Tribunal;

XI – organizar agenda de audiência e reunião do Diretor-Geral de acordo com as diretrizes estabelecidas prestando informação necessária à Assessoria de Comunicação Social e Cerimonial, inclusive no tocante a compromisso externo, para adoção de providência pertinente;

XII – consolidar e analisar relatório anual de atividades administrativas elaborado por unidade hierarquicamente vinculada à Diretoria-Geral;

XIII – recepcionar as pessoas com audiência marcada;

XIV – providenciar publicação de matéria de lavra do Diretor-Geral;

XV – prestar assessoramento ao Diretor-Geral no tocante à designação e prazo assinado à comissão;

XVI – desenvolver atividade de apoio técnico-administrativo;

XVII – acompanhar prazo assinado pelo Presidente em expediente e processo administrativo comunicando seu descumprimento;

XVIII – analisar regularidade de procedimento licitatório após conclusão do certame e antes da homologação por autoridade competente;

XIX – analisar regularidade de ato relativo à dispensa de licitação;

XX – verificar regularidade de atos de concessão e prestação de contas de suprimento de fundos da competência do Diretor-Geral, resguardada instrução prevista em normativo específico;

XXI – consolidar e dar publicidade à agenda das unidades integrantes da estrutura orgânica do Tribunal;

XXII – preparar as minutas de portarias de nomeação, exoneração, designação e dispensa de servidores para titulares e substitutos dos Cargos em Comissão e Funções Comissionadas, submetendo-as ao Diretor-Geral;

XXIII – desenvolver outras atribuições e responsabilidades afins e correlatas ou por determinação do Diretor- Geral.

Seção II

Da Assessoria Jurídica de Licitações e Contratos

Art. 54. À Assessoria Jurídica de Licitações e Contratos compete:

I – examinar e aprovar termo de referência e projeto básico de aquisição e serviço a ser licitado;

II – examinar e aprovar minuta de edital de licitação, contrato, convênio e demais ajustes a serem celebrados pelo Tribunal, além dos respectivos aditamentos;

III – emitir parecer conclusivo em impugnação de edital de licitação;

IV – apresentar, previamente, manifestação sobre cabimento de contratação direta nos casos de dispensa ou de inexigibilidade de licitação, salvo nas hipóteses de dispensa em razão do valor;

V – apresentar manifestação em minuta de resolução, instrução normativa e outros atos normativos administrativos no âmbito de sua especialidade;

VI – elaborar e propor norma interna que facilite entendimento e aplicação da legislação vigente ou solucione questão de sua área de atuação;

VII – emitir enunciado para padronização de procedimento em matéria de sua competência;

VIII – atualizar unidade do Tribunal quanto à legislação aplicada a sua área de assessoramento;

IX – apresentar manifestação sobre questão de interpretação de lei e de ato normativo suscitada em contrato, convênio e demais ajustes firmados pelo Tribunal, além de auxiliar a Comissão Permanente de Licitação e pregoeiro na solução de questão dessa natureza em instrumento convocatório de licitação;

X – acompanhar preposto do Tribunal em audiência judicial ou administrativa externa, em matéria de sua especialidade, quando determinado por autoridade competente, bem como minutar respectiva carta de preposição;

XI – emitir parecer em processo que lhe seja submetido pelo Presidente ou Diretor-Geral, no âmbito de sua especialidade;

XII – emitir pronunciamento com parecer conclusivo em procedimento de apuração de responsabilidade contratual, encaminhando-o para apreciação e decisão superior;

XIII – desenvolver outras atribuições e responsabilidades afins e correlatas ou por determinação do Presidente ou Diretor-Geral.

Seção III

Da Assessoria Jurídico-Administrativa

Art. 55. À Assessoria Jurídico-Administrativa compete:

I – emitir, por solicitação do Diretor-Geral, parecer em procedimento administrativo, oferecendo subsídio legal à sua deliberação e sugerindo solução jurídica;

II – examinar proposta de resolução administrativa, instrução normativa ou outro ato administrativo encaminhado à apreciação do Diretor- Geral;

III – apresentar manifestação em recurso interposto contra decisão do Diretor-Geral;

IV – elaborar e propor expedição de instrução que facilite entendimento e a aplicação de norma vigente;

V – emitir enunciado para padronização de procedimento em matéria de sua competência;

VI – atualizar as unidades do Tribunal quanto à legislação aplicada a sua área de assessoramento;

VII – apresentar manifestação sobre questão de interpretação de lei e ato normativo;

VIII – acompanhar preposto do Tribunal em audiência judicial ou administrativa externa, em matéria de sua especialidade, quando determinado por autoridade competente, bem como minutar a respectiva carta de preposição;

IX – desenvolver outras atribuições e responsabilidades afins e correlatas ou por determinação do Presidente ou Diretor-Geral.

Seção IV

Da Secretaria de Gestão Administrativa e de Serviços

Art. 56. À Secretaria de Gestão Administrativa e de Serviços compete:

I – planejar, gerir e normatizar as atividades relativas a procedimento de licitação, compra e contrato, à administração de material, patrimônio e à gestão de documento, informação e memória da Justiça Eleitoral no estado, estabelecendo, para tanto, diretriz, norma, critério e programa a ser adotado na sua execução;

II – planejar, gerir e normatizar as atividades à gestão dos serviços gerais sob sua responsabilidade, a manutenção das instalações prediais, bem como obras e serviços de engenharia e arquitetura, estabelecendo plano, diretriz, norma, critério e programa a ser adotado na sua execução.

Art. 57. A Secretaria de Gestão Administrativa e de Serviços tem a seguinte estrutura:

I – Gabinete;

II – Coordenadoria de Gestão de Aquisições, Licitações e Contratos:

a) Seção de Análise e Aquisições;

b) Seção de Contratos;

c) Seção de Licitações;

d) Seção de Gestão de Almoxarifado

e) Seção de Gestão de Patrimônio

III – Coordenadoria de Gestão da Informação, Documentação e Memória:

a) Seção de Gestão da Informação;

b) Seção de Protocolo e Expedição;

c) Seção de Arquivo;

d) Seção de Biblioteca e Memória.

IV – Coordenadoria de Obras e Manutenção Predial:

a) Seção de Manutenção da Capital;

b) Seção de Manutenção dos Cartórios do Interior;

c) Seção de Projetos e Obras;

V – Coordenadoria de Serviços Administrativos:

a) Seção de Apoio Administrativo à Capital;

b) Seção de Apoio Administrativo ao Interior;

Subseção I

Do Gabinete da Secretaria de Gestão Administrativa e de Serviços

Art. 58. Ao Gabinete da Secretaria de Gestão Administrativa e de Serviços compete: