RESOLUÇÃO ADMINISTRATIVA Nº 4, DE 11 DE MARÇO DE 2019

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e tendo em vista o constante no PAD nº 313/2019;

CONSIDERANDO os termos da Resolução n.º 40, de 9 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ;

CONSIDERANDO a responsabilidade e o dever do Poder Público de garantir a organização e a proteção dos documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, nos termos do art. 1º da Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

CONSIDERANDO a Resolução nº 23.379, de 1º de março de 2012, do Tribunal Superior Eleitoral TSE, que trata da gestão documental no âmbito da Justiça Eleitoral;

CONSIDERANDO a Recomendação do n.º 37, de 15 de agosto de 2011, do Conselho Nacional de Justiça - CNJ;

CONSIDERANDO, por fim, as proposições apresentadas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos CPAD, constantes no Processo Administrativo Digital PAD n.º 15652/2018;

RESOLVE:

Art. 1º Atualizar, no âmbito da Secretaria deste Tribunal, os seguintes instrumentos de gestão de documentos:

I - Plano de Classificação das Informações e Documentos das unidades da Secretaria deste Tribunal;

II - Plano de Avaliação e Destinação das Informações e Documentos;

Parágrafo único. A Tabela de Temporalidade dos Documentos, as regras de justificação e os termos de destinação (termo de eliminação e edital de ciência de eliminação de documentos, anexos) integram o Plano de Avaliação e Destinação.

Art. 2° A classificação de tipos documentais é atividade fundamental da gestão documental, e deverá ser realizada quando da produção ou recebimento do documento na Secretaria do Tribunal.

Art. 3° Os prazos de guarda corrente e intermediário, constantes da Tabela de Temporalidade desta Resolução, serão contados a partir do último dia do ano de produção ou recepção do documento por este Tribunal.

Art. 4° Nenhum documento de arquivo da Secretaria deste Tribunal poderá ser eliminado ou encaminhado para arquivamento sem que haja tal previsão na Tabela de Temporalidade de Documentos.

Art. 5° Compete à unidade de arquivo o arquivamento intermediário e permanente dos documentos da Secretaria do Tribunal, do Gabinete da Presidência, da Corregedoria Regional Eleitoral, da Escola Judiciária Eleitoral, da Ouvidoria e das comissões permanentes e temporárias.

Art. 6° A remessa de documentos para arquivamento intermediário ou permanente deverá ser formalizada através de processo que deverá conter:

a) identificação da unidade;

b) relação de documentos, devidamente identificados por seu número, identificação da série documental e código de classificação da série documental;

c) quantidade de documentos encaminhados;

d) ano do término do arquivamento intermediário, se for o caso, conforme consta na Tabela de temporalidade de Documentos;

e) destinação final, prevista na Tabela de Temporalidade de Documentos;

f) data, identificação e assinatura de responsável pela unidade.

Art. 7º A eliminação de documentos previstas na Tabela de Temporalidade de Documentos deverá ser precedida de autorização da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos CPAD e publicação de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos,

Art. 8º Os pedidos de preservação e alienação de documentos a serem eliminados deverão ser encaminhados à CPAD.

Art. 9º A atualização dos instrumentos de gestão documental descritos no artigo 1º deverá ser realizada pela CPAD.

§ 1º Os novos tipos documentais propostos por unidades da Secretaria deverão ser avaliados pela CPAD, atendendo ao principio da racionalidade;

§ 2º A criação de tipos documentais apenas se justificará se houver a necessidade de prova ou informação referente à realização de alguma atividade do Tribunal existente ou que vier a existir.

§ 3º A CPAD, depois de definir novo tipo documental, seus prazos de guarda e destinação final, deverá submetê-los à Presidência para apreciação e decisão.

Art. 10. Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas a Portaria n.º 008, de 20 de dezembro de 1997.

Sala de Sessões do TRE da Bahia, em 11 de março de 2019.

JOSÉ EDIVALDO ROCHA ROTONDANO

Presidente do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia

 

DMILSON JATAHY FONSECA JÚNIOR

Vice-Presidente do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia

 

PATRÍCIA CERQUEIRA KERTZMAN SZPORER

Juíza e Corregedora Regional Eleitoral da Bahia

 

RUI CARLOS BARATA LIMA FILHO

Juiz

 

DIEGO LUIZ LIMA DE CASTRO

Juiz

 

FREDDY CARVALHO PITTA LIMA

Juiz

 

ANTÔNIO OSWALDO SCARPA

Juiz

 

CLÁUDIO ALBERTO GUSMÃO CUNHA

Procurador Regional Eleitoral