RESOLUÇÃO ADMINISTRATIVA Nº 21, DE 28 DE NOVEMBRO DE 2016

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO a Resolução Administrativa nº 05/2013, que estabelece a organização dos serviços administrativos do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia e fixa sua estrutura organizacional;

CONSIDERANDO a necessidade de atualização da organização administrativa da Ouvidoria Regional Eleitoral da Bahia e

CONSIDERANDO o disposto da Resolução CNJ 215, de 16 de dezembro de 2015,

RESOLVE:

 

REGULAMENTO INTERNO DA OUVIDORIA REGIONAL ELEITORAL DO ESTADO DA BAHIA

 

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º A Ouvidoria Regional Eleitoral da Bahia é a unidade que atua na defesa da cidadania, possibilitando o acesso imediato da população, por meio da criação de canais permanentes de comunicação, exercendo sua competência, interna e externamente, nos assuntos relacionados a trâmites administrativos e procedimentos judiciais, com vistas ao aprimoramento dos mecanismos de transparência, presteza, eficiência e segurança dos serviços e das atividades desenvolvidas pela Justiça Eleitoral neste Estado.

Art. 2º As solicitações recebidas pela Ouvidoria não possuem limitações temáticas, desde que afetas à Justiça Eleitoral.

CAPÍTULO II

DA ORGANIZAÇÃO

Art. 3º A titularidade da Ouvidoria é exercida por membro do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia, escolhido por escrutínio secreto, dentre os seus membros efetivos, à exceção do Presidente, do Vice-Presidente e do Corregedor, o qual terá a denominação de Ouvidor Regional Eleitoral.

Parágrafo único. Na mesma eleição, será também escolhido outro membro do Tribunal para a função de Ouvidor Substituto, que responderá pela Ouvidoria nos impedimentos ou afastamentos eventuais do titular.

Art. 4º O Ouvidor e seu substituto terão mandato de 2 (dois) anos, permitindo-se a recondução por igual período.

Art. 5º O Ouvidor se reportará aos juízes do Tribunal, à Corregedoria Regional Eleitoral, aos juízes eleitorais e a todas as unidades administrativas.

Parágrafo único. Os juízes e servidores do Tribunal devem auxiliar o Ouvidor, prestando-lhe, em caráter prioritário e emergencial, as informações pertinentes, bem como o assessoramento necessário para atendimento das demandas recebidas.

Art. 6º As informações, documentos e esclarecimentos solicitados pelo Ouvidor deverão ser encaminhados à Ouvidoria no prazo de 3 (três) dias úteis, permitida a prorrogação, por até igual período, desde que justificada.

Parágrafo único. Quando necessário, especialmente no período eleitoral, as unidades do Tribunal deverão responder, de imediato, aos questionamentos formulados pela Ouvidoria, observada a celeridade no atendimento direcionado ao público.

Art. 7º Na hipótese de descumprimento dos prazos fixados no artigo anterior, pelos servidores do Tribunal e juízes eleitorais, o Ouvidor, objetivando a apuração de responsabilidade, oficiará à sua Presidência ou à Corregedoria Regional Eleitoral, respectivamente.

CAPÍTULO III

DA ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO DA OUVIDORIA

Art. 8º Integram a estrutura administrativa da Ouvidoria Regional Eleitoral o Chefe da Seção da Ouvidoria e, no mínimo, 2 (dois) servidores do quadro do Tribunal.

§ 1º O ocupante da função de Chefe de Seção será designado pelo Presidente do Tribunal, por indicação do Ouvidor.

§ 2º Nas ausências e impedimentos legais, o Chefe da Seção da Ouvidoria será substituído por servidor em exercício na unidade.

CAPÍTULO IV

DAS ATRIBUIÇÕES

Art. 9º Incumbe ao Ouvidor Regional Eleitoral:

I - exercer a direção das atividades da Ouvidoria;

II - comunicar à Presidência do Tribunal e, quando for o caso, ao Corregedor Regional Eleitoral, fato relevante de que venha tomar conhecimento;

III - acolher as solicitações que lhe forem dirigidas e, quando necessário, submetê-las à apreciação do Presidente do Tribunal ou do Corregedor Regional Eleitoral, objetivando a busca de possíveis soluções para os problemas detectados;

IV - manifestar-se sobre a necessidade de mudanças nas normas e procedimentos da Justiça Eleitoral do Estado da Bahia, objetivando o aperfeiçoamento de seu desempenho;

V - realizar audiências públicas com segmentos da sociedade civil, sempre que necessário;

VI - manter intercâmbio e celebrar convênio com entidade pública ou privada que exerça atividades similares, com vistas à consecução dos seus objetivos;

VII - apresentar relatório trimestral, contendo o levantamento de dados estatísticos, ao Tribunal;

VIII - encaminhar relatório analítico anual à Presidência do Tribunal;

IX - expedir atos administrativos, consistentes em instruções, circulares, portarias, ofícios, despachos, certidões e atestados, no desenvolvimento regular de suas atividades;

X - propor, quando necessário, modificações neste Regulamento Interno ao Tribunal;

XI - exercer quaisquer outras atribuições, fixadas em lei, instruções e demais normas supletivas ou complementares.

Art. 10. Incumbe ao Chefe da Seção:

I - inserir em sistema eletrônico próprio o conteúdo e os dados essenciais das manifestações recebidas;

II - auxiliar o Ouvidor na análise das demandas e elaboração de expedientes sujeitos ao seu pronunciamento ou subscrição;

III - observar o cumprimento das metas e formular estratégias para a melhoria da qualidade dos serviços juntamente com o Ouvidor;

IV - acompanhar o atendimento dos pedidos formulados pelo Ouvidor e zelar pelo cumprimento das decisões por ele emanadas;

V - administrar a agenda do Ouvidor, para efeito de atendimento ao público, contatos internos e externos, viagens e outros compromissos funcionais;

VI - secretariar as reuniões e eventos promovidos pelo Ouvidor;

VII - cumprir e fazer cumprir as ordens e determinações do Ouvidor e do Tribunal;

VIII - preparar os atos administrativos internos;

IX - comunicar ao Ouvidor as irregularidades constatadas na execução dos serviços;

X - propor ao Ouvidor o encaminhamento de sugestões relativas à adoção de medidas administrativas necessárias à melhoria e racionalização das atividades desenvolvidas, visando ao aperfeiçoamento dos serviços;

XI - elaborar relatório trimestral, contendo o levantamento de dados estatísticos referentes à sua atuação, disponibilizando-o no portal do Tribunal;

XII - elaborar relatório analítico anual dos trabalhos desenvolvidos;

XIII - representar o Ouvidor em eventos, reuniões e atividades, quando designado;

XIV - redigir despachos, pareceres, correspondências e outros documentos, submetendo-os à consideração do Ouvidor;

XV - manter comunicação com autoridades e servidores da Justiça Eleitoral, em razão de determinação do Ouvidor, ou quando necessário ao regular andamento das atividades;

XVI - manter contato com ouvidorias dos demais Regionais, visando ao permanente intercâmbio de informações necessárias ao aprimoramento dos serviços;

XVII - homologar a frequência mensal dos servidores lotados na Ouvidoria.

Art. 11. Incumbe à Ouvidoria:

I - receber, examinar e encaminhar reclamações, denúncias, críticas, elogios, sugestões e pedidos de informações sobre as atividades desenvolvidas pela Justiça Eleitoral da Bahia;

II - esclarecer dúvidas e auxiliar os cidadãos acerca dos serviços prestados pela Justiça Eleitoral da Bahia, atuando na prevenção e na solução de conflitos;

III - encaminhar as demandas recebidas aos órgãos e unidades competentes;

IV - zelar para que as unidades responsáveis pela resposta às demandas cumpram os prazos fixados por este Regulamento;

V - comprometer-se com o demandante na busca da resposta à sua solicitação e com a possível resolução da questão;

VI - acompanhar as providências a serem tomadas e as soluções;

VII - responder ao cidadão, com objetividade e em linguagem que facilite a sua compreensão, prestando-lhe as informações acerca das providências adotadas, no prazo determinado neste Regulamento ou outro, fixado pelo Ouvidor;

VIII - garantir aos usuários dos serviços da Ouvidoria caráter de discrição e sigilo;

IX - zelar pelo acesso à informação ao cidadão, solicitando que as unidades disponibilizem, previamente, no portal da Internet/Intranet todos os dados de interesse público ou que envidem esforços na publicação, em tempo hábil, nos termos da lei de regência;

X - diligenciar para a apuração das reclamações acerca de deficiências na prestação dos serviços, abusos e erros cometidos por servidores e magistrados, ressalvada a competência da Corregedoria Regional Eleitoral;

XI - encaminhar às zonas responsáveis pela propaganda eleitoral, para fins de aplicação do poder de polícia, denúncias relativas à propaganda irregular;

XII - comunicar ao superior hierárquico do servidor eventual descumprimento no dever de responder às consultas da Ouvidoria nos prazos estabelecidos;

XIII - aferir o grau de satisfação do cidadão acerca dos serviços prestados pelo Tribunal, visando identificação de possíveis falhas e oportunidades de melhoria.

XIV - divulgar permanentemente o seu papel institucional à sociedade;

XV - planejar, junto com as demais unidades do Tribunal, eventos que objetivem a disseminação de conhecimentos e informações a respeito da Ouvidoria Eleitoral.

Art. 12. Aos demais servidores da Ouvidoria incumbe a execução dos trabalhos que lhes forem atribuídos por seu superior hierárquico, de acordo com as normas legais e regulamentares, observadas as especificações pertinentes às suas funções.

CAPÍTULO V

DOS PROCEDIMENTOS

Art. 13. A Ouvidoria disponibilizará ao público em geral os seguintes canais de comunicação:

I - formulário eletrônico disponível no portal do Tribunal;

II - atendimento telefônico;

III - e-mail;

IV - carta-resposta, disponível nos cartórios eleitorais e postos de atendimento do Tribunal;

V - atendimento pessoal, diretamente na Ouvidoria do Tribunal;

VI - correspondência via postal destinada à Ouvidoria do Tribunal;

VII - caixa-coletora, disponível no Edifício-sede do Tribunal.

§ 1º O Ouvidor poderá, a qualquer tempo, modificar e/ou ampliar os atuais canais de acesso do público, objetivando facilitar o contato do cidadão com a Ouvidoria.

§ 2º A comunicação de caráter confidencial, recebida por via postal, inclusive a carta-resposta, somente será aberta por servidor lotado na Ouvidoria.

Art. 14. Todos os expedientes formalmente encaminhados à Ouvidoria serão registrados em sistema informatizado próprio, recebendo numeração específica, para fins de controle.

Parágrafo único. Para fins de encaminhamento, o interessado será informado, preferencialmente por meio eletrônico, do número do registro conferido à respectiva solicitação na Ouvidoria.

Art. 15. As solicitações verbais, relativas a reclamações, denúncias, elogios, sugestões e críticas, serão reduzidas a termo pela Ouvidoria e inseridas no sistema informatizado próprio.

Parágrafo único. Não serão reduzidas a termo denúncias relativas a crimes eleitorais e, caso a demanda recebida pela Ouvidoria contenha indícios de crimes eleitorais, o demandante será orientado a encaminhar a solicitação diretamente aos órgãos competentes.

Art. 16. As demandas deverão conter a identificação do requerente e a especificação da informação pretendida.

Parágrafo único. Fica assegurado o sigilo de todas as solicitações recebidas pela Ouvidoria.

Art. 17. Não serão recebidas pela Ouvidoria:

I - solicitações sobre entendimentos e decisões proferidas pelo Tribunal, pela Corregedoria Regional Eleitoral e pelos juízes eleitorais;

II - notícia de fato que constitua crime;

III - reclamação, crítica ou denúncia anônimas;

IV - mensagem desrespeitosa, que contenha linguagem ofensiva ou grosseira.

§ 1º Não serão divulgados os dados pessoais dos demandantes.

§ 2º Caso o teor da demanda apresente elementos que possibilitem a identificação do demandante, será solicitada sua autorização para quebra do sigilo dos dados pessoais.

§ 3º Caso seja necessária a identificação do demandante no encaminhamento da demanda e o demandante não autorizar a quebra do sigilo, o expediente será arquivado e o demandante comunicado da decisão.

Art. 18. A solicitação desprovida de elementos mínimos, necessários ao seu processamento, será arquivada, comunicando-se ao demandante.

CAPÍTULO VI

DO SERVIÇO DE INFORMAÇÕES AO CIDADÃO

Art. 19. Incumbe à Ouvidoria as atribuições inerentes ao Serviço de Informações ao Cidadão (SIC), nos termos da legislação de regência.

Art. 20. O acesso às informações de interesse coletivo ou geral, bem como sua divulgação serão viabilizados mediante:

I - divulgação no Portal da Internet/Intranet;

II - disponibilização, às pessoas físicas e jurídicas, de meios para solicitar informações.

Art. 21. Incumbe à Ouvidoria, objetivando o acesso às informações públicas:

I - receber, registrar, controlar e responder o pedido de acesso a informações, preferencialmente por meio eletrônico;

II - atender e orientar o público quanto ao acesso às informações;

III - informar sobre documentos e processos em trâmite na Justiça Eleitoral da Bahia;

IV - diligenciar junto às unidades responsáveis pela disponibilização, no prazo de lei, de informações e solicitar a imediata atualização do Portal da Internet/Intranet, para que sejam inseridas informações de natureza pública e que sejam adotadas as providências necessárias, a fim de garantir a divulgação das informações mencionadas no inciso I do art. 20 deste regulamento, observadas as disposições da lei de regência.

Art. 22. O pedido de acesso a informações não disponíveis ao público será respondido pela Ouvidoria ou, na impossibilidade, encaminhado, por meio eletrônico, aos titulares das seguintes unidades:

I - Secretaria do Tribunal, quando as informações pretendidas estiverem relacionadas:

a) às secretarias, assessorias, coordenadorias, seções e comissões;

b) a mais de uma secretaria.

II - Corregedoria Regional Eleitoral, quando as informações pretendidas estiverem relacionadas às suas atividades;

III - Cartórios Eleitorais, quando as informações pretendidas estiverem relacionadas com a atuação de Zona Eleitoral.

Parágrafo único. No caso do inciso II o responsável pelo fornecimento das informações pretendidas será o Secretário da Corregedoria.

Art. 23. A unidade responsável pela produção ou custódia da informação deverá:

§ 1º verificar se possui a informação requerida, comunicando em 48 (quarenta e oito) horas à Ouvidoria, a contar do recebimento do pedido, se não a possuir;

§ 2º encaminhar a informação requerida à Ouvidoria, no prazo de 72 (setenta e duas) horas, a contar do recebimento do pedido;

§ 3º Caso verifique a necessidade de prazo superior ao mencionado no parágrafo anterior, a unidade deverá comunicar à Ouvidoria de imediato, mediante justificativa fundamentada, não podendo o prazo máximo para encaminhamento da informação ser superior a 15 (quinze) dias do recebimento do pedido.

§ 4º O prazo entre a data de registro do pedido de informações e de envio de resposta ao interessado pela Ouvidoria não poderá ser superior a 20 (vinte) dias.

§ 5º O prazo referido no parágrafo anterior poderá ser prorrogado por mais 10 (dez) dias, mediante justificativa, da qual será cientificado o demandante.

Art. 24. As unidades mencionadas no art. 22 deste Regulamento não deverão apresentar informações quando se tratar de:

I - informações a respeito de processos que tramitem em segredo de justiça;

II - informações pessoais, assim consideradas as que dizem respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais, nos termos da lei de regência;

III - pedidos genéricos, desproporcionais ou desarrazoados.

§ 1º Na hipótese de recebimento indevido de demanda, a unidade demandada deverá, caso tenha conhecimento, indicar o local onde se encontram as informações pertinentes;

§ 2º Na hipótese de remessa indevida de demanda à Ouvidoria, esta deverá reencaminhar à unidade competente, reabrindo-se o prazo definido no caput do art. 23 deste Regulamento.

§ 3º As razões do indeferimento do pedido de informações deverão ser encaminhadas ao requerente.

Art. 25. Os titulares das unidades são responsáveis pelas informações prestadas e, em caso de recusa, pelas justificativas apresentadas.

Art. 26. Indeferido o pedido de informações, poderá o interessado interpor recurso contra a decisão, no prazo de 10 (dez) dias, a contar da sua ciência.

Parágrafo único. O recurso será dirigido à chefia imediata do titular da unidade responsável pelas informações prestadas, que se manifestará no prazo de 5 (cinco) dias.

CAPÍTULO VII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 27. O Tribunal assegurará à Ouvidoria a estrutura administrativa permanente e adequada ao cumprimento de suas finalidades.

Art. 28. A Ouvidoria fica responsável pelo gerenciamento do sistema eletrônico de informações, com base de dados única, que permita o registro dos expedientes recebidos, os encaminhamentos realizados e o monitoramento dos procedimentos deles resultantes.

Art. 29. Todo o material informativo impresso, produzido com o objetivo de divulgar a atuação do Tribunal, no âmbito externo, deverá informar o contato para acesso à Ouvidoria.

Art. 30. O descumprimento das regras previstas neste Regulamento ensejará a adoção pelas unidades competentes das medidas administrativas cabíveis.

Art. 31. Os casos omissos serão dirimidos pelo Ouvidor Regional Eleitoral da Bahia.

Art. 32. Este Regulamento entra em vigor na data de sua publicação, revogadas a Resolução Administrativa nº 06/2010 e as demais disposições em contrário.

Sala das Sessões do TRE da Bahia, em 28 de novembro de 2016.

MÁRIO ALBERTO SIMÕES HIRS

Juiz-Presidente

JOSÉ EDIVALDO ROCHA ROTONDANO

Vice-Presidente

FÁBIO ALEXSANDRO COSTA BASTOS

Corregedor Regional Eleitoral

MARCELO JUNQUEIRA AYRES FILHO

Juiz

GUSTAVO MAZZEI PEREIRA

Juiz

PAULO ROBERTO LYRIO PIMENTA

Juiz

PATRÍCIA CERQUEIRA KERTZMAN SZPORER

Juíza

RUY NESTOR BASTOS MELLO

Procurador Regional Eleitoral