PORTARIA Nº 189, DE 12 DE MARÇO DE 2025

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 8º, inciso XXVII, da Resolução Administrativa TRE n.º 1/2017– Regimento Interno do Tribunal;

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Regulamentar o recebimento, o registro e a distribuição de documentos e correspondências destinados à Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia.

Art. 2º Os meios de comunicação oficiais para recebimento de documentos administrativos, destinados à Secretaria deste Regional, são:

I - protocolo digital do SEI TRE-BA;

II - e-mail da Seção de Protocolo e Expedição - SEPEX (protocolo@tre-ba.jus.br);

III - transportadora/Correios (Tribunal Regional Eleitoral da Bahia, 1ª Avenida do CAB, n.º 150, Salvador BA, CEP 41.745-901); e

IV - balcão de atendimento (durante o horário de atendimento ao público externo da Seção de Protocolo e Expedição - SEPEX, estabelecido em normativo específico).

Art. 3º O envio de documentos de natureza administrativa para o Tribunal Regional Eleitoral da Bahia deverá ser realizado, preferencialmente, por meio eletrônico.

CAPÍTULO II

DA RECEPÇÃO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

Art. 4º A recepção de documentos em suporte eletrônico pode ocorrer por meio de:

I - protocolo digital do SEI;

II - mensagem eletrônica (e-mail); e

III - mídias como pendrive, CD, DVD e similares.

Parágrafo Único. O envio de documentos eletrônicos administrativos, destinados à Secretaria do TRE-BA, deverá ser feito, preferencialmente, pelo Protocolo Digital do SEI TRE-BA.

Art. 5º O teor e a integridade dos documentos enviados são de responsabilidade da remetente ou do remetente.

Parágrafo Único. A remetente ou o remetente responderá por eventuais adulterações ou fraudes nos termos das legislações civil, penal e administrativa.

Art. 6º A integridade dos documentos poderá ser impugnada, desde que devidamente motivada e fundamentada.

Parágrafo único. No caso de impugnação, será instaurada diligência para a verificação do documento objeto da controvérsia.

Art. 7º A interessada ou o interessado deve conservar em papel os originais dos documentos digitalizados e enviados eletronicamente, até que decaia o direito da Administração de rever os atos praticados no processo administrativo.

Parágrafo único. Caso solicitado pela Administração, os documentos originais devem ser apresentados para qualquer tipo de conferência.

Art. 8º A recepção de documentos poderá ser recusada, desde que devidamente motivada. Eis alguns motivos de recusa da documentação:

I - documentos destinados a outros órgãos;

II - documentos destinados ao 1º grau (Cartórios Eleitorais);

III - solicitações de atribuição específica da Ouvidoria; e

IV - solicitações que sejam atendidas por sistemas eletrônicos específicos, regulamentado em norma interna, a exemplo de documentos judiciais que devem ser registrados no PJe. 

Art. 9º As empresas que apresentam contratação vigente com o TRE-BA devem encaminhar documentos, via SEPEX, obrigatoriamente, por meio do Protocolo Digital do SEI.

CAPÍTULO III

DO PROTOCOLO DIGITAL DO SEI TRE-BA

Art. 10 Informações sobre o cadastro e utilização do Protocolo Digital estão disponíveis no sítio do TRE-BA - Portal SEI (https://www.tre-ba.jus.br/institucional/portal-do-sei/portal-do-sei).

Art. 11 A documentação enviada pelo Protocolo Digital é automaticamente registrada no sistema SEI.

Art. 12 O sistema SEI fornece recibo eletrônico de protocolo com os seguintes dados:

I - número do procedimento administrativo correspondente;

II - lista dos documentos enviados com seus respectivos números;

III - data e horário do envio; e

IV - identificação da signatária ou do signatário.

Art. 13. Os documentos encaminhados pelo Protocolo Digital devem conter um documento principal, em formato PDF, com dados suficientes que permitam sua correta destinação, tais como:

I - nome da pessoa natural ou jurídica a que se referem;

II - pessoa ou unidade destinatária do documento; e

III - número do processo SEI TRE-BA de referência, se houver.

Art. 14 Os anexos ao documento principal deverão ser encaminhados como documentos complementares.

Parágrafo único. Os formatos e o tamanho máximo dos arquivos suportados pelo sistema serão informados no Portal SEI, em página própria do TRE-BA na Internet ou no módulo de Protocolo Digital.

Art. 15 No caso de insuficiência de informações, a interessada ou o interessado será contatada(o) eletronicamente para suprir a irregularidade, no prazo de 10 (dez) dias úteis, sob pena de, a critério da Administração, arquivar a solicitação.

Art. 16 Os documentos digitalizados encaminhados por meio de Protocolo Digital terão valor de cópia simples.

Art. 17 Os documentos nato-digitais em formato e tamanho incompatíveis com o SEI TRE-BA poderão ser apresentados na SEPEX, desde que o documento principal esteja dirigido à Secretaria deste Tribunal e devidamente assinado.

CAPÍTULO IV

DA MENSAGEM ELETRÔNICA

Art. 18 As solicitações encaminhadas para a Seção de Protocolo e Expedição do TRE-BA, por mensagem eletrônica (e-mail: protocolo@tre-ba.jus.br), devem apresentar dados suficientes que permitam sua correta destinação, tais como:

I - nome da pessoa natural ou jurídica a que se referem;

II - pessoa ou unidade destinatária do documento;

III - descrição da solicitação; e

IV - número do processo de referência, se houver.

§1º Solicitações que NÃO tratem de assunto de competência de unidades da Secretaria deste Regional, não serão registradas pela SEPEX.

§2º No caso de insuficiência de informações, a remetente ou o remetente será contatada(o) eletronicamente para suprir a irregularidade, sob pena de, a critério da Administração, arquivar a solicitação.

§3º O(s) documento(s) encaminhado(s), em anexo ao e-mail, deve(m):

I - estar em formato PDF pesquisável (Portable Document Format), preferencialmente;

II - apresentar extensão aceita pelo sistema SEI TRE-BA;

III - apresentar tamanho máximo em conformidade com normativo interno específico.

§4º Arquivos que excedam o limite de tamanho definido por este Regional devem ser particionados e encaminhados em quantos e-mails forem necessários, sendo primordial sinalizar a sequência de envio.

§5º O tamanho máximo dos arquivos e as extensões permitidas podem ser consultados junto à SEPEX.

Art. 19 A SEPEX poderá registrar o documento que não atenda ao disposto no caput do artigo anterior e em seu parágrafo primeiro, quando houver solicitação/autorização expressa de unidade deste Tribunal.

Art. 20 O conteúdo do documento encaminhado por correio eletrônico é de inteira responsabilidade da remetente ou do remetente.

Art. 21 A SEPEX deve responder a todos os e-mails recebidos em sua caixa de entrada, com informação de protocolização ou impossibilidade de registro.

§1º A remetente ou o remetente fica responsável por confirmar, junto à SEPEX, o recebimento do seu e-mail.

§2º Caso a remetente ou o remetente não receba nenhum e-mail de retorno do Protocolo, pode entrar em contato com a SEPEX para verificar a possibilidade do uso excepcional do canal institucional de mensagens instantâneas da unidade (WhatsApp Business).

Art. 22 A data de recebimento de documentação encaminhada, por mensagem eletrônica, será aquela constante no e-mail de resposta da Seção de Protocolo e Expedição, com informação da sua protocolização.

Art. 23 O documento encaminhado por e-mail para várias unidades da Secretaria, tendo o Protocolo Geral como um dos destinatários, deverá ser inserido no SEI, preferencialmente, pela SEPEX, tendo em vista a sua competência regimental.

CAPÍTULO V

DOS DOCUMENTOS EM MÍDIAS COMO PENDRIVE, CD, DVD E SIMILARES

Art. 24 O documento digital deverá ser submetido à verificação de software de antivírus utilizado pelo TRE-BA.

Parágrafo único. O processo de verificação que indique a presença de vírus implicará na impossibilidade do recebimento, ficando a cargo da interessada ou do interessado a correção do problema e reapresentação do documento.

Art. 25 A mídia entregue com documento digital deverá armazenar, exclusivamente, arquivo relacionado ao assunto pertinente ao processo eletrônico.

§1º A mídia que armazene conteúdo diverso ao objeto do processo poderá ser rejeitada, ainda que apresente conteúdo relacionado.

§2º O documento em suporte eletrônico deve apresentar extensão aceita pelo SEI TRE-BA.

Art. 26 Excepcionalmente, a mídia removível contendo documento que não puder ser inserido no SEI, por razões técnicas, será retida.

CAPÍTULO VI

DA RECEPÇÃO DE DOCUMENTOS EM SUPORTE PAPEL

Art. 27 As correspondências em meio físico, destinadas ao Tribunal Regional Eleitoral da Bahia serão recebidas pela Seção de Protocolo e Expedição.

Art. 28 As correspondências recebidas pela SEPEX serão abertas para conferência e processamento técnico, exceto:

I - as dirigidas às Zonas Eleitorais da Capital;

II - as de caráter particular;

III - as identificadas como: “SEGREDO DE JUSTIÇA”, “SIGILOSO”; “CONFIDENCIAL”, “PARTICULAR”, “PESSOAL”, ou outra similar;

IV- as endereçadas aos membros da Corte, salvo orientação formal, em sentido contrário, do respectivo gabinete; e

V- as que tratem de licitação, desde que perfeitamente identificáveis pela simples observação externa do envelope, tais como “concorrência”, “tomada de preços”, “convite”, “concurso”, “leilão”, “pregão”, “comissão de licitação”.

§1º Caso haja dúvida quanto ao destino da correspondência, esta poderá ser aberta para simples conferência.

§2º As correspondências destinadas às Zonas Eleitorais da Capital serão distribuídas, ainda lacradas, para as respectivas unidades.

§3º Considera-se correspondência particular aquela encaminhada às servidoras e aos servidores do Tribunal, que não especifique seu cargo e/ou não possua caráter institucional.

§4º As correspondências identificadas como particulares permanecerão fechadas e acauteladas na SEPEX pelo período de seis meses. Findo esse prazo, as correspondências serão descartadas pelo Setor competente.

§5º As correspondências particulares recebidas abertas ou adulteradas serão lacradas. Essa informação será registrada no envelope da correspondência.

§6º As correspondências particulares poderão ser retiradas, exclusivamente, pela destinatária ou pelo destinatário ou por pessoa por ela(e) devidamente autorizada(o).

§7º O Tribunal não se responsabilizará pelas correspondências particulares recebidas e não responderá por qualquer perda, extravio ou decurso de prazo.

Art. 29 As correspondências institucionais recebidas abertas ou adulteradas serão certificadas.

§1º A SEPEX fará constar no envelope a informação de correspondência aberta e/ou adulterada.

§2º Considera-se correspondência institucional aquela encaminhada ao Tribunal, aos seus juízes membros ou aos seus servidores, no exercício do cargo.

§3º A SEPEX será responsável por manter a confidencialidade dos dados constantes nas correspondências a que se refere o caput.

Art. 30 As correspondências encaminhadas a servidora e a servidor do Tribunal, sem indicativo de sigilo, reserva ou confidencialidade, que mencionem, no endereçamento, o cargo ou função exercida pela servidora ou por servidor, serão tratados como documentos institucionais.

Art. 31 Correspondências recebidas, endereçadas a pessoas que não exerçam atividade no Tribunal serão:

I – devolvidas, quando entregues pelos Correios/Transportadora;

II – devolvidas à portadora ou ao portador sem protocolização, quando entregues em mãos; e

III – devolvidas à remetente ou ao remetente, quando não for possível devolver à portadora ou ao portador.

Parágrafo único. Quando impossibilitada a entrega ou a restituição da correspondência, aplicar-se-á o quanto previsto no art. 28, parágrafo 4º, desta Portaria (descarte após seis meses por unidade competente).

Art. 32 As unidades do Tribunal poderão encaminhar, à SEPEX, documento ou correspondência, em meio físico, que demande protocolização.

Art. 33 Os documentos e correspondências de natureza administrativa serão registrados em sistema de documentos e processos próprios.

Art. 34 Os casos omissos serão submetidos à Diretoria-Geral deste Tribunal.

Art. 35 Fica revogada a Portaria nº 484, de 1º de dezembro de 2014.

Art. 36 Esta Portaria entrará em vigor na data da sua publicação.

 

Salvador, 12 de março de 2025.

 

Desembargador ABELARDO PAULO DA MATTA NETO

Presidente do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia