PORTARIA Nº 484, DE 1º DE DEZEMBRO DE 2014

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 8º, inciso XXVI, da Resolução Administrativa TRE n.º 02/2014 – Regimento Interno do Tribunal;

RESOLVE:

Art. 1º Regulamentar o recebimento, o registro e a distribuição de documentos e correspondências encaminhadas ao Tribunal Regional Eleitoral da Bahia.

Art. 2º Os documentos e correspondências que necessitem de acompanhamento do trâmite serão registrados em sistema de acompanhamento de documentos e processos.

§ 1º Verificada a existência de documento idêntico já registrado, a Seção de Protocolo fará constar o respectivo número no documento e encaminhará à unidade onde o processo original se encontrar, para a necessária juntada.

§ 2º Em se tratando de petição judicial, o documento receberá novo número de protocolo, ainda que haja registro, no sistema de acompanhamento de documentos e processos, de recepção de documento de teor idêntico, em momento anterior.

Art. 3º Os documentos e correspondências que não necessitem de acompanhamento do trâmite serão registrados em sistema específico, para controle e recuperação da informação pela Seção de Protocolo.

Parágrafo único. Os documentos em fotocópia ou sem assinatura receberão o mesmo tratamento especificado no caput, cabendo à unidade de destino manifestar-se formalmente sobre a necessidade de sua protocolização.

Art. 4º Todo documento deverá estar com suas folhas regularmente numeradas quando da sua protocolização.

Art. 5º Serão admitidas petições judiciais por fac-símile, observadas as seguintes condições:

I – o recebimento será permitido exclusivamente por meio dos equipamentos instalados na Seção de Protocolo;

II – atendimento às exigências das normas processuais;

III – assinatura do advogado da parte ou do interessado;

IV – a petição deverá ser precedida de folha de rosto especificando o destinatário, a data do documento, o assunto, o remetente cadastrado e o quantitativo de folhas que serão transmitidas;

V – tratando-se de petição intermediária ou recursal, será obrigatório inserir, ainda, na folha de rosto, as informações relativas aos autos: classe, número do processo ou número do protocolo.

Art. 6º O recebimento de documentos judiciais por fac-símile será efetivado no horário de funcionamento da Seção de Protocolo, observado o horário local.

§ 1º Quando a transmissão se iniciar durante o horário de funcionamento da Seção de Protocolo e terminar após esse horário, tal fato será certificado no verso da petição, e o documento protocolizado no dia útil subsequente.

§ 2º Para fins de atendimento de prazo processual, será considerado o horário do início da transmissão de petição, devidamente certificado no documento, desde que ela se complete sem interrupções.

§ 3º Havendo divergência entre data ou horário de recebimento neste Tribunal e a data ou horário registrado pelo aparelho do remetente na petição transmitida, o fato será certificado no próprio documento, prevalecendo o registrado pelo equipamento da Seção de Protocolo.

§ 4º Ao remetente, valerá como comprovante de transmissão, o relatório fornecido pelo aparelho de fac-símile expedidor, exclusivamente quanto ao endereçamento telefônico, quantitativo de páginas e eficácia do resultado.

Art. 7º O relatório emitido pelo equipamento receptor constitui prova de transmissão e recebimento, devendo ser anexado à petição recebida.

Art. 8º As ocorrências verificadas durante o recebimento da petição judicial por fac-símile serão certificadas no verso da última folha do documento, em carimbo próprio, em que constarão, também, a identificação e a assinatura do responsável pelo recebimento, o horário do término da transmissão e o número de folhas recebidas.

Parágrafo único. As petições judiciais, ainda que incompletas ou ilegíveis, serão protocolizadas e encaminhadas à unidade administrativa competente.

Art. 9º Os riscos de não obtenção de linha ou de conexão, ou defeito de transmissão ou de recepção ocorrerão à conta do remetente e não escusarão o cumprimento dos prazos legais, cabendo ao interessado certificar-se da regularidade da recepção.

Art. 10 A Coordenadoria de Gestão Documental, Informação e Memória manterá, no sítio do Tribunal, na rede mundial de computadores, o número do fac-símile, disponível para utilização dos usuários.

Art. 11. Documento administrativo recebido por fac-símile, diretamente em unidade administrativa, terá seu conteúdo analisado pelo respectivo titular e, caso seja verificada a necessidade de protocolização, será encaminhado à Seção de Protocolo.

Parágrafo único. Não serão protocolizadas folhas de fac-símile impressas em papel térmico, devendo a unidade administrativa providenciar, nesta hipótese, cópia do documento em papel A4 ou Ofício2, para os devidos fins.

Art. 12. As unidades administrativas e servidores da Justiça Eleitoral poderão encaminhar, para fins de protocolização, documentos como anexos de correio eletrônico diretamente para a Seção de Protocolo, observadas as seguintes condições:

I – o remetente deverá solicitar expressamente, no bojo da mensagem eletrônica, a protocolização do documento;

II – somente serão protocolizados documentos assinados pelo requerente e digitalizados em formato PDF (Portable Document Format);

III – a mensagem de correio eletrônico deverá ser encaminhada ao endereço da Seção de Protocolo, informado na intranet deste Tribunal. Parágrafo único. Não será admitido o recebimento de petições judiciais, encaminhadas por e-mail.

Art. 13. Titular de unidade administrativa encaminhará à Seção de Protocolo cópia impressa de documento ou correspondência, que demande protocolização, recebido por correio eletrônico de pessoa ou órgão externo à Justiça Eleitoral.

Art. 14. O conteúdo do documento encaminhado por correio eletrônico é de inteira responsabilidade do remetente.

Art. 15. Documentos sigilosos serão protocolizados em sistema de acompanhamento de documentos e processos e tramitarão nos termos da Resolução TSE n.º 23.326, de 19 de agosto de 2010, que dispõe sobre as diretrizes para tramitação de documentos e processos sigilosos no âmbito da Justiça Eleitoral.

Art. 16. O recebimento de Petição Eletrônica, pela Seção de Protocolo, ocorrerá na forma prevista em regulamentação específica.

Art. 17. Todas as correspondências enviadas ao Tribunal serão recebidas pela Seção de Protocolo.

Art. 18. Para os fins dessa Portaria, considera-se:

I – correspondência institucional – aquela encaminhada ao Tribunal, aos seus juízes membros ou aos seus servidores, no exercício do cargo;

II – correspondência particular – aquela encaminhada aos servidores do Tribunal, que não especifique seu cargo e/ou não possua caráter institucional.

Art. 19. As correspondências recebidas pelo Tribunal serão abertas pela Seção de Protocolo, para conferência e processamento técnico, exceto:

I – as de caráter particular;

II – aquelas cujo envelope exiba a informação “SEGREDO DE JUSTIÇA”, “CONFIDENCIAL”, “PARTICULAR”, “PESSOAL”, ou outra similar;

III – as que tratem de licitação, desde que perfeitamente identificáveis pela simples observação externa do envelope, tais como “concorrência”, “tomada de preços”, “convite”, “concurso”, “leilão”, “pregão”, “comissão de licitação”;

IV – as endereçadas aos membros da Corte, salvo orientação formal, em sentido contrário, do respectivo gabinete.

Parágrafo único. Caso haja dúvida quanto ao destino da correspondência, esta poderá ser aberta para simples conferência.

Art. 20. As correspondências institucionais recebidas abertas ou adulteradas serão certificadas antes de serem distribuídas à unidade de destino.

Art. 21. As correspondências identificadas como particulares permanecerão fechadas e acauteladas na Seção de Protocolo, pelo período de um ano, quando poderão ser retiradas, exclusivamente, pelo interessado.

§ 1º As correspondências particulares que chegarem com Aviso de Recebimento serão registradas, em sistema específico, para controle e recuperação da informação pela Seção de Protocolo.

§ 2º As correspondências particulares recebidas abertas ou adulteradas, serão lacradas e certificadas.

§ 3º Findo o prazo de que trata o caput, as correspondências particulares serão encaminhadas ao arquivo central da Secretaria do Tribunal, para descarte.

§ 4º O Tribunal não se responsabilizará pelas correspondências particulares recebidas e não responderá por qualquer perda, extravio ou decurso de prazo.

Art. 22. As correspondências recebidas que não possuam, no envelope, a indicação expressa de caráter particular e que, após abertas, para conferência e processamento técnico, sejam identificadas como tais, serão lacradas e certificadas.

Art. 23. As correspondências encaminhadas a servidor do Tribunal, sem indicativo de sigilo, reserva ou confidencialidade, que mencionem, no endereçamento, o cargo ou função exercida pelo servidor, serão tratados como documentos institucionais.

Parágrafo único. A Seção de Protocolo será responsável por manter a confidencialidade dos dados constantes nas correspondências a que se refere o caput.

Art. 24. Correspondências recebidas, endereçadas a pessoas que não exerçam atividade no Tribunal serão:

I – devolvidas, quando entregues pelos Correios;

II – inutilizadas, quando remetidas via fac-símile, e encaminhadas para o arquivo central da Secretaria do Tribunal, para descarte;

III – devolvidas ao portador sem protocolização, quando entregues em mãos;

IV – devolvidas ao remetente, quando não for possível devolver ao portador.

Parágrafo único. Quando impossibilitada a entrega ou a restituição da correspondência, aplicar-se-á o quanto previsto no art. 21, caput e parágrafo 3º, desta Portaria.

Art. 25. As correspondências remetidas por eleitor, com solicitação de informações, sugestões, questionamentos, reclamações, denúncias, críticas, elogios ou relato de fatos que envolvam a competência funcional das unidades do Tribunal, serão encaminhadas à Ouvidoria.

Art. 26. Para efeito desta Portaria, equipara-se à unidade administrativa, comissão ou servidor designado fiscal de contrato.

Art. 27. Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, ficando revogada a Portaria n.º 259, de 06 de maio de 2008, e artigos 1º e 2º, da Portaria n.º 61, de 02 de fevereiro de 2012.

Em 1º de dezembro de 2014

Des. LOURIVAL ALMEIDA TRINDADE

Presidente