PORTARIA Nº 487, DE 10 DE NOVEMBRO DE 2008

§ 1º Documento ou processo que não necessite de registro em sistema deverá ser recepcionado mediante aposição de data, hora e rubrica do servidor responsável pelo recebimento, sendo encaminhado à unidade de destino.

§ 2º Documento ou processo recebido diretamente pelas unidades terá seu conteúdo analisado pelo respectivo titular e, caso seja verificada a necessidade de protocolização, será remetido à Seção de Protocolo.

§ 3º Não será admitida a recepção de documentos em papel térmico, cabendo ao interessado extrair a respectiva fotocópia.

Art. 4º Ao receber documento ou processo, incumbe à Seção de Protocolo.

I   – conferir a numeração das folhas, caso se trate de autos de processo, anotando no termo de recebimento eventuais irregularidades;

II   – registrá-lo, quando for o caso, no sistema de acompanhamento de documentos e processos mediante anotação de data e horário de recebimento, parte interessada, assunto e breve resumo de seu conteúdo.

Art. 5º Verificada a existência de documento idêntico já registrado, a Seção de Protocolo fará constar o respectivo número no documento, encaminhando-o à unidade onde o processo original se encontrar, para a necessária juntada.

Parágrafo único. Em se tratando de petição judicial, o documento receberá novo número de protocolo, ainda que haja registro, no sistema de acompanhamento de documentos e processos, de recepção de documento de teor idêntico, em momento anterior.

Art. 6º Tratando-se de petição encaminhada por fac-símile ou meio eletrônico, deverão ser observadas as disposições previstas em norma interna específica.

Parágrafo único. Aplicar-se-á a norma prevista no caput deste artigo, no que couber, aos demais documentos encaminhados por fac-símile ou meio eletrônico.

Art. 7º Correspondência recebida pela Seção de Protocolo será aberta para fins de registro e posteriormente distribuída à unidade de destino.

§ 1º Correspondência endereçada às comissões constituídas no âmbito deste Tribunal, especialmente à Permanente de Licitação, e aos Pregoeiros, ou identificada como confidencial será entregue lacrada ao destinatário.

§ 2º Correspondência de caráter particular de servidor ativo, inativo ou empregado de empresa prestadora de serviço será objeto de regramento pelo Diretor-Geral da Secretaria do Tribunal.

CAPÍTULO II

Da Formação

SEÇÃO I

Da Capa

Art. 8º O processo deve ser constituído por capa contendo a procedência, o resumo do assunto, o número do seu registro, o nome das partes e advogados, se for o caso.

Art. 9º A aposição de capa nos processos competirá à unidade gestora do objeto do requerimento.

Parágrafo único. Os processos relativos à aquisição de bens e serviços deverão conter capa quando da sua protocolização.

Art. 10. A capa do processo deverá ser substituída quando seu estado vier a comprometer a integridade dos documentos, estando as unidades desobrigadas de receber o processo em tais condições.

Art. 11. Não receberá capa processo que:

I   – possua continência com processo preexistente;

II       – requeira, em razão de sua natureza, instrução simplificada consoante entendimento da unidade gestora;

Parágrafo único. Na hipótese prevista no inciso I deste artigo, dever-se-á juntar o processo recebido ao preexistente.

Art. 12. Apenas documento ou objeto, cujo suporte impossibilite sua inclusão no corpo do processo, poderá ser acostado na face interna da capa.

SEÇÃO II

Da Numeração

Art. 13. Todo documento deverá estar com suas folhas devidamente numeradas quando da sua protocolização, devendo as folhas posteriormente acrescentadas ser numeradas pelo servidor que as juntar.

Parágrafo único. Documento externo, recebido sem a devida numeração, deverá ser numerado pela unidade que primeiro o receber após o seu registro pela Seção de Protocolo.

Art. 14. A numeração, acompanhada da rubrica do responsável, deverá ser registrada no canto superior direito da folha.

§ 1º Capa e contracapa não deverão ser contadas nem numeradas.

§ 2º Fica vedada a numeração repetida de folhas, bem como a diferenciação das mesmas por meio de letras ou quaisquer outros artifícios.

Art. 15. Verificada alguma irregularidade na numeração, esta deverá ser sanada, podendo o processo ser devolvido ao remetente para proceder à correção.

§ 1º Em se tratando de providência urgente, a fim de não retardar a tramitação do processo, a devolução poderá ocorrer posteriormente, registrando-se a necessidade de correção.

§ 2º Registro incorreto deverá ser inutilizado com um traço, de modo a permitir sua identificação.

SEÇÃO III

Da abertura e Encerramento de Volumes

Art. 16. Cada volume dos autos de um processo não deverá conter mais de 250 (duzentos e cinqüenta) folhas, exceto quando o documento a ser juntado encerrar o processo.

Parágrafo único. Um mesmo documento não deverá ser fracionado, caso que ensejará a abertura de novo volume, ainda que o anterior não tenha alcançado o limite estabelecido no caput deste artigo.

Art. 17. Verificada a necessidade de abertura de novo volume, deverão ser lavrados termos de encerramento e de abertura nos respectivos volumes, que deverão ser numerados.

§ 1º A unidade responsável, no ato de abertura de novo volume, deverá registrá-lo no sistema de acompanhamento de documentos e processos.

§ 2º Após a lavratura de termo de encerramento, é vedada a juntada de qualquer documento ou despacho ao volume encerrado.

Art. 18. A capa de volume subseqüente deverá conter os mesmos dados da capa inaugural, além da indicação do volume em algarismo romano.

Art. 19. A numeração das folhas do novo volume deverá seguir a seqüência numérica do volume anterior.

SEÇÃO IV

Da Juntada e Desentranhamento de Documentos

Art. 20. A juntada deverá ser precedida de termo de juntada e, caso o documento juntado possua número de protocolo, registrada no sistema de acompanhamento de documentos e processos.

Art. 21. Documento de tamanho diminuto deverá ser colado em uma folha de papel em branco, permitindo a visualização do seu verso.

Parágrafo único. A folha deverá conter uma pequena descrição do documento.

Art. 22. O desentranhamento de documento somente ocorrerá por ordem da autoridade competente e será registrado mediante termo de desentranhamento, inserido após a última folha dos autos, considerada no momento do respectivo ato, recebendo numeração seqüencial.

Parágrafo único. Cópia da peça extraída deverá ser colocada no intervalo correspondente, salvo determinação em contrário, hipótese em que uma segunda via do termo de desentranhamento, com a numeração correspondente às folhas retiradas, será inserida no referido intervalo.

Art. 23. Tratando-se de processo arquivado, o desentranhamento será realizado pela unidade responsável pelo seu arquivamento.

Art. 24. A entrega de documento desentranhado ocorrerá mediante comprovante de recebimento acostado ao processo.

Art. 25. Verificada a retirada irregular de peça ou folha dos autos, o servidor que a constatou deverá comunicar o fato, imediatamente, ao superior hierárquico, para a adoção das medidas cabíveis.

SEÇÃO V

Da Juntada por Anexação e por Apensação e da Desapensação de Processos

Art. 26. A anexação será executada mediante despacho da autoridade competente, por meio de inserção do processo mais recente no mais antigo.

Parágrafo único. A anexação será precedida de termo de anexação, sendo remuneradas as folhas do processo anexado, observada a numeração seqüencial do processo mais antigo.

Art. 27. A apensação será executada mediante despacho da autoridade competente, precedida de termo de apensação inserido nos processos principal e apensado, mantida, individualmente, a numeração de cada processo, bem como de suas folhas.

Parágrafo único. A apensação não será realizada quando prejudicar o andamento do processo a ser apensado ou quando a juntada de cópia de suas peças for suficiente.

Art. 28. O processo será desapensado quando a tramitação conjunta não for mais necessária, conforme despacho da autoridade competente, com inserção de termo de desapensação nos processos principal e desapensado.

CAPÍTULO III

Da Instrução de Processos

Art. 29. Documento necessário à instrução do processo deverá ser juntado aos autos.

§ 1º Documento anexo à manifestação deverá sucedê-la.

§ 2º Documento apresentado em cópia será autenticado, quando necessário, por servidor no exercício de atividade afim, mediante cotejamento com o original e aposição da expressão “Confere com o original”, seguida de data, nome e assinatura.

Art. 30. O responsável pela instrução do processo deverá:

I – verificar numeração e seqüência dos documentos;

II   – buscar, quando necessário, as devidas orientações;

III     – manifestar-se unicamente acerca do assunto em exame, de maneira clara e concisa, eximindo-se, tanto quanto possível, de considerações subjetivas ou aleatórias;

IV    – adotar, preferencialmente, o uso de digitação;

V    – transcrever o conteúdo do dispositivo normativo citado em sua manifestação, quando for necessário ao seu entendimento;

VI    – instruí-lo de maneira a possibilitar sua rápida solução, não o retendo por prazo superior ao que for razoável, justificando, quando cabível e por escrito, a permanência do processo sob sua responsabilidade por tempo demasiadamente longo;

VII    – manter absoluta discrição sobre informações contidas nos documentos;

VIII      – dispensar adequado tratamento físico ao documento; observar cuidados de higiene no manuseio; fazer furos e dobras necessárias com simetria; utilizar material apropriado; evitar o uso de grampo metálico e de clipe; preservar informações já existentes ao apor novos elementos ao documento, tais como carimbos e etiquetas, evitando rasurar os documentos.

Art. 31. Quando houver referência à informação constante do processo, deverá ser indicada a folha correspondente à citação e, ainda, o número do processo apensado, quando for o caso.

Art. 32. Documento de caráter sigiloso deverá ser acondicionado em envelope com sua respectiva identificação.

CAPÍTULO IV

Da Tramitação de Documentos e Processos

Art. 33. A tramitação de processo e documento ocorrerá mediante despacho constante dos autos e registro no sistema de acompanhamento de documentos e processos, ou anotação em livro próprio quando não houver registro no referido sistema.

§ 1º O registro do envio de documento ou processo no sistema de acompanhamento de documentos e processos somente deverá ser efetuado no momento em que for movimentado fisicamente.

§ 2º O registro de recebimento de documento ou processo no sistema de acompanhamento de documentos e processos deverá ser feito tão logo o mesmo seja recebido fisicamente na unidade destinatária, tornando-a responsável por eventual extravio da documentação e por sua integridade física.

CAPÍTULO V

Dos Pedidos de Vista, Cópia e Certidão de Documentos e Processos

Art. 34. Pedido de vista ou de cópia de documento ou processo deverá ser dirigido à autoridade competente.

§ 1º É vedada a vista de processo fora da unidade que o detém.

§ 2º Havendo solicitação de cópia do processo, o requerente deverá arcar com as despesas decorrentes.

Art. 35. Pedido de vista ou de cópia não interrompe os prazos para a instrução e realização de atos do processo.

Art. 36. Pedido de certidão deverá ser encaminhado à autoridade competente.

Parágrafo único. A certidão deverá ser expedida no prazo de até 15 (quinze) dias, contados da data do recebimento do pedido, nos termos da Lei nº 9.051/95.

Art. 37. Somente as partes e os procuradores devidamente habilitados nos autos poderão ter vistas de processo sob segredo de justiça, em andamento ou arquivado.

CAPÍTULO VI

Do Arquivamento e Desarquivamento

Art. 38. Documento ou processo deverá ser arquivado, mediante despacho fundamentado, quando exaurida a sua finalidade ou o objeto da decisão se tornar impossível, inútil ou prejudicado por fato superveniente.

Parágrafo único. O motivo do arquivamento deverá ser informado no sistema de acompanhamento de documentos e processos.

Art. 39. O documento ou processo permanecerá arquivado na unidade e no arquivo intermediário, no mínimo, pelo prazo estabelecido na tabela de temporalidade deste Tribunal.

Art. 40. Documento localizado em arquivo corrente será gerenciado pela respectiva unidade, devendo a sua movimentação ser registrada no sistema de acompanhamento de documentos e processos.

Art. 41. Transferência de documento ou processo para o arquivo intermediário deverá ser procedida mediante termo de arquivamento.

Parágrafo único. As unidades administrativas poderão consultar documento durante o período de sua permanência no arquivo intermediário.

Art. 42. Documento ou processo que se encontre no arquivo intermediário somente será desarquivado, por solicitação de sua unidade gestora, quando for necessária a sua tramitação.

§ 1º A solicitação de desarquivamento de documento ou processo do arquivo intermediário será efetivada mediante registro no sistema de acompanhamento de documentos e processos.

§ 2º Tratando-se de documento ou processo não registrado no referido sistema, seu desarquivamento deverá ser solicitado formalmente.

§ 3º Nas hipóteses dos §§ 1º e 2º deste artigo, a solicitação deverá ser justificada e integrada ao documento ou processo que se pretende desarquivar.

§ 4º O desarquivamento será registrado no documento ou processo mediante termo de desarquivamento inserido após a última folha dos autos, considerada no momento do respectivo ato, recebendo numeração seqüencial.

CAPÍTULO VII

Da Reconstituição de Processos

Art. 43. O servidor que tomar conhecimento de desaparecimento ou extravio de processo comunicará o ocorrido à chefia imediata, que adotará as providências necessárias para dar ciência à Diretoria-Geral.

Parágrafo único. Caberá à Diretoria-Geral designar comissão especialmente constituída para a realização dos atos atinentes à reconstituição de processo desaparecido ou extraviado.

Art. 44. A comissão responsável pela reconstituição do processo deverá fazê-la a partir de consulta extraída do sistema de acompanhamento de documentos e processos.

§ 1º O processo reconstituído sob termo de reconstituição de processo receberá novo número de protocolo.

§ 2º Deverá constar no sistema de acompanhamento de documentos e processos, no registro do processo extraviado, a informação referente à sua reconstituição e respectivo número de protocolo.

Art. 45. Todo aquele que praticou ato no processo deverá ser notificado para que o ratifique no prazo de 30 (trinta) dias.

TÍTULO III

Das Disposições Finais

Art. 46. Os casos omissos e as dúvidas suscitadas serão resolvidos pelo Presidente do Tribunal.

Art. 47. Esta Portaria entrará em vigor na data de sua assinatura, devendo ser publicada no Boletim Interno e disponibilizada na intranet .

Salvador, em 10 de novembro de 2008.

Desª LÍCIA DE CASTRO L. CARVALHO

Presidente