PORTARIA Nº 4, DE 10 DE JANEIRO DE 2023

O DIRETOR-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA, no uso de suas atribuições legais, e

CONSIDERANDO os termos da Resolução CNJ n.º 347, de 13 de outubro de 2020, que dispõe sobre a Política de Governança das Contratações Públicas no Poder Judiciário;

CONSIDERANDO os termos da Resolução Administrativa TRE-BA n.º 3, de 11 de março de 2019, que instituiu a Política de Contratações, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia, e dá outras providências;

CONSIDERANDO a metodologia de Gestão de Riscos, a metodologia de Gestão de Processos e da Qualidade e as diretrizes de gestão estratégica no âmbito da Justiça Eleitoral da Bahia;

CONSIDERANDO a necessidade de sistematizar a elaboração, execução, monitoramento e avaliação do Planejamento de Contratações no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia (TRE-BA);

CONSIDERANDO a necessidade de constante aperfeiçoamento das ferramentas necessárias para o registro e gestão das informações de planejamento na área de contratações.

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre o Planejamento de Contratações no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia relativo ao exercício de 2023, com o objetivo de zelar pela contratação de bens /serviços necessários para melhor atendimento de demandas, observando os prazos necessários, o trâmite adequado, as especificações exigidas e o melhor custo-benefício, além de garantir o alinhamento com o planejamento estratégico institucional e com a proposta orçamentária.

Parágrafo único. Constitui anexo desta Portaria o documento que retrata o Planejamento de Contratações 2023, integrado pelo Plano Anual de Contratações 2023 (PLANCONT) e o Plano de Prorrogações 2023, aprovados pelo Comitê de Gestão de Orçamento e Aquisições (CGeOA).

Art. 2º O planejamento de contratações é elaborado com base na metodologia gerencial PDCA (Plan = Planejar, Do = Executar, Check = Checar/Monitorar, Act = Agir/Avaliar).

Art. 3º Para os fins desta norma entende-se por:

I - Planejamento de contratações: conjunto de ações que balizam a gestão de contratações no âmbito do TRE-BA, estruturado na metodologia PDCA, programadas no sentido de melhor atingir os objetivos indicados no art. 1º.

II - Plano Anual de Contratações: documento, elaborado com participação de representantes dos diversos setores do Tribunal, que materializa as contratações a serem realizadas no ano de referência.

CAPÍTULO II

DA FORMULAÇÃO

Art. 4º. A formulação do Planejamento de Contratações do TRE-BA é iniciada com o envio de orientações pela unidade de gestão de contratações às unidades demandantes de bens e serviços (áreas de negócio) para encaminhamento das demandas do Tribunal previstas para atendimento no ano subsequente, nos termos exigidos nos art. 19, 20 e 21 da Resolução Administrativa nº 3 /2019, tendo como resultado o documento anexo.

Art. 5º. Caberá ao CGeOA apreciar as alterações no Plano Anual de Contratações 2023 após as revisões de que trata o art. 9º desta Portaria, bem como acompanhar a devida publicação e ampla divulgação pela Coordenadoria de Gestão de Aquisições, Licitações e Contratos.

CAPÍTULO III

DA EXECUÇÃO

Art. 6º. Na fase de execução do Plano Anual de Contratações, caberá:

I - às unidades demandantes:

a) realizar Estudo Técnico Preliminar para avaliação da melhor forma de atendimento das demandas identificadas em suas unidades e, concluíndo o estudo pela viabilidade da contratação, iniciar, após a aprovação do planejamento, a sua execução, com estrita obediência às datas de deflagração dos processos de contratação e trâmites processuais ali previstos, no intuito de zelar pela execução e aderência ao Planejamento de Contratações do Tribunal;

b) promover, quando identificados, ajustes e/ou correções no detalhamento e planejamento das contratações de sua responsabilidade, seja por iniciativa própria ou por determinação do DiretorGeral;

c) gerir riscos das contratações sob sua responsabilidade, utilizando, para tanto, do formulário de gestão de riscos disponibilizado pela unidade de gestão de aquisições, licitações e contratos, em consonância com o art. 18 da Resolução Administrativa nº 3/2019 e com a norma que trata da realização do Estudo Técnico Preliminar.

II - à unidade de gestão de aquisições, licitações e contratos processar todas as solicitações de contratação efetivadas no PLANCONT, analisando os melhores meios para tal mister.

CAPÍTULO IV

DO MONITORAMENTO E CONTROLE

Art. 7º. Na fase de monitoramento e controle do Planejamento de Contratações, caberá:

I - às unidades demandantes e respectivas Secretarias e unidades superiores:

a) cumprir os prazos estipulados para suas contratações no cronograma do PLANCONT, bem como acompanhar a tramitação dos processos originados em suas unidades;

b) comunicar, tempestivamente, à Secretaria de Gestão Administrativa qualquer intercorrência que possa impactar o alcance dos objetivos individuais da contratação ou dos objetivos do Planejamento de Contratações do Tribunal;

II - à unidade de gestão de aquisições, licitações e contratos:

a) comunicar-se, tempestivamente, com as unidades demandantes e/ou com a Secretaria de Gestão Administrativa, relatando, dentre outras, as seguintes ocorrências:

i) manutenção ou necessidade de exclusão ou substituição de demandas previstas no Plano;

ii) necessidade de prorrogação de prazo, seleção de prioridades, substituição, inclusão de novas demandas e/ou exclusão de demandas já informadas;

iii) controle dos prazos para início e conclusão tempestiva da instrução processual das contratações, relacionando os eventuais descumprimentos do cronograma fixado no Plano Anual de Contratações, notadamente quanto aos prazos fixados para deflagração dos processos, para fins de comunicação ao Diretor-Geral;

iv) informes gerenciais para fins de análises de resultados da execução do PLANCONT.

b) gerir riscos relacionados ao processo de Planejamento Geral de Contratações, conforme Plano de Tratamento de Riscos (PTR) publicado.

III - à unidade de gestão de contratos auxiliar os gestores no controle dos prazos de vigência dos contratos passíveis ou não de prorrogação, alertando-os com a antecedência necessária, para fins de aditamento ou nova contratação, se for o caso.

Art. 8º. As ocorrências levantadas durante todo o monitoramento poderão ser comunicadas ao Conselho de Governança, a depender do caso.

Art. 9º. O monitoramento e o controle serão realizados também mediante revisões programadas do PLANCONT, conforme disposto no §2º do art. 19 da Resolução Administrativa n.º 3/2019, objetivando zelar pela execução e aderência do Planejamento de Contratações do Tribunal.

§1° Revisado o PLANCONT, a versão atualizada deverá ser publicada no sítio eletrônico do TREBA.

§2º As revisões terão como objetivo o levantamento de pendências, promoção de eventuais mudanças no cronograma e formalização de novas demandas ou de desistências.

CAPÍTULO V

DA AVALIAÇÃO FINAL

Art. 10. Ao final da execução do PLANCONT, a unidade de gestão de aquisições, licitações e contratos deverá apresentar à Secretaria de Gestão Administrativa Relatório Final de Avaliação, contendo, inclusive, lições aprendidas e sugestões de aprimoramento.

Art. 11. Caberá ao Diretor-Geral o envio do Relatório Final de Avaliação do Planejamento de Contratações do TRE-BA às Secretarias que gerem contratações para ciência das boas práticas, bem assim dos problemas identificados, e apresentação de ações corretivas a serem implementadas em seus planejamentos gerenciais de modo a corrigir rumos e/ou reforçar iniciativas positivas.

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 12. Dúvidas e casos omissos serão dirimidos pelo Diretor-Geral do Tribunal.

Art. 13. Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

Salvador, 10 de janeiro de 2023.

Raimundo de Campos Vieira

Diretor-Geral do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia

ANEXO

Planejamento de Contratações 2023.pdf