INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 8, DE 03 DE JULHO DE 2023

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA, no uso de suas atribuições regimentais,

CONSIDERANDO o disposto na Lei n.º 13.460, de 26 de junho de 2017, que dispõe sobre participação, proteção e defesa dos direitos do usuário de serviços públicos da administração pública, de que trata o §3º do art. 37 da Constituição Federal e dá outras providências;

CONSIDERANDO o disposto na Resolução Administrativa TRE-BA n.º 36, de 13 de dezembro de 2018, que regulamenta, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia, a Lei nº 13.460, de 26 de junho de 2017;

CONSIDERANDO o disposto na Resolução Administrativa TRE-BA nº 8, de 10 de maio de 2021, Regulamento Interno da Ouvidoria;

CONSIDERANDO o quanto estabelecido no Processo SEI nº 0020099-68.2021.6.05.8000;

CONSIDERANDO a importância de atuar tempestivamente na detecção, prevenção e correção dos riscos que impactam negativamente no alcance dos objetivos institucionais,

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Esta Instrução Normativa estabelece os critérios a serem considerados no tratamento de denúncias pela Ouvidoria do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia.

Art. 2º Para os fins desta norma, considera-se:

I - Denúncia: manifestação na qual são informadas ocorrências fraudadoras ou contrárias à lei, à ordem pública, ao código de ética ou ao regimento interno, regulamento ou estatuto;

II - Denunciante: pessoa física ou jurídica que denuncia às autoridades qualquer ilícito, irregularidade ou desvio ético;

III - FalaCidadão: plataforma única de recebimento de manifestações de Ouvidoria de usuários ou usuárias de serviços do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia e de pedidos de acesso à informação;

IV - Triagem: ação de identificar as manifestações tipificadas como denúncias na plataforma FalaCidadão e de definir a sua categorização;

V - Análise prévia: verificação das informações prestadas pelo denunciante ou pela denunciante, quanto a existência de indícios mínimos de plausibilidade que justifiquem o encaminhamento da denúncia e identificação das unidades responsáveis pela apuração;

VI - Encaminhamento: ato de remessa da denúncia às unidades responsáveis pela apuração;

VII - Resposta: comunicado da unidade responsável dirigido à Ouvidoria com relação ao resultado definitivo da apuração da denúncia no âmbito do Tribunal;

VIII - Resposta final: comunicado da Ouvidoria dirigido ao denunciante ou à denunciante com relação ao resultado definitivo da apuração da denúncia no âmbito do Tribunal;

IX - Tratamento: procedimento que compreende o fluxo dos atos praticados para a movimentação da denúncia, no âmbito da Ouvidoria, desde o seu registro pelo denunciante ou pela denunciante no sistema FalaCidadão até a resposta final;

X - Diligência: procedimento destinado à solução de situações apontadas nas denúncias ou para a produção de novos indícios que auxiliem o procedimento de apuração, podendo ser realizado de forma presencial;

XI - Apuração: procedimento técnico por meio do qual se levantam evidências para a comprovação dos elementos apresentados nas manifestações de denúncia;

XII - Materialidade: descrição detalhada dos fatos com a apresentação de evidências mínimas que possibilitem iniciar o processo de apuração; XIII - Objeto: assunto central da denúncia passível de ser apurado pelas áreas competentes.

Art. 3º As denúncias encaminhadas à Ouvidoria deverão conter a identificação do denunciante ou da denunciante e a descrição dos fatos.

Art. 4º A apresentação de denúncia anônima à Ouvidoria, quando o fato narrado não configurar evidente infração disciplinar ou ilícito penal, acarretará reclassificação da informação ou arquivamento, por falta de objeto.

CAPÍTULO II

CANAIS DE RECEBIMENTO DE DENÚNCIAS

Art. 5º As denúncias serão recebidas pela Ouvidoria por meio dos seguintes canais oficiais disponíveis aos cidadãos e às cidadãs:

I - Plataforma FalaCidadão: atendimento totalmente online, em que o próprio ou a própria denunciante, acessando o link http://falacidadao.tre-ba.jus.br, mediante cadastro de informações pessoais, registra por si sua denúncia, conforme a tipificação adequada, a qual será recebida, analisada e tratada pela Ouvidoria Regional Eleitoral;

II - Presencial: atendimento ofertado ao denunciante ou à denunciante que o demandar, no espaço físico da Ouvidoria, localizado na sede do Tribunal, de segunda-feira à quinta-feira, das 13h às 19h e às sextas-feiras, das 07h30min às 13h30min;

III - E-mail institucional: denunciante encaminha sua denúncia por meio do endereço eletrônico: ouvidoria@tre-ba.gov.br;

IV - Telefone institucional: denunciante encaminha sua denúncia por meio do tel: (71) 3373-9000;

V - Unidade de Protocolo: denunciante encaminha à Ouvidoria sua denúncia, via correios, ou diretamente por meio do protocolo, aos cuidados da Ouvidoria Regional Eleitoral.

§1º Nas hipóteses elencadas nos incisos II a V, as denúncias deverão ser registradas, pela Ouvidoria, no Sistema FalaCidadão.

§2º Caso a denúncia recebida pela Ouvidoria contenha indícios de irregularidades de natureza eleitoral, o denunciante ou a denunciante será orientado ou orientada a encaminhá-la diretamente aos órgãos competentes.

Art. 6º Denúncias recebidas por outras Unidades Administrativas do Tribunal, por outros meios não previstos como canais institucionais, deverão ser remetidas à Ouvidoria para serem registradas na plataforma FalaCidadão.

§1º As denúncias recebidas diretamente por membros da gestão e gerência superior deste Tribunal, deverão ser encaminhadas à Ouvidoria para que sejam efetivados registros na plataforma FalaCidadão.

§2º Caso a denúncia seja endereçada diretamente à unidade competente para apurá-la, a Ouvidoria deverá ser cientificada para os registros pertinentes.

CAPÍTULO III

PROTEÇÃO AOS DADOS DO DENUNCIANTE OU DA DENUNCIANTE

Art. 7º O denunciante ou a denunciante terá seus elementos de identificação preservados desde o recebimento da denúncia, nos termos do disposto no § 7º do art. 10 da Lei nº 13.460, de 26 de junho de 2017, sendo assim considerados o nome, endereço ou qualquer outro elemento que possa identificá-lo ou identificá-la.

§1º Caso a descrição do fato da denúncia contenha informações de identificação do denunciante ou da denunciante ou que permita a sua identificação, a Ouvidoria deverá providenciar a supressão de tais informações antes do encaminhamento para a área interna responsável pelo respectivo recebimento.

§2º Em sendo indispensável à apuração dos fatos relatados na denúncia, e mediante autorização prévia do denunciante ou da denunciante, a Ouvidoria poderá encaminhar as informações de sua identificação às unidades internas do órgão, que ficarão responsáveis por manter o sigilo.

§3º Caso seja necessária a identificação do denunciante ou da denunciante para o tratamento da denúncia e este ou esta não autorize a quebra do sigilo, o expediente será arquivado, sendo-lhes comunicada a decisão de arquivamento.

CAPÍTULO IV

TRATAMENTO DA DENÚNCIA

Seção I

Triagem e Análise Prévia

Art. 8º Todas as manifestações tipificadas como denúncia, no ato do seu registro na plataforma FalaCidadão, serão automaticamente direcionadas para a Ouvidoria, que procederá à triagem e análise prévia dos elementos na busca de indícios que possam maximizar as informações apresentadas, a fim de ser dado o melhor encaminhamento.

Art. 9º Caso a denúncia apresente também conteúdo relacionado à outra tipificação, diversa de denúncia, a Ouvidoria, observados os requisitos do sistema, deverá providenciar, caso necessário, o registro de uma nova manifestação na plataforma FalaCidadão, realizando o desmembramento dos dados e encaminhando-as às unidades competentes.

Art. 10 A Ouvidoria observará os critérios de autoria, materialidade, compreensão, capacidade de apuração, objeto e competência para realizar o devido encaminhamento das denúncias recebidas.

Art. 11 Sempre que as informações apresentadas forem insuficientes para a análise da denúncia, a Ouvidoria deverá solicitar ao denunciante ou à denunciante que apresente complementação em um prazo de 5 (cinco) dias corridos, sem a realização de encaminhamentos e de apresentação de resposta conclusiva.

Parágrafo único. Caso o denunciante ou a denunciante não apresente as informações complementares solicitadas, a denúncia será encerrada, sendo-lhe comunicada a decisão de encerramento.

Seção II

Aspectos Gerais do Encaminhamento

Art. 12 Sendo a denúncia considerada apta para apuração, a Ouvidoria deverá avaliar qual unidade técnica de apuração será a mais adequada, levando em consideração o teor da denúncia e o agente a quem foi imputada.

Art. 13 A denúncia será encaminhada à unidade apuradora por meio do sistema FalaCidadão, ressalvando-se os casos de impossibilidade em razão de falhas técnicas ocorridas.

Parágrafo único: Na impossibilidade de encaminhamento da denúncia pelo sistema FalaCidadão, a Ouvidoria a remeterá por meio de criação de processo no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, devendo, posteriormente, trasladar todo o conteúdo deste para aquele sistema, quando restabelecido, para fins de registros ou prosseguimentos.

Art. 14 A denúncia, após triagem e análise prévia, deverá ser encaminhada pela Ouvidoria às unidades de apuração de acordo com as seguintes regras: I - Denúncia, independente do seu objeto:

a) À Presidência, quando apresentada contra Desembargador ou Desembargadora Eleitoral;

b) À Corregedoria Regional Eleitoral, quando apresentada contra Presidente do Tribunal e Juiz ou Juíza Eleitoral;

c) Ao Gestor ou à Gestora do Contrato, quando apresentada contra Empresa Contratada e

d) À Secretaria de Gestão Administrativa (SGA), quando apresentada contra Licitante.

II - Denúncia de ato ilícito, infração administrativa ou ilícito penal, excetuando-se as de ato contrário a ética e as de assédio moral ou sexual:

a) À Presidência, quando apresentada contra Servidor Efetivo ou Servidora Efetiva, inclusive Chefe de Cartório;

b) À Corregedoria Regional Eleitoral, quando apresentada contra Servidor Requisitado ou Servidora Requisitada e Oficial ou Oficiala de Justiça; e

c) À Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP), quando apresentada contra Estagiário ou Estagiária.

III - Denúncia de ato contrário à ética:

a) À Comissão Permanente de Ética (CPE), quando apresentada contra Servidor Efetivo ou Servidora Efetiva, Servidor Requisitado ou Servidora Requisitada, Oficial ou Oficiala de Justiça e Estagiário ou Estagiária e

b) À Presidência, quando apresentada contra Diretor-Geral ou Diretora-Geral e Secretário ou Secretária.

IV - Denúncia de assédio moral ou sexual:

a) À Comissão de Prevenção e Enfrentamento do Assédio Moral e Sexual (CPEAMS), quando apresentada contra Servidor Efetivo ou Servidora Efetiva, Servidor Requisitado ou Servidora Requisitada, Oficial ou Oficiala de Justiça e Estagiário ou Estagiária e

b) À Presidência, quando apresentada contra Diretor-Geral ou Diretora-Geral e Secretário ou Secretária.

Art. 15 As unidades de apuração também poderão solicitar informações complementares ao denunciante ou à denunciante.

Parágrafo único. Caso o denunciante ou a denunciante não apresente as informações essenciais para a apuração, em até 5 (cinco) dias corridos, a denúncia poderá ser encerrada, sendo-lhe comunicada a decisão de encerramento. Seção III Monitoramento da Resposta e Conclusão

Art. 16 As unidades de apuração, deverão apresentar respostas à Ouvidoria sobre as denúncias por meio do sistema FalaCidadão, independentemente de utilizarem o Sistema Eletrônico de Informações - SEI na tramitação interna dos seus respectivos processos administrativos de apuração.

Art. 17 As unidades de apuração deverão apresentar resposta à Ouvidoria com relação as providências adotadas, no prazo de 15 (quinze) dias, contados do respectivo recebimento eletrônico da denúncia, prorrogáveis por igual período, uma única vez, desde que justificado.

Art. 18 Na elaboração das respostas, as unidades de apuração deverão ponderar sobre a inclusão de informações e dados pessoais, em vista da publicidade, restrição ou sigilosidade estabelecidas pelas Leis nºs 13.709, de 26 de junho de 2017, e 12.527, de 18 de novembro de 2011.

Art. 19 Todas as respostas das denúncias serão analisadas pela Ouvidoria, que poderá solicitar informações complementares aos órgãos apuratórios, quando forem ambíguas, incompletas ou contraditórias.

Art. 20 Caso a apuração seja realizada em um prazo superior ao previsto no art. 17 desta norma, a unidade apuradora deverá apresentar resposta parcial, informando os procedimentos e as medidas preliminares já adotadas, bem como informando o prazo para conclusão do feito. Parágrafo único. Concluída a apuração, a resposta deverá ser registrada na plataforma FalaCidadão, a qual deverá ser encaminhada pela Ouvidoria ao denunciante ou à denunciante.

Art. 21. A Ouvidoria deverá encaminhar resposta final ao denunciante ou à denunciante, no prazo de 20 dias, contados do registro eletrônico da denúncia, prorrogável de forma justificada uma única vez e por igual período.

§1º A resposta final deverá ser encaminhada por meio da plataforma FalaCidadão, ressalvando-se os casos de impossibilidade em razão de falhas técnicas ocorridas.

§2º Na impossibilidade de encaminhamento da resposta final pela plataforma FalaCidadão, a Ouvidoria deverá encaminhá-la via e-mail.

Art. 22 A resposta final deverá ser formulada em linguagem compreensível ao cidadão ou à cidadã comum e deverá informar, no mínimo, o resultado da análise prévia, a unidade de apuração para a qual a denúncia foi encaminhada, as providências até então adotadas e os meios pelos quais o denunciante ou a denunciante poderá, se cabível, acompanhar a apuração.

Art. 23 Na elaboração da resposta final, a Ouvidoria deverá observar o disposto no art. 18 desta norma.

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 24 As dúvidas de interpretação e as eventuais omissões acerca da aplicação desta norma deverão ser dirimidas pela Ouvidoria.

Art. 25 Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

Salvador, 3 de julho de 2023.

Desembargador ROBERTO MAYNARD FRANK

Presidente do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia