INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 1, DE 10 DE JANEIRO DE 2023

O DIRETOR-GERAL DA SECRETARIA DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo inciso II, do art. 143, da Resolução Administrativa nº 26, de 9 de setembro de 2022 (Regulamento Interno da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia - TRE-BA),

CONSIDERANDO a Resolução Administrativa TRE-BA nº 33/2019, que dispõe sobre o Sistema de Governança e Gestão do TRE-BA e dá outras providências;

CONSIDERANDO a Resolução Administrativa TRE-BA nº 03/2019, que institui a Política de Contratações, no âmbito do TRE-BA e dá outras providências;

CONSIDERANDO a Resolução CNJ nº 347/2020, que dispõe sobre a Política de Governança das Contratações Públicas no Poder Judiciário;

CONSIDERANDO a Resolução TSE nº 23.702/2022, que dispõe sobre a Política de Governança das contratações na Justiça Eleitoral;

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021 - Lei de Licitações e Contratos;

CONSIDERANDO as boas práticas de governança e gestão de aquisições e as orientações contidas no Acórdão TCU nº 2.622/2015 - Plenário;

CONSIDERANDO a Instrução Normativa do Ministério da Economia nº 5/2017, que dispõe sobre as regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o regime de execução indireta, no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional;

CONSIDERANDO a Instrução Normativa SEGES, do Ministério da Economia nº 58/2022, que dispõe sobre a elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares - ETP, para a aquisição de bens e a contratação de serviços e obras, no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, e sobre o Sistema ETP digital;

CONSIDERANDO, ainda, as diretrizes emanadas do Guia Nacional de Contratações Sustentáveis da Advocacia-Geral da União - AGU, ora adotado neste Tribunal, a serem observadas para a concretização de contratações sustentáveis, e que integram considerações socioambientais em todas as suas fases, com o objetivo de reduzir impactos negativos sobre o meio ambiente e, via de consequência, aos direitos humanos;

CONSIDERANDO, por fim, a necessidade de padronizar procedimentos e rotinas relativas ao planejamento das contratações e de instituir medidas que garantam maior eficiência dos processos, e que assegurem a celeridade da tramitação e a gestão de riscos ao menor custo processual e, em última análise, a racionalização do gasto público;

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Esta Instrução Normativa dispõe sobre a realização de Estudo Técnico Preliminar - ETP para a contratação de bens, serviços e obra de engenharia, no âmbito deste Tribunal.

§ 1º Para os efeitos desta Instrução Normativa, considera-se ETP o documento constitutivo da primeira etapa do planejamento de uma contratação, o qual caracteriza determinada necessidade, descreve as análises realizadas em termos de requisitos, alternativas, escolhas e resultados pretendidos, dando base à elaboração do termo de referência ou projeto básico, caso se conclua pela viabilidade técnica, econômica e ambiental da contratação.

§ 2º O ETP deverá estar alinhado com o Plano Anual de Contratações - PLANCONT e com o Plano Diretor de Logística Sustentável - PLS, observando-se as diretrizes emanadas de guia de contratações sustentáveis adotado pelo Tribunal, além de outros instrumentos de planejamento da Administração.

Art. 2º Para a realização do Estudo Técnico Preliminar deverão ser observados o disposto na presente Instrução Normativa e os modelos de artefatos, de uso obrigatório, disponibilizados pela Secretaria de Gestão Administrativa - SGA, por intermédio de sua Coordenadoria de Gestão de Aquisições, Licitações e Contratos - COGELIC.

§ 1º Os modelos de artefatos disponibilizados para consolidação das informações levantadas durante o Estudo Técnico Preliminar baseiam-se em disposições legais cuja observância é obrigatória e em recomendações dos órgãos de controle interno e externo, ficando vedada a modificação, salvo para acréscimo de informação essencial ao planejamento.

§ 2º No caso de contratação de obras e serviços de engenharia, o ETP será realizado de acordo com esta Instrução Normativa, exceto quando lei ou regulamentação específica dispuser de forma diversa.

§ 3º O Estudo Técnico Preliminar realizado para a contratação de Soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação - STIC deverá observar as orientações que constam de manual próprio deste Tribunal.

Art. 3º Em observância ao princípio da transparência que rege as contratações públicas, após aprovação o ETP será publicado por unidade da COGELIC no sítio deste Tribunal na internet.

CAPÍTULO II

DO PROCESSO DE PLANEJAMENTO E DA REALIZAÇÃO DO ETP

Art. 4º Será obrigatória a realização do ETP em caso de procedimento licitatório e de contratação direta, sendo dispensada apenas nas seguintes hipóteses:

I - contratação de profissional do setor artístico, diretamente ou por meio de empresário exclusivo, desde que consagrado pela crítica especializada ou pela opinião pública;

II - contratação de treinamento e aperfeiçoamento de pessoal, consistente em serviços técnicos especializados de natureza predominantemente intelectual com profissionais ou empresas de notória especialização; III - contratação de objetos que devam ou possam ser contratados por meio de credenciamento;

IV - locação de imóvel, salvo se sob medida (built to suit);

V - nos casos de emergência ou de calamidade pública, quando caracterizada urgência de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízo ou comprometer a continuidade dos serviços públicos ou a segurança de pessoas, obras, serviços, equipamentos e outros bens, públicos ou particulares;

VI - contratação de remanescente de obra, de serviço ou de fornecimento em consequência de rescisão contratual, observado o disposto no art. 90, da Lei nº 14.133/2021.

VII - contratação que mantenha todas as condições definidas em edital de licitação realizada há menos de 1 (um) ano, quando não surgirem licitantes interessados ou não forem apresentadas propostas válidas, ou quando as propostas apresentadas consignaram preços manifestamente superiores aos praticados no mercado ou incompatíveis com os fixados pelos órgãos oficiais competentes, consoante previsto no art. 75, inciso III, da Lei nº 14.133/2021.

Parágrafo único. Fica dispensada a realização do ETP por ocasião das prorrogações dos contratos de serviços e fornecimentos contínuos.

Art. 5º O Estudo Técnico Preliminar deverá ser elaborado observando-se os seguintes modelos de artefatos:

I - ETP Simplificado - ETPS: no planejamento de contratação de objetos de baixa complexidade, assim enquadradas as aquisições de bens para entrega imediata, parcelada ou mediante Sistema de Registro de Preços, com ou sem garantia contratual; assinaturas de periódicos e de ferramentas de consulta online; serviços simples (inclusive locação de bens móveis), com ou sem obrigações futuras, desde que não contínuos e sem cessão de mão de obra.

II - ETP Completo - ETPC: no planejamento de contratação de objetos de média complexidade, assim consideradas as contratações de serviços contínuos, sem cessão de mão de obra (inclusive locação de bens móveis); concessões onerosas de uso de espaço, e nos de alta complexidade, assim classificados os serviços de execução indireta com dedicação exclusiva de mão de obra e as obras e serviços de engenharia.

§1º Juntamente com o ETP será elaborado o Plano de Tratamento de Riscos, com base em modelo disponibilizado pela Secretaria de Gestão Administrativa.

§2º Compete ao titular da unidade demandante e à Equipe de Planejamento da contratação, conforme o caso, a responsabilidade pelo gerenciamento de riscos inerentes ao planejamento.

Art. 6º O ETP Simplificado será elaborado por servidores integrantes da unidade demandante da contratação, juntamente com seu titular, e aprovado pela respectiva Secretaria no próprio processo de contratação, ficando dispensada, neste caso, a elaboração do Documento de Oficialização da Demanda - DOD.

Art. 7º O ETP Completo será elaborado por Equipe de Planejamento formalmente designada, composta pelos integrantes demandante, técnico e administrativo, assim definidos:

I - Integrante demandante: representante da unidade demandante, responsável pela definição dos aspectos funcionais da solução, assim considerados o conjunto de requisitos e funcionalidades relevantes, vinculados aos objetivos de negócio e ligados diretamente às reais necessidades dos usuários finais; os de ordem legal, social e ambiental que definem as normas com as quais a solução deve estar em conformidade; e, quando necessário, os de habilitação jurídica e qualificação técnica atinentes ao objeto. Incumbe, ainda, ao integrante demandante, realizar pesquisa de preços e elaborar a estimativa preliminar de custeio, a fim de avaliar a compatibilidade com o orçamento existente e nortear futuro enquadramento legal da contratação.

II - Integrante técnico: responsável por definir os aspectos técnicos da solução, requisitos necessários para garantir o pleno atendimento das funcionalidades requeridas pela área demandante, tais como especificações técnicas, de implementação e continuidade da solução em caso de falhas, de desempenho e de qualidade.

III - Integrante administrativo: responsável por definir os aspectos administrativos da contratação, tais como natureza (compra, serviço ou obra), critério de julgamento, parcelamento do objeto, prazos e formas de recebimento, pagamento e sanções, podendo auxiliar o integrante demandante na pesquisa de preços realizada para definição da estimativa preliminar de custeio.

§ 1º Nesse caso, o processo de planejamento será iniciado por meio do DOD, o qual será remetido à Secretaria ou unidade hierárquica superior para nomeação da equipe, observado o prazo previsto no PLANCONT.

§ 2º No DOD serão indicados os integrantes da Equipe de Planejamento, observado o disposto nos incisos I, II e III deste artigo, preferencialmente dentre os servidores da própria unidade demandante.

§ 3º Os papéis de integrante demandante e de técnico poderão ser exercidos pelo mesmo servidor, desde que, no exercício dessas atribuições, detenha conhecimento técnico-operacional sobre o objeto demandado.

§ 4º Caso o estudo requeira a participação de integrante técnico de unidade específica deste Tribunal, deverá ser solicitada indicação a sua Secretaria ou unidade hierárquica superior, antes da elaboração do DOD e da nomeação da Equipe de Planejamento.

§ 5º Havendo necessidade de ajustar o DOD, a unidade gestora deverá ser diligenciada para a devida adequação do documento.

§ 6º Incumbe à Secretaria ou unidade hierárquica superior da unidade demandante, subsidiada pelo Gabinete, a apreciação do DOD quanto à previsão da demanda no PLANCONT e à tempestividade do encaminhamento.

§ 7º Nomeada a equipe, o processo será enviado à unidade gestora da contratação para início dos estudos.

§ 8º Uma vez concluído, o Estudo Técnico Preliminar deverá ser submetido à Secretaria ou unidade hierárquica superior para apreciação no prazo previsto no PLANCONT.

§ 9º Aprovado o ETP a unidade demandante iniciará o processo de contratação observando o cronograma do PLANCONT e o disposto no art. 9º. § 10 Em caso de desaprovação, o processo retornará para ajustes, com indicação dos requisitos a serem cumpridos.

Art. 8º Quando houver a possibilidade de compra ou de locação de bens, o Estudo Técnico Preliminar deverá considerar os custos e os benefícios de cada opção, com indicação da alternativa mais vantajosa.

CAPÍTULO III

DO PROCESSO DE CONTRATAÇÃO

Art. 9º Aprovado o ETP, a unidade demandante, observado o prazo estabelecido no PLANCONT, deflagrará o processo de contratação, a ser enviado à COGELIC para a devida análise e instrução, contendo, na seguinte ordem:

I - Termo de Abertura do Processo - TAP;

II - ETP Simplificado ou Completo, conforme o caso;

III - Termo de referência/projeto básico.

§ 1º Deverão ser indicados no TAP o fiscal titular e o substituto ou, se for o caso, os integrantes da Equipe de Gestão do contrato, a ser composta, preferencialmente, pelos integrantes da Equipe de Planejamento.

§ 2º Os documentos constantes dos incisos I, II e III serão inseridos no processo mediante arquivo originado no SEI e assinados eletronicamente, devendo o TR ser incluído também em formato editável (.doc), a fim de possibilitar sua inserção na minuta do edital ou do contrato, conforme o caso.

§ 3º Imagens, gravuras, gráficos e outros caracteres que não sejam passíveis de reprodução em documento do SEI, deverão constar de anexo do TR, a ser incluído em separado no processo eletrônico, em formato editável (.doc), dispensando-se, nesse caso, a sua assinatura.

CAPÍTULO IV

DAS CONTRATAÇÕES NÃO PREVISTAS NO PLANCONT

Art. 10 Excepcionalmente poderão ser incluídas demandas não previstas no PLANCONT, desde que, realizado o ETP, este conclua pela viabilidade da contratação.

§ 1º Nesse caso, o processo de contratação será submetido ao Comitê Gestor de Orçamento e Aquisições - CGeOA, com justificativa fundamentada quanto a não inclusão no momento oportuno, para apreciação em conjunto com o(a) Diretor(a)-Geral. § 2º Autorizada a inclusão, o processo será enviado à COGELIC para registro no PLANCONT e instrução; caso contrário, os autos serão devolvidos à unidade solicitante para arquivamento.

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 11 O termo de referência/projeto básico, produto do ETP, deverá ser elaborado em conformidade com os modelos disponibilizados pela Secretaria de Gestão Administrativa, aprovados previamente pela Assessoria Jurídica de Licitações e Contratos.

Parágrafo único. Caberá à unidade demandante ou, quando for o caso, à Equipe de Planejamento, analisar as recomendações das áreas jurídica e de licitações e contratos, promover as adequações necessárias e justificar quando essas não forem acatadas.

Art. 12 Se durante a instrução do processo de contratação se verificar a inviabilidade da solução ou a necessidade de solução diversa, os autos serão devolvidos à unidade demandante para:

I - revisão do ETP, com a devida adequação do termo de referência/projeto básico, caso persista a necessidade da contratação.

II - arquivamento do processo, em caso de desistência da contratação devidamente justificada, com prévio envio à COGELIC para anotações no PLANCONT.

Art. 13. O acompanhamento e o controle dos prazos fixados no PLANCONT e da tramitação dos processos serão realizados pelas Secretarias, apoiadas pelos Gabinetes, pelos titulares das unidades demandante e gestora das contratações e, ainda, pela COGELIC.

§ 1º A COGELIC encaminhará relatório mensal à SGA sobre a execução do PLANCONT.

§ 2º A SGA realizará reuniões com as unidades envolvidas para controle da execução do PLANCONT, podendo submeter os casos críticos à consideração do Diretor-Geral e ao Presidente do Conselho de Governança.

Art. 14 As disposições desta Instrução Normativa serão aplicadas sem prejuízo da observância das normas específicas referentes à matéria.

Art. 15 Os casos omissos serão dirimidos pelo(a) Diretor(a)-Geral.

Art. 16. A presente Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação e revoga, a partir de 1º de abril de 2023, a IN nº 1, de 18 de fevereiro de 2021, da Diretoria-Geral.

Salvador - BA, 10 de janeiro de 2023.

RAIMUNDO DE CAMPOS VIEIRA

Diretor-Geral