INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 2, DE 19 DE AGOSTO DE 2021-DG

O DIRETOR-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA BAHIA, com fundamento nas atribuições que lhe são conferidas no art. 123, da Resolução Administrativa nº 4, de 12 de abril de 2021 , bem como na Portaria TRE-BA nº 150, de 27 de abril de 2020 , e no que consta do Processo SEI nº 0139958-15.2020.6.05.8000,

RESOLVE:

Art. 1º Regulamentar, nos termos da Portaria TRE-BA nº 150, de 27 de abril de 2020 , a utilização do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, no âmbito da Justiça Eleitoral da Bahia.

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 2º Para os efeitos desta Instrução Normativa considera-se:

I   - anexação de processos: união definitiva de um ou mais processos a um outro processo, considerado principal;

II  - arquivamento: momento em que se transferem dados e informações do ambiente operacional para o arquivo central em função da cessação da tramitação do processo em que estão inseridos;

III - assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, com vistas a firmar documentos por meio de:

a)     certificado digital: forma de identificação do usuário emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil);

b)   usuário e senha: forma de identificação do usuário, mediante prévio cadastramento de acesso;

IV  - autenticação: processo pelo qual se confere autenticidade a documento, independentemente de sua forma;

V   - autenticidade: qualidade de um documento que preenche as formalidades necessárias para que se reconheça sua proveniência;

VI  - autuação: ato de reunir e ordenar os documentos, visando à formação de processo;

VII  - base de conhecimento: funcionalidade do SEI destinada à inserção de orientações, definições e exigências necessárias para a correta instrução de um ou mais tipos de processos;

VIII - cadastramento de acesso: cadastro de usuários para a utilização do SEI;

IX  - captura para o SEI: conjunto de operações que visam ao registro, à classificação, à atribuição de informações estruturadas e codificadas que descrevam e permitam gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo e à anexação de documento arquivístico digital no SEI;

X  - código CRC ( Cyclic Redundancy Check ): código que garante a autenticidade de um documento assinado eletronicamente no SEI, constante em sua declaração de autenticidade;

XI  - concluir processo: funcionalidade que permite fechar o processo na unidade, quando não há mais nenhuma ação a ser tomada. O processo desaparecerá da tela do Controle de Processos, mas poderá ser recuperado na Pesquisa;

XII  - cópia: resultado da reprodução de um documento original;

XIII   - credencial de acesso: permissão dada a usuário para atuar em processos categorizados como sigilosos no SEI;

XIV   - detentor do processo eletrônico: unidade(s) onde o processo está aberto e passível de inserção de novos documentos;

XV   - digitalização: processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado;

XVI   - documento arquivístico: documento produzido e recebido por pessoa ou instituição, em decorrência do exercício de suas funções e atividades, com informação suscetível de ser utilizada em consulta, estudo, prova e pesquisa, independentemente de seu suporte ou natureza;

XVII  - documento digitalizado: documento eletrônico obtido a partir da conversão de um documento originalmente físico, que gere uma ¿el representação em código digital;

XVIII - documento nato-digital: documento produzido originariamente em meio eletrônico;

XIX - documento interno: são aqueles gerados no editor de textos do SEI;

XX   - documento externo: documento digital não produzido diretamente no editor de texto do SEI, independentemente de ser nato-digital ou digitalizado e de ter sido produzido na Secretaria do Tribunal ou nas zonas eleitorais ou por elas recebido;

XXI  - documento preparatório: documento formal utilizado como fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de pareceres e notas técnicas, podendo ser externos ou internos;

XXII  - informação pessoal: dados e informações, disponíveis em qualquer suporte e do local onde foram produzidos ou estejam armazenados, relacionados à pessoa natural ou pessoa jurídica de direito público ou privado, relacionados com os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade, a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem, com o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural, a liberdade de expressão, de informação, de comunicação e de opinião;

XXIII   - níveis de acesso: forma de controle de documentos e de processos eletrônicos no SEI, categorizados em público, restrito ou sigiloso;

XXIV  - número de documento: código numérico sequencial gerado automaticamente pelo SEI para identificar, de forma única e exclusiva, cada documento dentro do sistema;

XXV   - número do processo: código numérico sequencial, reiniciado anualmente, gerado pelo SEI para identificar, de forma única e exclusiva, cada processo gerado no sistema;

XXVI  - processo eletrônico: conjunto de documentos eletrônicos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa;

XXVII    - relacionamento de processos: funcionalidade utilizada para agrupar processos que possuam alguma ligação entre si e que devam tramitar de forma autônoma;

XXVIII   - sistema Eletrônico de Informações - SEI: software de processo eletrônico desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região - TRF4 e cedido gratuitamente para as instituições públicas;

XXIX   - sobrestamento de processo: interrupção formal e temporária do andamento do processo, em razão da existência de questão prejudicial à Administração ou a terceiro interessado ou por conveniência da Administração do Tribunal;

XXX    - tramitação: movimentação do processo desde a sua produção ou recebimento até o cumprimento de sua função administrativa;

XXXI  - unidade: designação que corresponde a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional do TRE-BA, assim como as assistências, comissões, núcleos, grupos de trabalho, equipes de projeto e demais instâncias colegiadas formalmente instituídas;

XXXII - unidade gestora: unidade à qual se vincula determinado tipo de processo;

XXXIII - unidades de protocolo: unidades responsáveis pelo recebimento de documentos externos;

XXXIV - usuário externo: pessoa natural ou jurídica autorizada a acessar ou atuar em processos eletrônicos do SEI, e que não seja caracterizada como usuário interno;

XXXV  - usuário interno: magistrado, servidor, requisitado ou estagiário, em exercício no TRE-BA, que tenha acesso, de forma autorizada, para atuar em processos eletrônicos do SEI;

XXXVI  - valor probante: qualidade pela qual um documento evidencia a existência ou a veracidade de um fato.

CAPÍTULO II

DA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA

Art. 3º Todos os processos administrativos criados no âmbito da Secretaria e das Zonas Eleitorais, a partir de 27 de abril de 2020, deverão ser registrados no SEI, exceto aqueles que possuírem sistema próprio de tramitação.

Art. 4º O SEI deve ser utilizado para produzir, registrar, consultar, editar, assinar, tramitar, receber, concluir e arquivar documentos e processos de natureza administrativa.

Parágrafo único. No âmbito da Secretaria do Tribunal deixarão de ser incluídos quaisquer documentos de natureza administrativa no PAD ou no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos - SADP.

Art. 5º É vedada a utilização do SEI para autuação de expedientes com classe específica no Processo Judicial Eletrônico - PJe Zonas.

Art. 6º Os processos registrados no PAD até 24 de abril de 2020 serão mantidos apenas para consulta.

CAPÍTULO III

DOS USUÁRIOS E DO ACESSO AO SISTEMA

Seção I

Dos usuários internos

Art. 7º. O acesso ao SEI por magistrados, servidores efetivos e requisitados lotados na Secretaria e nas Zonas Eleitorais do TRE-BA será efetuado por meio de login e senha.

§ 1º O acesso ao sistema por estagiários e terceirizados será pela Intranet, contudo, excepcionalmente, mediante autorização do superior imediato, poderá ser realizada pela Internet.

§ 2º O acesso ao SEI pelo usuário interno será concedido de acordo com a unidade na qual esteja lotado.

§ 3º O acesso dos Juízes Eleitorais e seus substitutos será concedido de acordo com a Zona Eleitoral de sua titularidade, conforme cadastro atualizado pela Seção de Apoio aos Juízos Eleitorais - SEAJE, cabendo a cada unidade cartorária informar as alterações e substituições ocorridas.

Art. 8º São de responsabilidade dos usuários internos:

I  - preparar, tramitar e arquivar documentos e processos digitais dentro dos requisitos do sistema;

II  - guardar sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza de que tiver conhecimento, por força de suas atribuições, ressalvadas aquelas de acesso público, não podendo alegar a quebra e/ou divulgação, em qualquer hipótese, pelo uso indevido do login e senha;

III  - manter a cautela necessária na utilização do SEI, a fim de evitar que pessoas não autorizadas pratiquem atos no sistema;

IV    - comunicar à Comissão Permanente Gestora do SEI qualquer mudança percebida em privilégios de acesso ao sistema;

V      - evitar a impressão de documentos digitais, zelando pela economicidade e pela responsabilidade socioambiental;

VI  - assinar documentos no processo administrativo eletrônico apenas se detiver competência legal ou regulamentar, de acordo com as atribuições do seu cargo, função e com sua unidade de lotação;

VII - participar dos programas de capacitação referentes ao SEI;

VIII  - disseminar em sua unidade o conhecimento adquirido nas ações de capacitação relacionadas ao SEI;

IX  ­ registrar no SEI os documentos produzidos e recebidos no ambiente eletrônico, com indexação capaz de facilitar sua pesquisa pelos demais usuários;

X  - acessar diariamente o SEI e efetuar o recebimento dos processos que lhes forem enviados;

XI   - verificar se os registros e as movimentações de processos no âmbito da sua unidade estão sendo efetuados de forma adequada;

XII   - buscar experiências e soluções junto aos demais Tribunais Eleitorais e outros Órgãos que fazem uso do SEI, quanto aos procedimentos no Sistema que digam respeito às questões administrativas específicas de sua área;

XIII   - propor à Comissão Permanente Gestora do SEI a adoção de procedimentos que visem a melhorar o uso do SEI no âmbito do TRE-BA;

XIV  - proceder à correção do campo "Tipo de Processo" e "Assunto", quando necessário, utilizando o ícone "Consultar/Alterar Processo".

Parágrafo único. A utilização indevida do SEI implicará responsabilização do usuário, sujeitando-o às sanções administrativa, civil e penal, após o devido processo legal.

Art. 9º O titular responsável poderá gerenciar as permissões de acesso ao SEI de sua unidade, concedendo ou excluindo perfil a estagiários, terceirizados ou usuários lotados em outras unidades, se necessário, através do Sistema de Permissões - SIP, acessório do SEI.

Art. 10º. As assistências, núcleos, comitês, comissões e grupos de trabalho serão cadastrados no sistema SEI e tratados como unidades para efeito de tramitação.

§ 1º Os responsáveis por assistências, núcleos, grupos de trabalho, comitês e comissões terão acesso automático ao SEI em cada unidade ou grupo de atuação, segundo sistema próprio de cadastro da Secretaria de Gestão de Pessoas - SGP, devendo gerenciar as permissões dos demais integrantes pelo SIP.

§ 2º Ao término dos trabalhos, o presidente da comissão/coordenador, comitês, núcleo ou grupo de trabalho ficará incumbido de retirar os perfis de todos os seus integrantes no SEI e comunicar a data final de atuação à SGP, conforme normativo próprio, a fim de que sejam realizados os pertinentes registros pela unidade competente.

§ 3º O acesso aos processos relativos às assistências, núcleos, comissões, comitês e grupos será realizado apenas por seus integrantes - e não por servidores das unidades nas quais estejam lotados - preservando-se, assim, as informações por eles tratadas, principalmente quando forem de natureza restrita ou sigilosa.

Seção II

Dos perfis de acesso

Art. 11. O acesso dos usuários ao SEI pode se dar conforme os seguintes perfis:

I  - básico: cria, instrui e tramita processos, bem como produz e assina documentos. Concedido a magistrados, servidores ativos do quadro e requisitados a serviço do TRE;

II  - básico sem assinatura: concedido aos prestadores de serviços, terceirizados e aos estagiários a serviço do TRE;

III - gestor de unidade: concedido aos titulares das unidades no SIP;

IV    - administrador: concedido, de acordo com a necessidade, a servidores da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação - STI e a membros da Comissão Permanente Gestora do SEI;

V   - arquivamento: permite arquivar e desarquivar documentos e processos físicos com a devida justificativa. Concedido à unidade de Arquivo Central; e

VI     - inspeção administrativa: concedido à Presidência, Secretaria-Geral da Presidência, Corregedoria Regional Eleitoral e Diretoria-Geral.

Seção III

Dos usuários externos

Art. 12. O credenciamento de usuários externos no SEI TRE-BA se destina a pessoas naturais que, em nome próprio ou como representantes legais, participem em processos administrativos junto ao TRE-BA para:

I - Acompanhar a tramitação dos processos de seu interesse; ,

II - Receber ofícios e notificações; e

III - Assinar documentos, inclusive contratos, atas de registro de preços, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com o TRE-BA.

§ 1º O acesso a processo administrativo de interesse do usuário externo se dará por tempo determinado.

§ 2º Servidores ativos lotados nas unidades do TRE-BA, magistrados e requisitados não poderão ser cadastrados como usuários externos.

§ 3º Estagiários e terceirizados que não tiverem acesso ao SEI como usuários internos, poderão, excepcionalmente, ser cadastrados como usuários externos.

§ 4º O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível, e dar-se-á a partir de solicitação efetuada no sítio eletrônico do TRE-BA, seguida de envio da documentação exigida, nos termos do art. 13.

§ 5º É vedado ao usuário externo cadastrar-se mais de uma vez no sistema. Em caso de necessidade de alteração de dados, o usuário externo deverá atualizar o seu cadastro, por meio de requerimento apresentado à unidade de protocolo, presencialmente ou encaminhado eletronicamente para o e-mail: protocolo@tre-ba.jus.br.

§ 6º A unidade gestora do processo de interesse do solicitante será responsável pela análise dos dados de que trata os §§ 4º e 5º por autorizar a Seção de Protocolo e Expedição - SEPEX a atualizá-los.

§ 7º O credenciamento está condicionado à aceitação, pelo usuário externo, das condições previstas nesta e nas demais normas aplicáveis ao processo eletrônico, em especial, o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015 , e tem como consequência a responsabilidade do usuário pelo uso indevido das ações efetuadas, as quais são passíveis de apuração de responsabilidade civil, penal e administrativa.

§ 8º As unidades gestoras deverão informar aos usuários externos os prazos para cumprimento dos atos mencionados no inciso III do caput .

Art. 13. Para o efetivo cadastramento de acesso, após solicitação no sítio eletrônico do TRE-BA, o usuário externo deve apresentar, à unidade de protocolo, requerimento indicando os motivos que ensejam a solicitação de cadastro no sistema, acompanhado dos seguintes documentos:

I  - No caso de credenciamento de pessoa física:

a)   Termo de Declaração de Concordância e Veracidade (Anexo I);

b)   documento de identificação pessoal com foto;

c)  comprovante de inscrição no Cadastro de Pessoa Física - CPF;

d)   comprovante de endereço;

II  - No caso de credenciamento de pessoa jurídica:

a)   Termo de Declaração de Concordância e Veracidade (Anexo I);

b)   documento de identificação pessoal e comprovante de inscrição no CPF do representante legal;

c)  ato constitutivo e suas alterações ou ato constitutivo consolidado, devidamente registrados;

d)   ato de nomeação ou eleição de dirigentes, devidamente registrado, e procuração, se for o caso;

e)   comprovante de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica- CNPJ;

f)  comprovante de endereço.

§ 1º Os documentos de que tratam os incisos I e II do caput deste artigo poderão ser enviados eletronicamente para o e-mail protocolo@tre-ba.jus.br.

§ 2º Os documentos apresentados serão inseridos em processo específico no SEI pela SEPEX e encaminhados para apreciação pela unidade gestora do processo de interesse do solicitante.

§ 3º Para efetivação do cadastro, o Tribunal poderá solicitar, a qualquer tempo, a apresentação do documento original ou de documentação complementar, fixando prazo para cumprimento.

§ 4º A apresentação dos documentos listados nos incisos I e II do caput deste artigo, com exceção do Termo de Declaração de Concordância e Veracidade (Anexo I), poderá ser dispensada mediante procedimento que assegure a inequívoca identificação do interessado quando se tratar do cadastro de:

I   - Representante de empresa vencedora de certame licitatório ou contratação por dispensa ou inexigibilidade de licitação, tendo em vista a documentação apresentada à unidade responsável pelo processo de contratação;

II    - Representante dos órgãos dos Poderes Judiciário, Executivo e Legislativo, do Ministério Público, de partidos políticos, agentes públicos ou representantes de outras entidades que firmarem convênio com o Tribunal, devido ao registro dos documentos de identificação junto ao respectivo órgão, desde que, no credenciamento, informem conta de e-mail institucional;

III  - Servidor inativo, servidor ativo lotado em outro órgão ou pensionista do TRE-BA, devido ao registro dos documentos de identificação junto a este Regional.

Art. 14. A autorização do credenciamento de usuário externo e a consequente liberação dos serviços disponíveis no SEI dependem de prévia aprovação da unidade gestora do processo de interesse do solicitante.

§ 1º A autorização para o credenciamento de usuário externo poderá ser indeferida no caso de não apresentação de documentação obrigatória ou complementar, ou, excepcionalmente, por outro motivo devidamente justificado pela unidade gestora do processo de interesse do solicitante.

§ 2º A SEPEX será responsável por liberar a solicitação de credenciamento do usuário externo no SEI, após autorização formal da unidade gestora do processo.

§ 3º A unidade gestora será responsável por liberar e gerenciar o acesso do usuário externo ao documento/processo de seu interesse.

Art. 15. Após apreciação do pedido de cadastro, o usuário externo será contatado pela unidade gestora do processo para comunicar-lhe a aprovação do requerimento, eventual pendência de documentação ou o motivo do indeferimento.

Parágrafo único. As comunicações de que tratam o caput se darão, exclusivamente, por meio do endereço eletrônico informado no cadastramento.

Art. 16. São de exclusiva responsabilidade do usuário externo:

I  - manter o sigilo da senha relativa à sua assinatura eletrônica, não sendo, em nenhuma hipótese, admitida qualquer alegação de uso indevido ou por terceiros;

II  - assegurar a equivalência entre os dados informados no momento de seu cadastro no SEI e os documentos por ele enviados à unidade de protocolo para efetivação do seu cadastramento de acesso;

III   - dispor da estrutura tecnológica necessária às transações eletrônicas, incluindo o acesso a provedor de internet e a disponibilidade de equipamento com configuração adequada;

IV  - manter sempre atualizados os seus dados cadastrais, incluindo o endereço de e-mail fornecido para cadastro de usuário externo;

V  - consultar diariamente o endereço de e-mail cadastrado e o SEI, a fim de verificar o recebimento de comunicações eletrônicas relativas a atos processuais;

VI   - cumprir os prazos estabelecidos para a prática dos atos no SEI, especialmente quanto à assinatura dos documentos;

VII  - solicitar a inativação de seu representante como usuário externo, quando não mais subsistir o interesse na representação, sob pena de responsabilização pelo uso indevido do sistema;

VIII  - comunicar, imediatamente, ao Tribunal, a quebra de sigilo da senha ou de acesso indevido ao e-mail cadastrado, para imediato bloqueio de acesso.

Parágrafo Único. Não servirão de escusas para o descumprimento de obrigações ou inobservância de prazos processuais:

I  - a não obtenção de acesso ou credenciamento no SEI;

II  - eventual defeito de transmissão ou recepção de dados e informações não imputáveis à falha do sistema.

Art. 17. O descredenciamento de usuário externo dar-se-á:

I - por solicitação expressa do usuário ou do órgão ou entidade por ele representados;

II - em razão do descumprimento das normas que disciplinam o SEI;

III - a critério da Administração, mediante ato motivado.

Art. 18. O acesso de usuário externo ao SEI TRE-BA é feito por meio do sítio eletrônico do Tribunal na Internet.

Parágrafo único. O login e a senha utilizados para acessar o SEI são gerados pelo próprio usuário externo, no momento de seu credenciamento.

CAPÍTULO IV

DAS ASSINATURAS

Art. 19. Os documentos produzidos no SEI têm garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de assinatura digital ou eletrônica.

Art. 20. O registro da assinatura será admitido sob as seguintes modalidades:

I - para usuários internos: assinatura digital ou assinatura eletrônica;

II - para usuários externos: exclusivamente a assinatura eletrônica.

Art. 21. Na impossibilidade da assinatura digital ou eletrônica, o documento poderá ser impresso, assinado manualmente, digitalizado e juntado ao SEI com a devida autenticação administrativa.

Parágrafo único. O documento físico deverá ser mantido no arquivo corrente da unidade e depois encaminhado para a unidade de Arquivo Central.

Art. 22. Tanto a assinatura digital quanto a assinatura eletrônica são pessoais e intransferíveis, sendo o usuário exclusivo responsável por sua guarda, conservação e não fornecimento a terceiros.

Art. 23. Os editais de licitação e a convocação para celebração de contratos administrativos e instrumentos congêneres deverão conter informação sobre a possibilidade de uso da plataforma SEI para a assinatura eletrônica de ajustes, utilizando o cadastro de usuários externos, conforme o disposto nesta Instrução Normativa e no normativo que rege a matéria.

Art. 24. A assinatura eletrônica de documentos importa na aceitação das normas estabelecidas nesta Instrução Normativa e na responsabilidade do usuário no caso de sua utilização.

CAPÍTULO V

DO PROCESSO ADMINISTRATIVO

Seção I

Da numeração dos processos

Art. 25. Os processos administrativos iniciados no SEI obedecerão à numeração única prevista no art. 1º, da Resolução do Conselho Nacional de Justiça - CNJ n° 65, de 16 de dezembro de 2008, com a estrutura NNNNNNN-DD.AAAA.J.TR.8000, composta de 6 (seis) campos obrigatórios, criados de forma automática pelo sistema, sendo:

I   - campo NNNNNNN - com 7 (sete) dígitos, identifica o número sequencial do processo, a ser reiniciado a cada ano;

II  - campo DD - com 2 (dois) dígitos, identifica o dígito verificador, conforme Norma ISO 7064:2003;

III - campo AAAA - com 4 (quatro) dígitos, identifica o ano de criação do processo;

IV  - campo J - com 1 (um) dígito, identifica o órgão ou segmento do Poder Judiciário. No caso da Justiça Eleitoral, o número é 6;

V    - campo TR - com 2 (dois) dígitos, identifica o tribunal do respectivo segmento do Poder Judiciário. No caso do TRE-BA, o número é 05;

VI  - campo 8000 - com 4 (quatro) dígitos, identifica a unidade de origem do processo. Para o TRE- BA, esses 4 dígitos serão identificados da seguinte forma:

a)   8000 - indicarão os processos originários de unidades da Secretaria;

b)   8ZZZ - indicarão os processos originários das zonas eleitorais, onde ZZZ é o respectivo número da zona, acrescentado de zeros à esquerda, se for preciso, para completar a centena.

Seção II

Da tramitação

Art. 26. Todo documento que deva tramitar de forma isolada, sem vinculação prévia a processo preexistente, será inserido no SEI como novo processo, haja vista que o sistema não permite a tramitação de documentos.

Art. 27. Ao iniciar um novo processo no SEI, deverão ser observados os seguintes requisitos:

I - identificação correta do tipo de processo adequado ao assunto;

II  - identificação e registro do interessado no processo;

III  - preenchimento obrigatório do campo "especificação" com a identificação do objeto da demanda; IV - uso da vinculação de processos, quando necessário.

Parágrafo único. Em caso de dúvidas quanto à escolha do tipo processual pertinente ao assunto do processo, deve-se consultar a Comissão Permanente Gestora do SEI, que contará com o apoio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).

Art. 28. A data, a hora da remessa e do recebimento eletrônico do processo administrativo constarão do histórico da tramitação do processo e seguirão o horário oficial de Brasília.

Parágrafo único. O processo é considerado recebido pela unidade no momento de sua visualização.

Art. 29. As ações realizadas no SEI serão registradas e disponibilizadas automaticamente no histórico do processo, com a identificação de data, hora e usuário.

Art. 30. A unidade que receber processo de que não seja destinatária deverá devolvê-lo ao remetente.

Art. 31. Na abertura de trâmite simultâneo deverão ser observadas as atribuições regimentais das unidades envolvidas, a fim de evitar a sobreposição de competências administrativas.

Art. 32. O trâmite externo de documentos que não possa ser realizado no âmbito do processo administrativo eletrônico deverá, preferencialmente, ser realizado utilizando-se a funcionalidade correspondência eletrônica do SEI.

Art. 33. O processo administrativo eletrônico em que não haja mais providências a serem adotadas deverá ser encaminhado à unidade gestora para que seja concluído no SEI.

Art. 34. A reabertura de processo por unidade que já tenha concluído sua participação no expediente deve ser feita de forma estritamente criteriosa, devidamente comunicada e acordada com a unidade detentora do processo, principalmente quando nele tiver havido inserção ou exclusão de documentos.

Art. 35. Processos de matéria administrativa, tramitando no SEI, a serem submetidos à análise no Plenário, deverão ser enviados à Secretaria Judiciária, que providenciará sua autuação no sistema do Processo Judicial Eletrônico - PJe e certificará o fato no processo administrativo originário, com devolução deste à unidade remetente.

Seção III

Do sobrestamento de processos

Art. 36. O sobrestamento do feito de que trata essa Instrução Normativa tem caráter temporário, com a finalidade de "colocar em espera" processos que não possuem prazos normativos .

§ 1º A razão para o sobrestamento do processo deverá ser registrada no SEI no campo "Motivo".

§2 º O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou ou quando for formalizada a retomada de sua regular tramitação.

Seção IV

Do relacionamento e da anexação de processos

Art. 37. O relacionamento de processos será efetivado quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si, para facilitar a busca de informações.

Parágrafo único. O relacionamento de processos não se confunde com a anexação. Processos relacionados não vincularão suas tramitações, que continuarão a ocorrer normalmente e de forma autônoma.

Art. 38. Deverá ocorrer a anexação de processos quando tratarem do mesmo assunto, devendo ser analisados e decididos de forma conjunta.

§ 1º O processo a ser anexado deve estar aberto na unidade que efetuará a operação.

§ 2º A anexação não pode envolver processos sigilosos.

§ 3º Se o processo a ser anexado tiver nível de acesso "Restrito", o processo principal também assumirá esse nível.

§ 4º O processo a ser anexado não pode ter outros a ele anexados.

§ 5º Uma vez anexado a um processo principal, o processo acessório perderá a sua autonomia, não sendo possível a inclusão de novos documentos.

Art. 39. O ato de desfazer a anexação será efetuado pela Comissão Permanente Gestora do SEI.

§ 1º O ato de desfazer a anexação deverá ser sempre formalizado nos autos, pelo solicitante, com a informação de sua motivação.

§ 2º Depois de inserida a informação descrita no § 1º, deverá ser registrado chamado, por meio de sistema específico, direcionado ao Grupo Gestor SEI, com a solicitação da desanexação pretendida, informando os números dos processos principal e acessório.

Seção V

Do arquivamento e da eliminação de processos

Art. 40. Os processos eletrônicos serão mantidos até que se cumpram seus prazos de guarda, conforme definido na Tabela de Temporalidade e em procedimentos estabelecidos nos normativos vigentes, obedecendo-se aos seguintes critérios:

I     - os documentos físicos recebidos e integralmente convertidos para eletrônicos serão preservados em arquivo corrente pela Seção de Protocolo e Expedição e pelos Cartórios Eleitorais, sendo posteriormente encaminhados à unidade de Arquivo Central, obedecendo às normas de transferência de documentos;

II  - antes do envio dos documentos para a unidade de Arquivo Central, o servidor deverá verificar o registro do número do processo SEI na parte superior do documento, antecedido da sigla SEI;

III   - os processos físicos migrados para o SEI, que tenham sua tramitação física encerrada e recebam número desse sistema, permanecerão na unidade até o fim do trâmite do processo no SEI, sendo posteriormente encaminhados à unidade de Arquivo Central, obedecendo às normas de transferência de documentos.

Seção VI

Da disponibilidade do sistema

Art. 41. O sistema SEI ficará disponível de forma ininterrupta, ressalvados os períodos de manutenção ou por motivo técnico.

§ 1º As manutenções programadas serão informadas aos usuários pela Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação - STI, antecipadamente.

§ 2º Em caso de inoperância parcial ou total do SEI, sem previsão de retorno imediato ou em tempo razoável, os atos urgentes deverão ser praticados e encaminhados por outros meios, com posterior captura dos documentos no sistema.

Seção VII

Do procedimento para migração de processos

Art. 42. A migração de processos do sistema Processo Administrativo Digital - PAD para o SEI, se necessária, será realizada pela Comissão Permanente Gestora do SEI, devendo o servidor ou a unidade interessada realizar a solicitação por meio de sistema específico.

Parágrafo único. Com o objetivo de manter a padronização da migração de processos do PAD para o SEI, fica vedada a realização desse procedimento por servidor ou por unidades.

CAPÍTULO VI

DOS DOCUMENTOS

Seção I

Da elaboração de documentos

Art. 43. Todo documento a ser assinado digital ou eletronicamente deve ser elaborado por meio do editor de textos do SEI, observando-se:

I  - as assinaturas dos responsáveis somente deverão ser apostas na versão definitiva;

II   - documento que demande assinatura de mais de um usuário na mesma unidade deverá ser encaminhado à unidade de destino somente após a assinatura de todos;

III    - documento que demande assinatura de usuários em mais de uma unidade deverá ser disponibilizado em bloco de assinatura e encaminhado para unidade de destino, preferencialmente, após a assinatura de todos;

IV   - documento que demande análise preliminar sob a forma de minuta deverá ser elaborado e assinado como tal, não devendo se confundir com o documento final a ser posteriormente formalizado;

V  - o documento final poderá ser gerado a partir da minuta encaminhada, utilizando o recurso de documento modelo disponibilizado no sistema SEI;

§ 1º O documento gerado no SEI receberá número SEI sequencial automático.

§ 2º É possível que cada unidade crie modelos-padrão de documentos próprios.

§ 3º O SEI realizará a numeração automática de alguns tipos de documentos oficiais, conforme determinação da Diretoria-Geral, ficando dispensado o uso de outro sistema específico para esse fim, de modo a permitir maior controle e segurança da informação e evitar problemas de duplicidade na numeração.

§ 4º Excepcionalmente, os atos processuais poderão ser praticados em meio físico, assinados de próprio punho, digitalizados, capturados para o SEI e autenticados administrativamente.

Art. 44. Quando o documento contiver elemento cuja formatação seja incompatível com o editor de textos, o referido elemento poderá ser capturado para o SEI como documento externo, utilizando preferencialmente o formato PDF.

§ 1º As extensões aceitas no SEI TRE-BA serão definidas pela Comissão Permanente Gestora do SEI.

§ 2º O limite do tamanho individual de arquivo capturado como documento externo será definido pela Comissão Permanente Gestora do SEI.

Art. 45. Para a digitalização dos documentos deverão ser observados os seguintes procedimentos:

I  - os documentos deverão ser digitalizados em sua integralidade, gerando uma fiel representação em código digital;

II  - o processo de digitalização deverá ser efetivado em formato PDF, com reconhecimento ótico de caracteres (OCR), viabilizando, assim, sua pesquisa na base do SEI;

III - os arquivos capturados deverão ter resolução mínima de 300 dpi.

Parágrafo único: Os documentos digitais de áudio e vídeo deverão ser gravados em formato de compressão que garanta o menor tamanho de arquivo possível, mantendo-se sua inteligibilidade, de forma que o tamanho de cada arquivo não ultrapasse o limite permitido no SEI.

Art. 46. Os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrônicos com garantia da origem e de seu signatário, serão considerados originais para todos os efeitos legais, nos termos do art. 11 da Lei nº 11.419/2006.

Seção II

Da Autenticidade dos Documentos

Art. 47. Os documentos nato-digitais e os produzidos no SEI, assinados eletronicamente e incluídos nos processos, são considerados originais para todos os efeitos legais.

Art. 48. Os documentos digitalizados, autenticados e incluídos nos processos têm o mesmo valor probatório dos originais.

Art. 49. A integridade do documento ou processo físico, de procedência interna ou externa, digitalizado pela unidade de protocolo, deverá ser conferida e autenticada por servidor do Tribunal com uso de sua assinatura eletrônica.

§ 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado:

I - documento original;

II  - cópia autenticada em cartório;

III  - cópia autenticada administrativamente; ou

IV - cópia simples.

§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de original e de cópia autenticada em cartório são considerados cópia autenticada administrativamente.

§ 3º Os documentos resultantes da digitalização de cópia de documento ou enviados eletronicamente pelo interessado são considerados cópias simples.

Art. 50. O usuário interno é responsável pela autenticidade dos documentos digitalizados produzidos no âmbito da Justiça Eleitoral da Bahia, o qual responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.

Art. 51. Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia.

Art. 52. A Administração poderá exigir, a seu critério, até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do original de documento digitalizado no âmbito da Justiça Eleitoral ou enviado eletronicamente pelo interessado.

Seção III

Da entrada de documentos

Art. 53. São unidades de protocolo responsáveis pelo recebimento de documentos administrativos dirigidos ao TRE-BA:

I - Seção de Protocolo e Expedição, no âmbito da Secretaria do TRE-BA;

II - Serviço de Protocolo Centralizado de 1º Grau, dos Cartórios da Capital;

III - Cartórios Eleitorais do Interior.

§1º As demais unidades administrativas do TRE-BA poderão, excepcionalmente, digitalizar e capturar para o SEI documentos físicos ou digitais que tenham sido nelas recebidos.

§2º A unidade que realizar a inserção de documentos no SEI deverá efetuar a conferência da integridade dos documentos administrativos externos por ela recebidos, bem como demais procedimentos, constantes no art. 57, realizados pelas unidades de protocolo.

Art. 54. O documento capturado para o SEI será registrado, classificado por assunto e atribuído o nível de acesso correspondente, conforme normativos em vigor, podendo dele se iniciar um novo processo ou ser inserido em um processo preexistente e relacionado.

Art. 55. Os documentos externos recebidos pelas unidades de protocolo, incisos I e II do art. 53, deverão ser inseridos no SEI em um novo processo do tipo PROTOCOLO.

§1º Este processo será enviado eletronicamente à unidade de destino dos documentos.

§2º Ao receber um processo do tipo PROTOCOLO, a unidade de destino deverá:

a)     caso os documentos sejam atinentes a outro processo eletrônico já em trâmite no órgão, transferi-los para o processo correspondente (funcionalidade SEI - mover documento) e concluir o processo do tipo PROTOCOLO, que terá ficado vazio após a referida movimentação;

b)    caso os documentos instaurem um novo processo eletrônico, reclassificar o tipo processual, conforme o caso.

Subseção I

Da recepção de documentos em suporte papel

Art. 56. O registro e a digitalização de documentos externos no SEI recebidos pelas unidades de protocolo dar-se-á quando apresentado:

I - pelos Correios ou por terceiros, no mesmo dia do seu recebimento; ou

II - pelo próprio interessado ou procurador constituído, imediatamente.

§ 1º Na impossibilidade de inserir o documento no SEI, no momento em que for recebido, a unidade de protocolo deverá fazê-lo no prazo de até um dia útil.

§ 2º O interessado poderá exigir recibo do(s) documento(s) entregue(s) na unidade de protocolo.

§ 3º O documento com indicação de informação sigilosa ou que diga respeito a procedimento licitatório ou contratação direta deverá ser encaminhado pela unidade de protocolo, mediante recibo, à unidade competente, sem violação do respectivo envelope.

§ 4º Excepcionalmente, a unidade de protocolo poderá digitalizar e inserir o documento sigiloso no SEI, desde que haja solicitação expressa da unidade competente.

Art. 57. Ao documento recebido deverá ser dado o seguinte tratamento:

I   - registrar a data de recebimento pela unidade, mediante aposição de carimbo, etiqueta ou anotação manual;

II    - digitalizar e capturar para o SEI as folhas de documentos que possuam conteúdo, preferencialmente em formato PDF/A ou PDF com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR);

III - conferir a integridade do documento digitalizado, autenticando-o na forma do art. 49;

IV  - inserir no SEI o arquivo digitalizado e anotar no canto superior direito, da primeira página do documento em suporte papel, o respectivo número gerado automaticamente pelo sistema;

V  - enviar o processo eletrônico à unidade competente;

VI    - o documento em suporte papel recebido e registrado no SEI deverá ser classificado, organizado e armazenado na unidade pelo período de guarda corrente indicado na Tabela de Temporalidade de Documentos do TRE-BA para posterior envio à unidade de Arquivo Central.

§1º Nos casos em que seja exigida a apresentação do documento físico, por disposição legal ou por interesse da Administração, o documento original deverá ser encaminhado a unidade competente.

§2º As unidades que receberem documentos físicos originais deverão zelar por sua segurança e integridade enquanto tiverem sua guarda.

Art. 58. Apesar de não caracterizarem documento arquivístico, poderão ser objeto de digitalização e captura para o SEI jornais, revistas, livros, folders , propagandas e demais materiais, quando necessários para a instrução processual.

Art. 59. Caso a digitalização do documento não seja tecnicamente possível, ele deverá ser identificado como documento físico vinculado ao processo SEI e enviado à unidade competente para custódia.

Parágrafo único. Na hipótese do caput a unidade competente para a custódia do documento deverá inserir no SEI um Termo de Guarda de Documento Físico, do qual conste sua descrição.

Subseção II

Da recepção de documentos digitais

Art. 60. O recebimento de documentos em suporte eletrônico pode ocorrer por meio de:

I - mensagem eletrônica (e-mail);

II - mídias como pendrive, CD, DVD e similares.

§1º O documento encaminhado por e-mail para várias unidades da Secretaria, tendo o protocolo geral como uma das destinatárias, deverá ser inserido no SEI, preferencialmente, pela SEPEX, tendo em vista a sua competência regimental.

§2º A unidade que inserir documentos no SEI, recebidos por e-mail, deverá responder ao e-mail do remetente informando o número do documento gerado.

§3º O documento apresentado na forma descrita no inciso II será recebido, por questões de segurança da informação, apenas no protocolo geral, no protocolo de 1º grau e nos cartórios eleitorais.

§4º O documento em suporte eletrônico deve apresentar extensão aceita pelo SEI TRE-BA.

Art. 61. A mídia entregue com documento digital, para ser inserido no SEI, deverá armazenar, exclusivamente, arquivo relacionado ao assunto pertinente ao processo eletrônico. A mídia que armazene conteúdo diverso ao objeto do processo poderá ser rejeitada, ainda que apresente conteúdo relacionado.

Art. 62. O documento digital deverá ser submetido à verificação de software de antivírus utilizado pelo TRE-BA.

Parágrafo único. O processo de verificação que indique a presença de vírus implicará na impossibilidade do recebimento, ficando a cargo do interessado a correção do problema e reapresentação do documento.

Art. 63. O documento digital que ultrapasse o limite de que trata o § 2º do art. 44 deverá ser dividido e capturado ao SEI em ordem lógica com a identificação adequada de cada parte.

Art. 64. Excepcionalmente, a mídia removível contendo documento que, por razões técnicas, não puder ser particionado ou inserido no SEI, deverá ser retida e identificada com o número do processo SEI, sendo encaminhada à unidade competente para custódia.

§1º A unidade competente para a custódia da mídia deverá inserir no SEI o "Termo de Guarda de Mídia", descrevendo seu conteúdo, conforme modelo disponível no sistema.

§2º A mídia deverá permanecer na unidade competente até o final do prazo de guarda no arquivo corrente do processo ao qual esteja relacionada, quando deverá ser transferida à unidade de Arquivo Central.

§3º Em caso excepcional de necessidade de tramitação conjunta da mídia removível, a unidade remetente do processo deverá inserir no SEI o "Recibo de Mídia Removível", conforme modelo disponível no sistema, para assinatura pela unidade de destino.

§4º Na hipótese do §3º, a unidade remetente terá a guarda da mídia até que a unidade de destino acuse o seu recebimento.

Seção IV

Do cancelamento de documentos

Art. 65. O cancelamento de documentos, funcionalidade que corresponde ao tradicional instituto do "desentranhamento", exigirá ato formal de autoridade competente.

§ 1º Visando conferir maior segurança ao trâmite de processos digitais, o cancelamento de documento somente poderá ser determinado pelo Presidente do Tribunal.

§ 2º Considerando que o sistema efetua o registro de eventuais retiradas de peças processuais, a competência prevista no parágrafo anterior poderá ser delegada ao Diretor-Geral, Secretários, Assessores e Coordenadores.

§ 3º O cancelamento de documentos, caso ocorra, deverá ser formalizado por "Termo de Cancelamento de Documento", conforme modelo disponível no sistema, cujo número do documento e teor resumido devem constar do campo motivo para cancelamento do documento no SEI.

§ 4º O documento cancelado continua a ser apresentado na árvore de documentos do processo, porém se torna inacessível e apresenta marcação própria de documento cancelado.

CAPÍTULO VII

DA PUBLICIDADE E DO ACESSO ÀS INFORMAÇÕES

Art. 66. Os processos e documentos criados no SEI devem, em regra, ter nível de acesso público. Caso seja necessária a classificação do nível de acesso em restrito ou sigiloso, deve-se informar a hipótese legal aplicável que justifique a restrição, em campo próprio no sistema .

§ 1º A classificação dada aos processos e documentos deve obedecer aos seguintes níveis de acesso:

I   - público: permite a visualização por todos os usuários internos do TRE-BA e por usuários externos previamente autorizados;

II  - restrito: permite a visualização por todos os usuários das unidades nas quais o processo tiver tramitado;

III - sigiloso: permite a visualização apenas para os usuários prévia e formalmente autorizados.

§ 2º Deverão ter acesso restrito os documentos e processos administrativos que contenham informações pessoais dos servidores, nos termos do art. 31 da Lei nº 12.527/2011.

§ 3º Os documentos de terceiros poderão ser juntados aos processos administrativos de licitações e contratações em caráter público, independentemente de autorização expressa de seus portadores, quando estes forem os próprios contratados, seus representantes, prepostos ou funcionários.

Art. 67. O nível de acesso sigiloso somente deverá ser atribuído ao processo quando contiver informação sigilosa nos termos da lei.

§ 1º Processos sigilosos não admitem tramitação entre unidades.

§ 2º O acesso ao seu conteúdo será feito mediante "credencial de acesso" a interessados previamente autorizados.

§ 3º Somente poderá ser adotado nas hipóteses legais aplicáveis.

Art. 68. O detentor do processo eletrônico, preferencialmente a unidade geradora do documento ou processo, deverá de ofício - segundo a legislação aplicável e os instrumentos de gestão documental do Tribunal - definir, redefinir, limitar ou ampliar o nível de acesso sempre que necessário e, especialmente, quando não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique a atribuição de nível de acesso restrito ou sigiloso.

Art. 69. Documento com informações pessoais sensíveis, protegidas por lei, poderá ser criado apartado em processo restrito ou sigiloso, que deverá ser relacionado a processo público contendo o restante da documentação processual de caráter ostensivo.

Art. 70. A atribuição a um documento de nível de acesso restrito ou sigiloso alterará a classificação de todo o processo para o nível equivalente.

CAPÍTULO VIII

DAS REGRAS PROCEDIMENTAIS

Art. 71. Toda solicitação de consulta de processo, formulada por cidadão, deve ser encaminhada ao SIC - Serviço de Informações ao Cidadão, que, quando necessário, solicitará o link de acesso ao processo/documento à unidade responsável para resposta ao interessado.

Art. 72. São de responsabilidade das unidades:

I  - gerenciar a classificação do assunto de cada processo que por ela tramitar, a fim de manter sua correta indexação e classificação de temporalidade, a ser considerada para arquivamento e destinação final dos dados;

II  - quando necessário, alterar o tipo de cada processo que tramitar por sua unidade;

III  - criar e gerir as bases de conhecimento correspondentes aos tipos de processos afetos aos seus procedimentos, para orientar sua regular instrução processual;

IV  - revisar, imediatamente, o nível de acesso restrito decorrente de protocolização de documento de procedência externa;

V  - revisar, sempre que necessário, o nível de acesso de processos e documentos, ampliando-o ou limitando-o, conforme a legislação aplicável e normativos de gestão documental em vigor no Tribunal; e

VI   - analisar, decidir e operacionalizar os pedidos de acessos formulados sobre os processos e documentos de responsabilidade da unidade.

CAPÍTULO IX

DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO E DA AUDITORIA

A realização do cadastro como Usuário Externo no SEI do TRE-BA e a entrega deste documento importará na aceitação de todos os termos e condições que regem o processo eletrônico, conforme Portaria Nº 150/2020, Instrução Normativa TRE -BA nº XX/2021, Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, e demais normas aplicáveis, admitindo como válida a assinatura eletrônica na modalidade cadastrada ( login /senha), tendo como consequência a responsabilidade pelo uso indevido, as quais serão passíveis de apuração civil, penal e administrativa.