Plano Estratégico Setorial Secretaria de Gestão de Serviços (SGS)

2023-2026

CONTROLE DE VERSÕES:

VERSÃO	DATA	REVISÕES

1	Setembro/2023		Instituída pela Instrução Normativa n.º 12/2023

ANEXO da Instrução Normativa n.º

12/2023

Desdobramento da Estratégia Secretaria de Gestão de Serviços

Tribunal Regional Eleitoral da Bahia

2023-2026

Salvador - BA Setembro/2023

COMPOSIÇÃO DA CORTE

ROBERTO MAYNARD FRANK Desembargador Presidente

ABELARDO PAULO DA MATTA NETO Desembargador Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral

PEDRO ROGÉRIO CASTRO GODINHO Desembargador Eleitoral

MOACYR PITTALIMA FILHO Desembargadora Eleitoral

ARALI MACIEL DUARTE Desembargador Eleitoral

JOSÉ BATISTADE SANTANA JÚNIOR Desembargador Eleitoral

CLÁUDIO ALBERTO GUSMÃO CUNHA Procurador Regional Eleitoral

COMPOSIÇÃO DA SECRETARIA DO TRIBUNAL

RAIMUNDO DE CAMPOS VIEIRA Diretor-Geral

MARIA THAÍS PINHEIRO HABIB Secretária-Geral da Presidência

VICTOR ARAÚJO MESQUITA XAVIER Secretário de Planejamento de Estratégia e de Eleições

HERCÍLIA BOAVENTURA BARROS
Secretária Judiciária Eleitoral Remota do 1º Grau de Jurisdição

MARTA MARIA BARREIROS GAVAZZA DE BRANDÃO LIMA Secretária Judiciária

ANDRÉ LUIZ CAVALCANTI E CAVALCANTE Secretário de Tecnologia da Informação

CATIUSCIADANTAS ABREU DE OLIVEIRA SecretáriadeAuditoriaInterna

MARIA DO SOCORRO CARVALHO CRUZ MEDEIROS DE ALMEIDA GOUVEIA SecretáriadaCorregedoriaRegionalEleitoral

ANTÔNIO MOISÉS ALMEIDA BRAGA Secretário de Gestão Administrativa

MAXWELL MASCARENHAS DOS ANJOS SecretáriodeGestãodeServiços

GLÓRIA CRISTINA SANTANA TOURINHO Secretária de Gestão de Pessoas

CARLA LUSTOSA PINTO DA SILVA Secretária de Orçamento, Finanças e Contabilidade

COMPOSIÇÃO DA SECRETARIA DE GESTÃO DE SERVIÇOS

MAXWELL MASCARENHAS DOS ANJOS Secretário de Gestão de Serviços

CINTIA VILAS BÔAS CAMPOS Coordenadora de Obras e Manutenção Predial

RAILTON CARVALHO BRASILEIRO Coordenador de Serviços Administrativos

1. APRESENTAÇÃO

O primeiro Plano Estratégico Setorial (PES) da então Secretaria de Gestão Administrativa e de Serviços (SGA) do Tribunal Regional Eleitoral da Bahia (TRE-BA), instituído pela Instrução Normativa n.° 02/2021, foi resultante da execução do projeto “Desdobramento da Estratégia” na unidade (SEI nº 054841-27.2018.6.05.8000) e vigeu até 2021, último ano do antigo ciclo estratégico.

O Desdobramento da Estratégia1 compôs o rol de projetos estratégicos do TRE-BA no ciclo 2016-2021 e estava associado ao objetivo estratégico Assegurar a adoção de boas práticas de gestão. A iniciativa definiu objetivos, indicadores, metas e iniciativas setoriais que contribuiriam com os objetivos estratégicos institucionais, promovendo o alinhamento da Estratégia nas secretarias, coordenadorias não vinculadas a secretarias e zonas eleitorais do TRE-BA, de modo que as unidades pudessem visualizar com mais clareza sua contribuição para a Estratégia Institucional e atuassem em sintonia com os resultados desejados.

De maneira participativa, foram realizadas pesquisa interna com os (as) servidores (as) da unidade, e entrevistas com os (as) gestores (as), a fim de captar suas percepções sobre as contribuições da unidade para a Estratégia, bem como sobre os principais desafios a serem enfrentados pelaárea.

Paralelamente, foram mapeadas as principais diretrizes e orientações dos órgãos de controle externo (TCU, CNJ, TSE), bem como as recomendações internas de Auditoria. Dessa forma, foram pesquisados os direcionadores internos e externos que poderiam impactar o planejamento das unidades.

Na sequência, os dados obtidos foram trabalhados em oficina presencial, na qual gestores (as) e servidores (as) da área debateram proposição de objetivos de contribuição e de indicadores setorias. Em seguida, em reuniões com os (as) gestores (as), foram definidas metas e iniciativas para cada indicador criado, concebendo, assim, o alinhamento da Estratégia na unidade. Então, a SPL/COPEG consolidou o Painel de Contribuição, o qual fora validado pelo gestor máximo da área, aprovado pela Diretoria-Geral e homologado pela Presidência.

Por fim, a SPL/COPEG confeccionou o Plano Estratégico Setorial da unidade e apresentou aos gestores envolvidos a Sistemática de Monitoramento.

1Para que a corporação agregue valor ao seu conjunto de unidades finalistas e de apoio, ela precisa alinhar essas unidades para criar sinergia. Esse é o coração da estratégia organizacional, definir como a corporação agrega valor.(KAPLAN e NORTON, 2006).

Considerando o monitoramento do PES 2020-2021 da SGA (SEI 0001691-29.2021.6.05.8000), e os impactos da reestruturação organizacional promovida pela Resolução Administrativa n.º 15/2022, que subdividiu a antiga Secretaria de Gestão Administrativa (SGA) nas atuais Secretaria de Gestão Administrativa (SGA) e Secretaria de Gestão de Serviços (SGS), foi necessária a reanálise dos objetivos de contribuição e indicadores constantes no Plano anterior, de modo a incluí-los neste PES de acordo com as atribuições atualizadas da SGS.

Este documento visa a alinhar a Estratégia Setorial da unidade ao Plano Estratégico Institucional (PEI) 2021-2026, instituído pela Resolução Administrativa n.º 18/2021, medindo resultados e acompanhando as iniciativas da SGS que contribuam para os objetivos estratégicos de Prestar Serviço de Qualidade ao Público, Aperfeiçoar a Governança e a Gestão Administrativa, Promover a Sustentabilidade Ambiental e Aprimorar a Gestão de Pessoas.

O Plano Estratégico Setorial não é um documento estático, podendo a unidade interessada sugerir sua adequação, inclusão ou exclusão dos indicadores setoriais a qualquer momento, sendo esse monitoramento periódico imprescindível para o melhoramento da consciência estratégica, o aumento na eficiência dos processos e a definição de prioridades na seara tático-operacional.
2. MAPA DE CONTRIBUIÇÃO DA SGS
O Plano Estratégico Setorial da SGS encontra-se alinhado ao PEI do TRE-BA 2021-2026, por meio dos seguintes Objetivos Estratégicos:

2.1 QUANTO À PERSPECTIVA DA SOCIEDADE

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Prestar serviço de qualidade ao público

OBJETIVOS DE CONTRIBUIÇÃO

Cooperar para a prestação de atendimento de excelência ao público

DESCRIÇÃO DO OBJETIVO DE CONTRIBUIÇÃO

Propor e executar projetos e ações que possibilitem a melhoria das estruturas disponibilizadas aos clientes do Tribunal, inclusive no que tange à acessibilidade. Envolve também o aprimoramento da comunicação, disseminando informações claras sobre atividades, projetos e ações da SGS

INDICADORES

Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos e ações da SGS

Taxa de manutenções preventivas realizadas nos imóveis do interior do estado

2.2 QUANTO À PERSPECTIVA DE PROCESSOS INTERNOS

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Aperfeiçoar a Governança e a Gestão Administrativa

Promover a sustentabilidade ambiental

OBJETIVOS DE CONTRIBUIÇÃO

Melhorar o desempenho dos processos organizacionais na SGS

Contribuir com o fomento de práticas ambientais sustentáveis no âmbito do TRE-BA

DESCRIÇÃO DO OBJETIVO DE CONTRIBUIÇÃO

Aprimorar o fluxo de processos de trabalho para simplificá-los e aperfeiçoá-los por meio da padronização, manualização e gerenciamento de riscos, evitando, assim, o retrabalho e garantindo a eficiência no serviço. Envolve a melhoria contínua da gestão de projetos e processos e do aperfeiçoamento do planejamento

Adequar as atividades da unidade aos preceitos de sustentabilidade relativos ao uso e descarte de recursos materiais, e ao consumo de água e energia, mitigando possíveis danos ambientais

INDICADORES

Número de rotinas e/ou procedimentos da SGS manualizados ou revisados

Número de ações de aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de processos de trabalho na SGS

Número de ações de práticas ambientais sustentáveis fomentadas pela SGS
2.3 QUANTO À PERSPECTIVA DE APRENDIZADO E CRESCIMENTO

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Aprimorar a Gestão de Pessoas

OBJETIVOS DE CONTRIBUIÇÃO

Contribuir para proporcionar um ambiente de trabalho saudável e seguro

DESCRIÇÃO DO OBJETIVO DE CONTRIBUIÇÃO

Prover as instalações que permitam o bom desempenho das unidades da Justiça Eleitoral, garantindo condições de trabalho saudáveis e seguras ao público interno.

INDICADORES

Taxa de imóveis em relação aos quais houve levantamento dos critérios de ergonomia

2.4 INDICADORES, METAS E INICIATIVAS

OBJETIVO DE CONTRIBUIÇÃO

Cooperar para a prestação de atendimento de excelência ao público

Melhorar o desempenho dos processos organizacionais na SGS

INDICADORES

Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos e ações da SGS

Taxa de manutenções preventivas realizadas nos imóveis do interior do estado

Número de rotinas e/ou procedimentos da SGS manualizados ou revisados

META

Meta 2023: 2

Meta 2004: 2

Meta 2005: 2

Meta 2006: 2

Meta 2023: Sem ações

Meta 2024: 40% dos imóveis

Meta 2025: 50% dos imóveis

Meta 2026: 60% dos imóveis

Meta 2023: 2

Meta 2024: 1

Meta 2025: 2

Meta 2026: 1

INICIATIVAS

- Capacitar os terceirizados sobre os procedimentos da SGS e o funcionamento do Tribunal;
- Realizar ações junto a clientes externos;
- Aprimorar a estrutura física e de telecomunicação	dos	imóveis ocupados pelo Tribunal;
- Elaborar, em parceria com a ASCOM, vídeos curtos e matérias de divulgação (intranet e internet);
- Multiplicar o conhecimento dentro da SGS (oficinas internas);
- Elaborar catálogo de serviços da SGS, boletim SGS, FAQ com perguntas e respostas sobre os serviços da SGS;
- Aprimorar a comunicação com as empresas prestadoras de serviço;
-	Elaborar	e	acompanhar	a execução de plano de ação das manutenções      preventivas      nos imóveis do Tribunal.

- Mapear procedimentos; - Elaborar passo a passo;
- Criar modelos e rotinas de controle de processos;
- Participar de capacitação em mapeamento de processos;
- Revisar normativos e manuais.

Contribuir com o fomento de práticas ambientais
sustentáveis no âmbito do TRE-BA

Contribuir para proporcionar um ambiente de trabalho
saudável e seguro

Número de ações de aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de processos de trabalho na SGS

Número de ações de práticas ambientais sustentáveis fomentadas pela SGS

Taxa de imóveis em relação aos quais houve levantamento dos critérios de ergonomia

Meta 2023: 2

Meta 2024: 1

Meta 2025: 2

Meta 2026: 1

Meta 2023: 2

Meta 2024: 1

Meta 2025: 2

Meta 2026: 1

Meta 2023: Sem ações

Meta 2024: 40% dos imóveis

Meta 2025: 70% dos imóveis

Meta 2026: 100% dos imóveis

-	Capacitar	servidores	em avaliação e gerenciamento de riscos;
- Revisar Planos de Tratamento de Riscos (PTRs);
- Gerenciar riscos de processos.

-	Apresentar	projetos	que contribuam para o meio ambiente;

- Ampliar o Programa de Eficiência Energética do Tribunal;

- Atuar para redução do consumo de água, de energia e de produção de resíduos sólidos;
-	Mitigar	possíveis	danos ambientais decorrentes de suas atividades;

- Promover descarte adequado de entulhos e sobras de materiais oriundos dos serviços executados.

- Elaborar e acompanhar a execução de plano de ação para levantamento dos critérios de ergonomia	nos	imóveis	do Tribunal;

-	Instituir/aprimorar	pesquisa abrangendo, p. ex., a satisfação do        público	interno	com instalações físicas, temperatura adequada e desinsetização;

- Identificar e realizar ações do PQVT sob responsabilidade da SGS, priorizando investimentos em obras/reformas que propiciem a melhoria das condições de trabalho e atendimento do eleitor;

-	Confeccionar/aprimorar checklist     com	requisitos	de instalações físicas padrão para os cartórios.

As iniciativas não possuem caráter vinculativo, pois podem variar conforme as circunstâncias e a unidade possui autonomia para adaptá-las, com vistas ao atingimento das metas.
3. LISTA DOS INDICADORES SETORIAIS

Nº

i1

i2

i3

i4

i5

Indicador
Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos e ações da SGS
Taxa de manutenções preventivas realizadas nos imóveis do interior do estado

Número de rotinas e/ou procedimentos da SGS manualizados ou revisados
Número de ações de aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de processos de trabalho na SGS

Número de ações de práticas ambientais sustentáveis fomentadas pela SGS

i6

Taxa de imóveis em relação aos quais houve levantamento dos critérios de ergonomia
Ficha detalhada do indicador setorial

INDICADOR i1: Número de ações com foco na melhoria da qualidade e/ou divulgação dos serviços, projetos e ações da SGS

Objetivo Estratégico: Prestar serviço de qualidade ao público	Perspectiva: SOCIEDADE Objetivo de Contribuição: Cooperar para a prestação de atendimento de excelência ao
público
O que mede	Quantidade de ações propostas com foco na melhoria da qualidade e/ou na divulgação de serviços, projetos e ações da SGS Para que medir	Aprimorar a qualidade dos serviços prestados pela SGS, bem assim a divulgação das suas atividades
Quem mede	Secretaria de Gestão Administrativa e de Serviços (SGS) Quando medir	Quadrimestralmente
Onde medir	Relatórios de ações desenvolvidas pela SGS Como medir	Quantidade de ações efetivadas
2020: 7 ações realizadas pela antiga SGA, com meta de 3 anuais Histórico	2021: 3 ações realizadas pela antiga SGA, com meta de 3 anuais
2022: 6 ações realizadas pela antiga SGA/atual SGA/atual SGS, sem PES nem meta vigentes Realizar, pelo menos, 2 ações anuais
Meta	2023	2024	2025	2026
2	2	2	2
Ficha detalhada do indicador setorial

INDICADOR i2: Taxa de manutenções preventivas realizadas nos imóveis do interior do estado

Objetivo Estratégico: Prestar serviço de qualidade ao público	Perspectiva: SOCIEDADE Objetivo de Contribuição: Cooperar para a prestação de atendimento de excelência ao
público
O que mede	Percentual de manutenções preventivas realizadas nos imóveis do interior do estado Para que medir	Aprimorar a estrutura dos imóveis do interior do estado
Quem mede	SGS/COMANP Quando medir	Quadrimestralmente
Onde medir	Relatórios de ações desenvolvidas pela SGS; plano de ação das manutenções preventivas nos imóveis do interior Número de imóveis que abrigam cartórios eleitorais do interior beneficiados por manutenções preventivas ______________________________________________________________________________________ x 100
Como medir	Número de imóveis que abrigam cartórios eleitorais do interior

Histórico

Meta

Obs: Serão considerados todos os imóveis em relação ao quais for feita a manutenção preventiva ao longo do ano, mesmo que já tenha sido feita no ano anterior.
1ª medição
Realizar manutenções preventivas em 60% dos imóveis do interior do estado, até 2026
2023	2024	2025	2026

Sem ações	40% dos imóveis	50% dos imóveis	60% dos imóveis

Ficha detalhada do indicador setorial

INDICADOR i3: Número de rotinas e/ou procedimentos da SGS manualizados ou revisados Objetivo Estratégico: Aperfeiçoar a governança e a gestão administrativa
Perspectiva: PROCESSOS INTERNOS Objetivo de Contribuição: Melhorar o desempenho dos processos organizacionais na
SGS
O que mede	Quantitativo de rotinas e/ou procedimentos manualizados ou revisados na SGS Para que medir	Otimizar os processos de trabalho na SGS
Quem mede	Secretaria de Gestão de Serviços (SGS) Quando medir	Quadrimestralmente
Onde medir	Relatórios de ações desenvolvidas pela SGS
Como medir	Quantidade de rotinas e/ou procedimentos manualizados ou revisados

Histórico
Meta 2020-2021 da antiga SGA: Mapear e manualizar, pelo menos, 1 processo de trabalho por coordenadoria ou por serviço -manutenção predial, locação de imóveis, gestão de almoxarifado e patrimônio, obras e engenharia, manutenção e limpeza, gestão de licitações e contratos – anualmente
2020: 3 processos, com meta de 4 (75%) 2021: 1 processo, com meta de 4 (25%)

Meta
2022: 12 ações realizadas pela antiga SGA/atual SGA/atual SGS, sem PES nem meta vigentes Manualizar ou revisar, pelo menos, 2 rotinas e/ou procedimentos em ano não eleitoral e 1 em ano eleitoral
2023	2024	2025	2026 2                                                   1                                                     2                                                    1
Ficha detalhada do indicador setorial

INDICADOR i4: Número de ações de aprimoramento da avaliação e gerenciamento de riscos de processos de trabalho na SGS Objetivo Estratégico: Aperfeiçoar a governança e a gestão administrativa
Perspectiva: PROCESSOS INTERNOS Objetivo de Contribuição: Melhorar o desempenho dos processos organizacionais na
SGS
O que mede	A implementação de ações de aprimoramento da avaliação e do gerenciamento de riscos nos processos de trabalho na SGS

Para que medir

Quem mede Quando medir Onde medir Como medir

Histórico

Meta

Melhorar o desempenho dos processos organizacionais na SGS.

Secretaria de Gestão de Serviços (SGS) Quadrimestralmente
Relatórios de ações desenvolvidas pela SGS
Número de ações de aprimoramento da avaliação e do gerenciamento de riscos nos processos de trabalho na SGS
Meta 2020-2021 da antiga SGA: Avaliar e gerenciar os riscos em, pelo menos, 1 processo crítico por coordenadoria anualmente 2020: 1 ação, com meta de 4 (25%)
2021: 1 ação, com meta de 4 (25%)
2022: 2 ações realizadas pela antiga SGA/atual SGA/atual SGS, sem PES nem meta vigentes
Implementar, pelo menos, 2 ações de aprimoramento da avaliação e do gerenciamento de riscos em ano não eleitoral e 2 ações em ano eleitoral
2023	2024	2025	2026 2                                                    1                                                   2                                                   1
Ficha detalhada do indicador setorial

INDICADOR i5: Número de ações de práticas ambientais sustentáveis fomentadas pela SGS

Objetivo Estratégico: Promover a sustentabilidade ambiental	Perspectiva: PROCESSOS INTERNOS Objetivo de Contribuição: Contribuir com o fomento de práticas ambientais sustentáveis
no âmbito do TRE-BA
O que mede	Quantidade de ações de práticas ambientais sustentáveis fomentadas pela SGS Para que medir	Fomentar práticas ambientais sustentáveis no âmbito da SGS
Quem mede	Secretaria de Gestão de Serviços (SGS) Quando medir	Quadrimestralmente
Onde medir	Relatórios de ações desenvolvidas pela SGS Como medir	Número de ações realizadas

Situação inicial
Meta 2020-2021 da antiga SGA: 2 ações em anos não eleitorais e 1 em anos eleitorais 2020: 3 ações, com meta de 1 (300%)
2021: 2 ações, com meta de 2 (100%)
2022: 12 ações realizadas pela antiga SGA/atual SGA/atual SGS, sem PES nem meta vigentes

Meta
Realizar, pelo menos, 2 ações voltadas ao fomento de práticas ambientais sustentáveis em anos não eleitorais e 1 em anos eleitorais
2023	2024	2025	2026 2                                                     1                                                     2                                                 1
Ficha detalhada do indicador setorial

Tribunal
INDICADOR i6: Taxa de imóveis em relação aos quais houve levantamento dos critérios de ergonomia Objetivo Estratégico: Aprimorar a gestão de pessoas
Perspectiva: APRENDIZADO E CRESCIMENTO Objetivo de Contribuição: Contribuir para proporcionar um ambiente de trabalho
saudável e seguro
O que mede	Percentual de imóveis com levantamento dos critérios de ergonomia
Para que medir	Melhorar o ambiente físico de trabalho, tornando-o mais saudável e seguro Quem mede	SGS/COMANP
Quando medir	Quadrimestralmente
Onde medir	Relatórios de ações desenvolvidas pela SGS; plano de ação para levantamento dos critérios de ergonomia nos imóveis do

Como medir
Número de imóveis com levantamento dos critérios de ergonomia ______________________________________________________ x 100 Número de imóveis atendidos pela unidade de manutenção predial

Histórico

Meta

1ª medição
Levantar os critérios de ergonomia em 100% dos imóveis do Tribunal, até 2026
2023	2024	2025
Sem ações	40% dos imóveis	70% dos imóveis

2026
100% dos imóveis